পেশাদার ও কারিগরি লেখনী/যোগাযোগ শুরু
যোগাযোগের সূচনা
[সম্পাদনা]পঠন হল আপনার পাঠকদের সাথে আপনার শব্দ ও গ্রাফিক্সের একটি গতিশীল মিথস্ক্রিয়া। একটি বাক্য বা অনুচ্ছেদের প্রতি আপনার পাঠকের প্রতিক্রিয়া পরবর্তী সমস্ত বাক্য এবং অনুচ্ছেদের প্রতি তাদের প্রতিক্রিয়াকে প্রভাবিত করতে পারে। ফলস্বরূপ, শুরুর বাক্য বা অংশটি একটি বিশেষ গুরুত্ব গ্রহণ করে। এটি পাঠকদের পরবর্তী সমস্ত বাক্য এবং অংশের প্রতি কী মনোভাব তৈরি করে তা প্রতিষ্ঠা করতে সহায়তা করে। এটি দর্শকের মনোযোগ আকর্ষণ করে এবং শেষ পর্যন্ত তাদের মনোযোগী রাখে।
শুরুতে, আপনি অত্যন্ত ব্যবহারযোগ্য এবং অত্যন্ত প্ররোচনামূলক উপায়ে আপনার যোগাযোগ শুরু করার জন্য আটটি পাঠককেন্দ্রিক কৌশল শিখবেন। খুব কমই, যদি কখনও হয়, আপনি একসাথে আটটিই ব্যবহার করবেন। একটি নির্দিষ্ট পরিস্থিতিতে একটি বা একটি সংমিশ্রণ ব্যবহার করার সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য আপনার পাঠকদের জ্ঞানের উপর ভিত্তি করে গড়ে তুলতে হবে যা আপনি আপনার যোগাযোগের উদ্দেশ্যগুলি নির্ধারণ করার সময় অর্জন করেছিলেন। অধ্যায়ের নবম নির্দেশিকা এমন পরিস্থিতিতে নীতিগত পদ্ধতি নিয়ে আলোচনা করে যেখানে কর্মক্ষেত্রে লোকেরা কখনও কখনও ভাবছেন যে তাদের আদৌ যোগাযোগ করার চেষ্টা করা উচিত কিনা।
প্রথম তিনটি নির্দেশিকা বিষয় ঘোষণা করে, মূল বিষয় উল্লেখ করে এবং আপনার যোগাযোগের সংগঠনের পূর্বাভাস দেয়।
নির্দেশিকা ১: আপনার পাঠকদের মনোযোগ দেওয়ার কারণ দিন
শুরুতে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কাজ হল আপনার পাঠকদের আপনার বার্তাটি এড়িয়ে বা অসম্পূর্ণ রেখে দেওয়ার পরিবর্তে তার প্রতি পূর্ণ মনোযোগ দিতে রাজি করানো। কর্মক্ষেত্রে, লোকেরা অভিযোগ করে যে তারা অনেক বেশি ইমেইল, স্মারকলিপি এবং প্রতিবেদন পায়। আপনার লক্ষ্য হল তাদের কেবল বার্তাটির প্রতি কিছুটা মনোযোগ দেওয়ার জন্যই নয় বরং গভীর মনোযোগ দেওয়ার জন্যও বোঝানো। আপনার যোগাযোগ প্রাথমিকভাবে প্ররোচনামূলক হলে এটি করা বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ হবে। গবেষণায় দেখা গেছে যে লোকজম কোনও বার্তা পড়ার সময় বা শোনার সময় যত বেশি গভীরভাবে চিন্তা করে, তত বেশি তারা এটির প্রস্তাবিত মনোভাব ধরে রাখবে, সেই মনোভাবগুলিকে বিপরীত করার প্রচেষ্টাগুলিকে প্রতিরোধ করার সম্ভাবনা তত বেশি এবং সেই মনোভাব অনুসারে কাজ করার সম্ভাবনা তত বেশি।
আপনার পাঠকের দৃষ্টি আকর্ষণ করার জন্য আপনাকে দুটি জিনিস করতে হবে:
- আপনার বিষয় ঘোষণা করুন
- আপনার পাঠকদের বলুন যে আপনি যে তথ্য প্রদান করছেন তা থেকে তারা কীভাবে উপকৃত হবে
উভয় জিনিসই করতে ভুলবেন না। ধরে নিবেন না যে আপনার পাঠকরা আপনার বিষয় বলার পরে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার তথ্যের মূল্য দেখতে পাবেন। আপনার কাছে স্পষ্ট মনে হওয়া সুবিধাগুলি তাদের কাছে স্পষ্ট নাও হতে পারে।
সাবজেক্ট লাইনের গুরুত্ব
[সম্পাদনা]সাবজেক্ট লাইনগুলি পাঠকদের মনোযোগ আকর্ষণ করার জন্য ব্যবহার করা হয় এবং সাধারণত মাত্র কয়েকটি শব্দ দীর্ঘ হয়। একটি বিষয় লাইন লেখার সময়, নিম্নলিখিত বিষয়গুলি মনে রাখবেন:
- সংক্ষিপ্ত রাখুন। সাবজেক্ট লাইনটি পাঠককে বিষয়বস্তু সম্পর্কে অবহিত করার জন্য, সাবজেক্ট লাইন নয়
- এটি আকর্ষণীয় করে তুলুন। যখন লোকেরা আপনার বিষয় লাইনটি পড়বে, তখন তারা কি আরও পড়তে চাইবে?
- নিশ্চিত করুন যে এটি সাবজেক্ট লাইন। সাবজেক্ট লাইনটি পাঠককে ভবিষ্যতে কী হতে চলেছে তা জানানোর জন্য ব্যবহৃত হয়।
ইমেইল একটি বিশেষ চ্যালেঞ্জ উপস্থাপন করে। এর দুটি শুরু রয়েছে: সাবজেক্ট লাইন এবং ইমেলের প্রথম বাক্য। আপনার অভিপ্রেত পাঠক যতক্ষণ না আপনার বিষয় লাইন তাদের আপনার বার্তাটি খুলতে রাজি করায় ততক্ষণ পড়বে না। আপনার বিষয়ের নামটি সঠিকভাবে বলুন এবং নির্দেশ করুন যে এটি সম্পর্কে আপনার যা বলার আছে তা আপনার পাঠকদের উপকার করবে। স্মারকলিপি এবং চিঠিতে বিষয় লাইনগুলিও ব্যবহার করুন।
পাঠকের সুবিধা তুলে ধরার দুটি উপায়
[সম্পাদনা]আপনার যোগাযোগ পড়ে সামগ্রিকভাবে উপকৃত ব্যক্তিদের রাজি করানোর জন্য দুটি কৌশল বিশেষভাবে কার্যকর।
আপনার পাঠকের অনুরোধ দেখুন
কর্মক্ষেত্রে, আপনি প্রায়শই লিখবেন কারণ একজন সহকর্মী, ব্যবস্থাপক, অথবা মক্কেল আপনার কাছে সুপারিশ বা তথ্য চেয়েছেন। আপনার উত্তরের পাঠকের সুবিধা নির্ধারণ করতে, কেবল অনুরোধটি পড়ুন।
আপনার পাঠকদের সমস্যা সমাধানে সহায়তা করার প্রস্তাব
যোগাযোগের শুরুতে পাঠকদের সুবিধাগুলি তুলে ধরার দ্বিতীয় কৌশল হল আপনার পাঠকদের বলা যে আপনার যোগাযোগ তাদের মুখোমুখি হওয়া সমস্যার সমাধানে সহায়তা করবে। বেশিরভাগ কর্মচারী নিজেদেরকে সমস্যা সমাধানকারী হিসেবে মনে করেন। সমস্যাটি প্রযুক্তিগত, সাংগঠনিক বা নীতিগত বিষয়গুলির সাথে সম্পর্কিত হোক না কেন, পাঠক বা ব্যক্তি এমন যোগাযোগকে স্বাগত জানাবেন যা তাদের সমাধান খুঁজে পেতে সহায়তা করে।
যোগাযোগ বিশেষজ্ঞ জে সি ম্যাথেস এবং ডোয়াইট ডব্লিউ স্টিভেনসন একটি বিশেষভাবে শক্তিশালী পদ্ধতির পরামর্শ দিয়েছেন। মূল বিষয় হল লেখার শুরু যা সমস্যা সমাধান/সময় সাশ্রয়ী সমাধান প্রদান করে পাঠকদের উদ্বেগের উপর ভিত্তি করে তৈরি করে। প্রথমে আপনি যে পাঠকদের সমাধান করতে যাচ্ছেন তাদের জন্য গুরুত্বপূর্ণ সমস্যাগুলির তালিকা তৈরি করুন। তালিকা থেকে এমন একটি সমস্যা বেছে নিন যা আপনার তথ্য এবং ধারণা পাঠকদের সমাধান প্রদান করবে। এটি করার পরে আপনি একটি যৌথ সমস্যা সমাধানের প্রচেষ্টায় অংশীদার হিসাবে নিজেকে এবং পাঠকদের সাথে সংযুক্ত করতে শুরু করেছেন যেখানে আপনার যোগাযোগ একটি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। একবার আপনি নির্ধারণ করে ফেললেন যে আপনার এবং আপনার পাঠকদের মধ্যে সমস্যা সমাধানের অংশীদারিত্ব কীভাবে বর্ণনা করবেন, আপনার যোগাযোগের শুরুর খসড়া তৈরি করুন।
আপনার পাঠকদের সাথে সমস্যা সমাধানের অংশীদারিত্ব প্রতিষ্ঠা করা
- আপনার পাঠকদের বলুন যে সমস্যাটি সমাধানে আপনি তাদের সাহায্য করবেন। আপনার পাঠকরা গুরুত্বপূর্ণ বলে মনে করেন এমন একটি সমস্যা চিহ্নিত করতে ভুলবেন না।
- সমস্যা সমাধানে আপনি কী করেছেন তা আপনার পাঠকদের বলুন। আপনার নিজের ক্ষেত্রে বিশেষজ্ঞ হিসেবে আপনি যে পদক্ষেপগুলি নিয়েছেন তা পর্যালোচনা করুন। উদাহরণস্বরূপ, প্রতিযোগিতার মাধ্যমে প্রদত্ত পণ্যগুলি তদন্ত করার সময় আপনি আপনার নিয়োগকর্তার পণ্যগুলির একটির জন্য বা আপনার ফলাফলের জন্য একটি নতুন বৈশিষ্ট্য তৈরি করতে পারেন। আপনি ব্যক্তিগতভাবে যা করেছেন তা তালিকাভুক্ত করার পরিবর্তে আপনার গবেষণা বা তথ্য আপনার পাঠকদের কাছে কেন তাৎপর্যপূর্ণ হবে তা তৈরি করার উপর মনোযোগ দিন।
- আপনার পাঠকদের বলুন যে আপনার যোগাযোগ কীভাবে তাদের কাজ আরও দক্ষতার সাথে সম্পাদন করতে সাহায্য করবে এবং তাদের অবদান কীভাবে যৌথ সহযোগিতার সমস্যা সমাধানের প্রচেষ্টাকে আরও এগিয়ে নিয়ে যাবে।
এখানে কিছু পরিস্থিতি রয়েছে যেখানে সমস্যা সমাধানের পরিস্থিতির সম্পূর্ণ বিবরণ সাধারণত কাম্য
- আপনার তাৎক্ষণিক কর্মী-গোষ্ঠীর বাইরের লোকেরা আপনার যোগাযোগ পড়বে।
আপনার পাঠকদের মধ্যে কেউ কেউ বা সকলেই যত বেশি দূরে থাকবেন, আপনার বার্তার প্রেক্ষাপটের সাথে তাদের পরিচিত হওয়ার সম্ভাবনা তত কম থাকবে।
- আপনার যোগাযোগের একটি পটভূমি ও একটি সারাংশ থাকবে।
আবদ্ধ নথিগুলি সাধারণত বর্তমান পাঠকদের একটি বৃহৎ গোষ্ঠীর জন্য তৈরি করা হয় এবং তারা প্রায়শই ভবিষ্যতের পাঠকদের পরামর্শের জন্য জমা দেয়। উভয় গ্রুপেই কমপক্ষে কিছু পাঠক থাকতে পারে যাদের আপনি যে সমস্যা সমাধানের পরিস্থিতি মোকাবেলা করছেন সে সম্পর্কে কোনও ধারণা থাকবে না।
- আপনার যোগাযোগটি উল্লেখযোগ্য পরিমাণ অর্থের সাথে সম্পর্কিত সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য ব্যবহার করা হবে।
এই ধরণের সিদ্ধান্তগুলি প্রায়শই উচ্চস্তরের পরিচালকদের দ্বারা নেওয়া হয় যাদের তাদের পড়া প্রতিবেদনের সাংগঠনিক প্রেক্ষাপট সম্পর্কে জানানো প্রয়োজন।
অযাচিত যোগাযোগে সমস্যা সংজ্ঞায়িত করা
[সম্পাদনা]আপনার কর্মজীবনে, আপনাকে অনুরোধ না করেই অনুরোধ বা সুপারিশ করার অনেক সুযোগ আসবে। এই অযাচিত যোগাযোগগুলি লেখার সময়, আপনার পাঠকদের বোঝাতে হতে পারে যে একটি সমস্যা আছে। এর জন্য কিছু সৃজনশীল, পাঠক-কেন্দ্রিক চিন্তাভাবনার প্রয়োজন হতে পারে।
নির্দেশিকা ২: আপনার মূল বিষয়টি উল্লেখ করুন
আপনি সাধারণত শুরুতেই আপনার মূল বিষয়টি উল্লেখ করে আপনার যোগাযোগের ব্যবহারযোগ্যতা এবং প্ররোচনামূলকতা বৃদ্ধি করতে পারেন। এটি করার তিনটি প্রধান কারণ:
- আপনি আপনার পাঠকদের সবচেয়ে বেশি যা চান বা যা প্রয়োজন তা খুঁজে পেতে সাহায্য করেন
- আপনি আপনার পাঠকদের আপনার মূল বিষয়টি সঠিকভাবে পড়ার সম্ভাবনা বৃদ্ধি করেন, নয়তো তারা আপনার যোগাযোগ পত্র একপাশে রেখে দেবেন।
- আপনি আপনার পাঠকদের পরবর্তী বিষয়টি দেখার জন্য একটি প্রেক্ষাপট প্রদান করেন
চিন্তা করে আপনার মূল বিষয়টি নির্বাচন করুন
[সম্পাদনা]ঠিক একইভাবে আপনার যোগাযোগের মূল বিষয়টি নির্বাচন করুন যেভাবে আপনি প্রতিটি বিভাগের মূল বিষয়টি নির্বাচন করেন। আপনি যদি কোনও অনুরোধের উত্তর দেন তাহলে আপনার মূল বিষয়টি হবে আপনার পাঠকের জিজ্ঞাসা করা প্রশ্নের উত্তর। আপনি যদি নিজের উদ্যোগে লিখেন তাহলে আপনার মূল বিষয়টি হতে পারে আপনার যোগাযোগটি পড়ার পর আপনি আপনার পাঠকদের নিয়ে কী ভাববেন বা করবেন তা। উদাহরণস্বরূপ, যদি চান আপনার বস কোনও কিছুতে স্বাক্ষর করুক, তাহলে আপনি আপনার বিষয়বস্তু "স্বাক্ষর প্রয়োজন" করতে পারেন এবং তারপরে আপনার নথির মূল বিষয় হিসাবে কী স্বাক্ষর করতে হবে তা ব্যাখ্যা করতে পারেন।
নির্দেশিকা ৩: আপনার পাঠকদের বলুন কী আশা করতে হবে
যদি আপনার যোগাযোগ খুব সংক্ষিপ্ত না হয় তাহলে এর শুরু থেকেই পাঠকদের পরবর্তী অংশগুলিতে কী আশা করতে হবে তা বলা উচিত। যোগাযোগের শুরুতে অবস্থিত একটি পূর্বাভাস বিবৃতি তার সংগঠন এবং পরিধির উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করা উচিত। এটি কয়েকটি উদ্দেশ্য পূরণ করবে। প্রথমত, এটি পাঠকদের মনোযোগ কেবল কী মোকাবেলা করা প্রয়োজন তার দিকেই সংকুচিত করবে। দ্বিতীয়ত, এটি এমন কিছু পাঠককে নিরুৎসাহিত করবে যাদের জন্য আপনি লিখতে চান না। এটি মামলা এড়াতে সাহায্য করতে পারে।
আপনার যোগাযোগের সংগঠন সম্পর্কে বলুন
[সম্পাদনা]শুরুতেই আপনার পাঠকদের আপনার যোগাযোগের সংগঠন সম্পর্কে বলার মাধ্যমে আপনি তাদের বিভিন্ন তথ্যের মধ্যে সংযোগ বোঝার জন্য একটি কাঠামো প্রদান করেন। এই কাঠামোটি আপনার যোগাযোগের ব্যবহারযোগ্যতা উল্লেখযোগ্যভাবে বৃদ্ধি করে, আপনার পাঠকদের তাৎক্ষণিকভাবে দেখতে সাহায্য করে যে আপনার তৈরি প্রতিটি নতুন বিষয় তারা ইতিমধ্যেই পড়েছেন তার সাথে কীভাবে সম্পর্কিত। এটি পাঠকদের দ্রুত তাদের অনুসন্ধান করা তথ্যে পরিভ্রমণ করতে সাহায্য করে।
আপনার যোগাযোগের পরিধি সম্পর্কে বলুন
[সম্পাদনা]পাঠকরা শুরু থেকেই জানতে চান যে একটি যোগাযোগ কী ধারণ করে এবং কী ধারণ করে না। এমনকি যদি তারা নিশ্চিত হন যে আপনি তাদের সাথে প্রাসঙ্গিক কোনও বিষয় নিয়ে কথা বলছেন, তবুও তারা ভাবতে পারেন যে আপনি যে বিষয়টি সম্পর্কে তারা জানতে চান তার নির্দিষ্ট দিকগুলি নিয়ে আলোচনা করছেন কিনা। প্রায়শই আপনি যখন আপনার যোগাযোগের সংগঠন সম্পর্কে বলবেন তখন আপনি আপনার পাঠকদের তার পরিধি সম্পর্কে বলবেন: যখন আপনি এটি সম্বোধন করা বিষয়গুলি তালিকাভুক্ত করবেন, তখন আপনি এর পরিধি নির্দেশ করবেন। তবে, এমন সময় আসবে যখন আপনাকে অতিরিক্ত তথ্য অন্তর্ভুক্ত করতে হবে। এটি তখন ঘটে যখন আপনি বুঝতে পারবেন যে আপনি আপনার বিষয়টিকে ব্যাপকভাবে সম্বোধন করছেন না অথবা আপনি এটিকে একটি নির্দিষ্ট দৃষ্টিকোণ থেকে সম্বোধন করছেন।
নির্দেশিকা ৪: আপনার বার্তার প্রতি উন্মুক্ততা উৎসাহিত করুন
এই বইয়ের অন্যান্য অধ্যায়গুলিতে জোর দেওয়া হয়েছে যে পাঠকরা যখন কোনও যোগাযোগ পড়েন তখন তারা বিভিন্নভাবে প্রতিক্রিয়া জানাতে পারেন। যখন তারা আপনার দ্বারা প্রস্তুত নির্দেশাবলীর একটি সেট পড়েন, তখন তারা আপনার নির্দেশাবলীর প্রতিটি বিশদ অনুসরণ করতে পারেন অথবা নিজেরাই পদ্ধতিটি চেষ্টা করতে পারেন, যদি তারা হতবাক হয়ে যান তবেই আপনার নির্দেশাবলী অনুযায়ী পরামর্শ করুন। যেহেতু আপনি যেভাবে যোগাযোগ শুরু করেন তা আপনার পাঠকদের প্রতিক্রিয়ার উপর একটি শক্তিশালী প্রভাব ফেলে, তাই আপনার শুরুর প্ররোচনামূলক মাত্রার দিকে সর্বদা মনোযোগ দেওয়া উচিত। সর্বদা এমনভাবে শুরু করুন যা আপনার পাঠকদের আপনার বাকি যোগাযোগের প্রতি উন্মুক্ত এবং গ্রহণযোগ্য হতে উৎসাহিত করে।
পাঠকদের প্রাথমিক প্রতিক্রিয়া পরিবর্তিত হতে পারে
[সম্পাদনা]সাধারণত আপনার গ্রহণযোগ্য প্রতিক্রিয়া পেতে কোনও সমস্যা হবে না কারণ আপনি সহকর্মী কর্মচারী, গ্রাহক এবং আপনার সরবরাহ করা তথ্য চান এমন অন্যদের সাথে যোগাযোগ করবেন। তবে কিছু পরিস্থিতিতে আপনার পাঠকদের আপনার বার্তার প্রতি আরও নেতিবাচক মনোভাব থাকতে পারে। এই পরিস্থিতিতে আপনার বার্তার জন্য একটি ন্যায্য শুনানি পেতে হলে আপনার যোগাযোগের শুরুর খসড়া তৈরিতে বিশেষ যত্ন নিতে হবে। আপনার বার্তার প্রতি আপনার পাঠকদের প্রাথমিক মনোভাব নেতিবাচক হবে যদি নিম্নলিখিত প্রশ্নের উত্তর "হ্যাঁ" হয়। যদি তাই হয়, তাহলে আপনার যোগাযোগের প্রতি আপনার পাঠকদের প্রতিক্রিয়াগুলিকে প্রভাবিত করার সম্ভাবনা রয়েছে এমন মনোভাবগুলি চিহ্নিত করার চেষ্টা করুন এবং তারপরে সেই অনুযায়ী আপনার শুরুটি তৈরি করুন।
- আপনার বার্তায় কি আপনার পাঠকদের জন্য খারাপ খবর রয়েছে?
- আপনার বার্তায় কি এমন ধারণা বা সুপারিশ রয়েছে যা আপনার পাঠকদের কাছে অবাঞ্ছিত হবে?
- আপনার পাঠকরা কি আপনার, আপনার বিভাগ বা আপনার কোম্পানির প্রতি অবিশ্বাস, বিরক্তি বা প্রতিযোগিতা বোধ করেন?
- আপনার পাঠকরা কি আপনার বিষয় বা পরিস্থিতি সম্পর্কে সন্দিহান হতে পারেন?
- আপনার পাঠকরা কি উদ্দেশ্য সম্পর্কে সন্দিহান হতে পারেন?
ইতিবাচক প্রাথমিক প্রতিক্রিয়া প্রচার বা নেতিবাচক প্রতিক্রিয়া মোকাবেলা করার জন্য সবচেয়ে বেশি কৌশল পরিস্থিতি থেকে পরিস্থিতির মধ্যে ভিন্ন হয়। তবে এই তিনটি কৌশল প্রায়শই কাজ করে।
উন্মুক্ততা উৎসাহিত করার কৌশল
- নিজেকে একজন অংশীদার হিসেবে উপস্থাপন করুন, সমালোচক বা প্রতিযোগী হিসেবে নয়। আপনার পাঠকদের সাথে কাজ করার মাধ্যমে আপনি যে সমস্যার সমাধান করতে চান অথবা যে লক্ষ্য অর্জন করতে চান তা অর্জন করতে চান তা বোঝান।
- আপনার মূল বিষয়টি উপস্থাপনে বিলম্ব করুন। প্রাথমিক নেতিবাচক প্রতিক্রিয়া আপনার পাঠকদের পরবর্তী প্রতিটি বিষয়ের প্রতি আক্রমণাত্মকভাবে পাল্টা যুক্তি তৈরি করতে প্ররোচিত করতে পারে। অতএব, যদি আপনি বিশ্বাস করেন যে আপনার পাঠকরা আপনার শুরুতেই আপনার মূল বিষয়টির প্রতি নেতিবাচক প্রতিক্রিয়া দেখাতে পারেন। যদি আপনি আপনার মূল বিষয়টি উপস্থাপনে বিলম্ব করেন, তাহলে আপনার পাঠকরা আপনার মূল বিষয়টি আবিষ্কার করার এবং তার বিরুদ্ধে প্রতিক্রিয়া জানানোর আগে অন্তত আপনার অন্যান্য বিষয়গুলি বস্তুনিষ্ঠভাবে বিবেচনা করতে পারেন।
- আপনার বিশ্বাসযোগ্যতা প্রতিষ্ঠা করুন। যদি লোকেজন বার্তা প্রদানকারী ব্যক্তির উপর আস্থা রাখে, তাহলে তারা অনুকূলভাবে সাড়া দেওয়ার সম্ভাবনা বেশি থাকে। ফলস্বরূপ, আপনি যদি আপনার পাঠকদের বোঝাতে শুরু করেন যে আপনি আপনার বিষয়ে একজন বিশেষজ্ঞ এবং পরিস্থিতি সম্পর্কে জ্ঞানী, তাহলে আপনি আপনার বার্তার প্রতি উন্মুক্ততা বৃদ্ধি করতে পারেন। তবে এর অর্থ এই নয় যে আপনার যোগ্যতা ঘোষণা করা উচিত, আপনি কেবল আপনার পাঠকদের উপর অপ্রয়োজনীয় তথ্য চাপিয়ে দিচ্ছেন। আপনার সহকর্মীদের মতো যারা ইতিমধ্যেই আপনার দক্ষতা সম্পর্কে অনুকূল মতামত তৈরি করেছেন তাদের কাছে লেখার সময় আপনার যোগ্যতা নিয়ে আলোচনা করা এড়িয়ে চলুন।
- সহায়তার জন্য জিজ্ঞাসা করুন। বেশিরভাগ ব্যক্তি সাহায্য চাওয়া হলে নতুন ধারণাগুলি গ্রহণ করতে বেশি আগ্রহী হন। এমনকি যদি আপনি পরিস্থিতি সম্পর্কে সবকিছু জানেন, তবুও আপনি নিজে থেকে এটি সমাধান করতে সক্ষম নাও হতে পারেন। এই পরিস্থিতিতে পাঠকের কাছে সাহায্য চাওয়া উপকারী হবে। এটি আপনার পাঠককে দেখায় যে আপনি যদি পরিস্থিতি সম্পর্কে সবকিছু জানেন, তবুও আপনি যা জানা দরকার তা জানেন না। লেখার সময় প্রায়শই অহংকারী বা গর্বিত হয়ে না আসা গুরুত্বপূর্ণ। কখনও কখনও আমাদের কাজ সম্পন্ন করার জন্য আমাদের গর্বকে গ্রাস করতে হয়। একই স্তরের মানুষের সাথে সংযোগ স্থাপনের চেষ্টা করুন। আপনি আরও বেশি জানেন এমন আচরণ করলে নেতিবাচক প্রতিক্রিয়া আরও বেশি হবে।
নিজেকে একটি গল্প বলুন
[সম্পাদনা]যদিও প্রস্তাবিত কৌশলগুলি প্রায়শই খোলামেলাভাবে উৎসাহিত করবে, সেগুলি যান্ত্রিকভাবে ব্যবহার করবেন না। যোগাযোগের শুরুতে সর্বদা আপনার পাঠকদের বিশেষ মনোভাব, অভিজ্ঞতা এবং প্রত্যাশাগুলি মনে রাখবেন। আপনি আপনার পাঠকদের সম্পর্কে নিজেকে একটি গল্প বলার মাধ্যমে এটি করতে পারেন। আপনার গল্পের কেন্দ্রীয় ব্যক্তিত্ব হওয়া উচিত আপনার পাঠক, যদি আপনি একজন ব্যক্তির কাছে লিখছেন তবে একজন ব্যক্তি, অথবা যদি আপনি একটি গোষ্ঠীর কাছে লিখছেন তবে আপনার শ্রোতাদের একজন সাধারণ সদস্য। এই ব্যক্তি আপনার যোগাযোগ শুরু করার কয়েক মিনিট আগে আপনার গল্প শুরু করুন এবং যতক্ষণ না সে আপনার প্রথম শব্দগুলি পড়ে ততক্ষণ পর্যন্ত চালিয়ে যান। যদিও আপনি আসলে আপনার যোগাযোগে গল্পটি অন্তর্ভুক্ত করবেন না, এটি তৈরি করা আপনাকে কীভাবে শুরু করবেন তা সিদ্ধান্ত নিতে সহায়তা করতে পারে।
নির্দেশিকা ৫: প্রয়োজনীয় পটভূমি তথ্য প্রদান করুন
আপনি যখন কোনও যোগাযোগের শুরুর খসড়া তৈরি করেন তখন নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন যে আপনি তাদের কী বলতে যাচ্ছেন তা বোঝার জন্য আপনার পাঠকদের কোনও পটভূমি তথ্যের প্রয়োজন আছে কিনা।
যেসব পরিস্থিতিতে শুরুতেই তথ্যের প্রয়োজন হতে পারে
- আপনার নির্দিষ্ট বিষয়গুলো বোঝার জন্য আপনার পাঠকদের কিছু সাধারণ নীতি বুঝতে হবে।
- আপনার পাঠকরা আপনি যে প্রযুক্তিগত শব্দগুলো ব্যবহার করবেন সে সম্পর্কে অপরিচিত
- আপনার পাঠকরা আপনি যে পরিস্থিতি নিয়ে আলোচনা করছেন তার সাথে অপরিচিত
আপনার যোগাযোগের শুরুতেই সমস্ত পটভূমি তথ্য প্রযোজ্য নয়। শুধুমাত্র নির্দিষ্ট কিছু অংশের সাথে সম্পর্কিত তথ্য সেই অংশের শুরুতেই উপস্থিত হওয়া উচিত। আপনার যোগাযোগের শুরুতে কেবল পটভূমি তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন যা আপনার পাঠকদের আপনার সামগ্রিক বার্তা বুঝতে সাহায্য করবে।
নির্দেশিকা ৬: আপনার যোগাযোগ খুব ছোট না হলে একটি সারাংশ অন্তর্ভুক্ত করুন
সারাংশগুলি ব্যস্ত পরিচালকদের সম্পূর্ণ নথি না পড়েই মূল বিষয়গুলো শিখতে সাহায্য করে এবং তারা সেই পাঠকদের যোগাযোগের বিষয়বস্তু এবং সংগঠনের একটি সারসংক্ষেপ দেয়। দীর্ঘ যোগাযোগের জন্য, বিশেষ করে যেগুলো কভার এবং বিষয়বস্তুর সারণী থাকার জন্য যথেষ্ট দীর্ঘ, এই সারাংশগুলি দীর্ঘ এবং প্রায়শই একটি পৃথক পৃষ্ঠায় মুদ্রিত হয়।
নির্দেশিকা ৭: আপনার পাঠকদের চাহিদা অনুযায়ী আপনার লেখার শুরুর দৈর্ঘ্য সামঞ্জস্য করুন
এমন কোনও নিয়ম নেই যা বলে যে সূচনা কত দীর্ঘ হওয়া উচিত। একটি ভালো, পাঠক-কেন্দ্রিক শুরুর জন্য কেবল একটি বাক্যাংশের প্রয়োজন হতে পারে অথবা বেশ কয়েকটি পৃষ্ঠা লাগতে পারে। আপনার পাঠকদের কেবল সেই তথ্যই দিতে হবে যা তারা ইতিমধ্যে জানে না।
পাঠকদের নিম্নলিখিতগুলি জানা উচিত
- কেন তাদের লেখাটি পড়া উচিত
- যোগাযোগের মূল বিষয়
- যোগাযোগের সংগঠন এবং পরিধি
- যোগাযোগটি বোঝার এবং ব্যবহার করার জন্য তাদের প্রয়োজনীয় পটভূমি তথ্য
আপনি যদি আপনার পাঠকদের এই সমস্ত তথ্য দিয়ে থাকেন এবং তাদের আপনার বার্তা খোলাখুলিভাবে গ্রহণ করতে উৎসাহিত করে থাকেন, তাহলে যত দীর্ঘ বা সংক্ষিপ্তই হোক না কেন, আপনি একটি ভালো শুরু লিখেছেন।
নির্দেশিকা ৮: আপনার লেখার শুরুকে আপনার পাঠকদের সাংস্কৃতিক পটভূমির সাথে খাপ খাইয়ে নিন
যোগাযোগের শুরু সম্পর্কে পাঠকদের প্রত্যাশা এবং পছন্দ তাদের সংস্কৃতি দ্বারা নির্ধারিত হয়। আপনি যে পরামর্শগুলি পড়েছেন তা মার্কিন যুক্তরাষ্ট্র এবং অন্যান্য কিছু পশ্চিমা দেশের পাঠকদের জন্য উপযুক্ত। তবে পোশাক-পরিচ্ছদ ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত হয়। কার্যকরভাবে খোলামেলা ভাব তৈরি করার জন্য আপনার পাঠকদের সংস্কৃতির যোগাযোগের রীতিনীতি সম্পর্কে ভাল ধারণা থাকা আবশ্যক। যদি আপনার এই বোধগম্যতা না থাকে, তাহলে কিছু গবেষণা করুন অথবা সেই সংস্কৃতির কাউকে খুঁজে বের করে তাদের জিজ্ঞাসা করুন।
নির্দেশিকা ৯: নীতিশাস্ত্র নির্দেশিকা: অনৈতিক অনুশীলনগুলিকে দ্রুত এবং কৌশলগতভাবে মোকাবেলা করা শুরু করুন
ধরুন আপনি জানতে পারেন যে আপনার নিয়োগকর্তা এমন একটি কাজে লিপ্ত আছেন যা আপনি অনৈতিক বলে মনে করেন। অথবা আপনাকে এমন কিছু লিখতে বলা হয়েছে যা নীতিশাস্ত্র সম্পর্কে আপনার ধারণাকে লঙ্ঘন করে। আপনার কি কথা বলা উচিত বা লিখিতভাবে আপনার উদ্বেগ প্রকাশ করা উচিত? নতুন কর্মীদের মাঝে মাঝে পরিবর্তন আনার চেষ্টা করার আগে নিরাপত্তা এবং মর্যাদা অর্জন না হওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করার পরামর্শ দেওয়া হয়। কিন্তু এর অর্থ হল আপনি এমন একটি অনুশীলনের সাথে কথা বলার আগে বছরের পর বছর ব্যয় করতে পারেন যা আপনি নীতিগত বলে মনে করেন। একটি অনৈতিক কাজ উপেক্ষা করা নিজেই অনৈতিক হিসাবে দেখা হবে। আপনি যখন নীতিগত বলে মনে করেন এমন কোনও কাজের প্রতি কীভাবে দৃষ্টি আকর্ষণ করবেন তা নির্ধারণ করার সময় আপনি এমন একটি চ্যালেঞ্জের মুখোমুখি হন যা কীভাবে একটি স্মারকলিপি শুরু করবেন যেখানে আপনি এমন একটি পদক্ষেপের সুপারিশ করবেন যা আপনার পাঠকদের দ্বিমত পোষণ করবে বলে আপনি বিশ্বাস করেন।
আপনার চাকরির ঝুঁকি না নিয়ে অনৈতিক অনুশীলন পরিবর্তনের জন্য 3 কৌশল
- পরিবর্তনের বীজ বপন করুন
- অভিযোগের পরিবর্তে যুক্তি ব্যবহার করুন
- অন্যদের দৃষ্টিভঙ্গির জন্য উন্মুক্ত থাকুন
আপনি একদিন এমন একটি অনুশীলন প্রত্যক্ষ করতে পারেন যা এতটাই জঘন্য যে এটি বন্ধ করার জন্য আপনি ভবিষ্যতে পদোন্নতি এবং এমনকি আপনার চাকরির ঝুঁকি নিতে ইচ্ছুক হবেন। আপনি যদি নিজেকে সেই পরিস্থিতিতে পান, তাহলে আপনার কোম্পানির ভিতরে প্রভাবশালী ব্যক্তিদের সাহায্য নিন। আপনি যে অনুশীলনের বিরুদ্ধে আপত্তি করেন তা যদি আইন বা সরকারী নিয়ন্ত্রণ লঙ্ঘন করে, তাহলে উপযুক্ত সংস্থাকে সতর্ক করুন। এটিকে হুইসেল ব্লোয়িং বলা হয়। হুইসেল ব্লোয়িংকে রক্ষা করার জন্য কিছু রাজ্য এবং ফেডারেল আইন রয়েছে।
নিজেকে জিজ্ঞাসা করার জন্য ১০টি প্রশ্ন
[সম্পাদনা]আপনার চিঠি, ই-মেইল এবং অন্যান্য নিয়মিত যোগাযোগের পরিকল্পনা করার সময় নিজেকে নিম্নলিখিত প্রশ্নগুলি জিজ্ঞাসা করুন:
- আমি এই ব্যক্তিকে কতটা ভালোভাবে চিনি?
- চিঠিতে আলোচিত বিষয় সম্পর্কে তারা কতটা জানে?
- আমি যা বলতে চাই তার প্রতি তারা কীভাবে প্রতিক্রিয়া জানাবে? ফার্মের সাথে সম্পর্ক তৈরি করতে আমি এই যোগাযোগটি কীভাবে ব্যবহার করতে পারি?
- এই বার্তাটি দিয়ে আমি ঠিক কী অর্জন করার চেষ্টা করছি?
- আলোচিত ধারণাগুলি সম্পর্কে তাদের জ্ঞানের স্তর কী?
- আমার এবং ফার্মের প্রতি তাদের মনোভাব কী?
- তাদের সাথে আমার/আমাদের পূর্ববর্তী কোন ব্যবসায়িক লেনদেন ছিল?
- তাদের প্রোফাইলের উপর ভিত্তি করে আমার কতটা এবং কী ধরণের তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা উচিত?
- আমার বার্তা উপস্থাপনে আমি কতটা প্রযুক্তিগত হতে পারি?
- এই বার্তাটি সহজে পড়া এবং বোঝার জন্য আমি কী কৌশল ব্যবহার করতে পারি?