পেশাদার ও কারিগরি লেখনী/ব্যবসায়িক যোগাযোগ/শুরু
একটি যোগাযোগের শুরু
[সম্পাদনা]পাঠক যখন কিছু পড়ে, তখন তারা লেখার শব্দ আর ছবির সঙ্গে মনের ভিতরে একটা সম্পর্ক তৈরি করে। একটি বাক্যে যে প্রতিক্রিয়া হয়, তা পরের বাক্যগুলোতেও প্রভাব ফেলে। তাই শুরুটা খুব গুরুত্বপূর্ণ। শুরু ভালো হলে পাঠক মনোযোগ দিয়ে পুরো লেখাটি পড়বে।
এই অধ্যায়ে আটটি কৌশল শেখানো হবে। এই কৌশলগুলো লেখার শুরুটা সহজ, কাজে লাগার মতো এবং প্রভাবশালী করে তোলে। সব কৌশল একসাথে ব্যবহার করতে হবে না। কোনটি ব্যবহার করা যাবে, তা নির্ভর করবে লেখার লক্ষ্য আর পাঠক সম্পর্কে জানা তথ্যের উপর। অধ্যায়ের শেষে একটি নৈতিক দিক নিয়ে আলোচনা আছে। সেখানে বলা হয়েছে, কর্মক্ষেত্রে কখনও কখনও মানুষ দ্বিধায় পড়ে—লেখা শুরু করা উচিত কি না।
প্রথম তিনটি কৌশলে বলা হয়েছে কীভাবে বিষয় জানাতে হয়, মূল কথা বলতে হয়, আর লেখার গঠন সম্পর্কে পূর্বে ধারণা দিতে হয়।
কৌশল ১: পাঠককে মনোযোগ দেওয়ার কারণ দিন
শুরুর লক্ষ্য হলো পাঠকের মনোযোগ পাওয়া। যাতে তারা লেখা এড়িয়ে না যায় বা মাঝপথে ফেলে না দেয়। অনেকেই বলেন, তারা অনেক ই-মেইল, নোট আর প্রতিবেদন পান। তাই পাঠককে শুধু পড়তে বললে হবে না, মনোযোগ দিয়ে পড়তে আগ্রহী করে তুলতে হবে। লেখাটি যদি কাউকে প্রভাবিত করার উদ্দেশ্যে হয়, তাহলে বিষয়টি আরও গুরুত্বপূর্ণ।
গবেষণা বলছে, কেউ যখন গভীরভাবে কিছু পড়ে বা শোনে, তখন তারা লেখায় বলা মনোভাব গ্রহণ করে। তারা সেই মনোভাব সহজে পরিবর্তন হতে দেয় না। বরং, সেই মনোভাব অনুযায়ী কাজও করতে চায়।
পাঠকের মনোযোগ পেতে হলে দুইটি কাজ করতে হবে:
- বিষয়টি জানাতে হবে
- তাদের বোঝাতে হবে, এতে তাদের কী উপকার হবে
এই দুইটি কাজ একসাথে করতে হবে। শুধু বিষয় বললেই চলবে না। পাঠক হয়তো বুঝবেই না, কেন লেখাটি তাদের কাজে লাগবে। যা আপনার কাছে স্পষ্ট, পাঠকের কাছে তা নয়।
সাবজেক্ট লাইনের গুরুত্ব
[সম্পাদনা]সাবজেক্ট লাইন ব্যবহার করা হয় পাঠকের দৃষ্টি আকর্ষণ করার জন্য। সাধারণত এটি কয়েকটি শব্দের বেশি নয়। সাবজেক্ট লাইন লেখার সময় নিচের বিষয়গুলো মনে রাখা দরকার:
- সংক্ষেপে লেখো। সাবজেক্ট লাইন লেখার কাজ হলো পাঠককে জানানো—লেখাটি কী নিয়ে, লেখাটাই নয়।
- আকর্ষণীয় করো। মানুষ যখন সাবজেক্ট লাইন পড়বে, তখন কি তারা বাকিটা পড়তে আগ্রহী হবে?
- যেন বিষয়ে ঠিক থাকে। সাবজেক্ট লাইন পড়ে যেন পাঠক বুঝতে পারে, পরের অংশে কী আসছে।
ই-মেইলের ক্ষেত্রে বিষয় লাইন আরও গুরুত্বপূর্ণ। এখানে একরকম দুটি শুরু থাকে—একটি হলো বিষয় লাইন, আরেকটি হলো মেইলের শুরুতে লেখা কয়েকটি বাক্য। পাঠক তখনই মেইল খুলে পড়বে, যদি সাবজেক্ট লাইন তাকে আগ্রহী করে তোলে।
তাই বিষয়টিকে স্পষ্টভাবে উল্লেখ করো। বোঝাও, তোমার লেখাটি পাঠকের উপকারে আসবে। মেমো বা চিঠির ক্ষেত্রেও সাবজেক্ট লাইনের সুযোগ কাজে লাগাও।
পাঠকের উপকারিতা তুলে ধরার দুটি উপায়
[সম্পাদনা]যারা মোটামুটি উপকার পাবেন তাদের বোঝাতে দুটি কৌশল বিশেষভাবে কার্যকর।
পাঠকের অনুরোধের উল্লেখ করো
কর্মক্ষেত্রে তুমি প্রায়ই লিখবে কারণ সহকর্মী, ব্যবস্থাপক বা মক্কেল তোমার কাছে কোনো পরামর্শ বা তথ্য চেয়েছে। তোমার উত্তরে পাঠকের উপকারিতা প্রতিষ্ঠা করতে, শুধু সেই অনুরোধের উল্লেখ করো।
পাঠকের সমস্যা সমাধানে সাহায্যের প্রস্তাব দাও
লেখার শুরুতে পাঠককে জানাও যে তোমার যোগাযোগ তাদের সামনে আসা সমস্যার সমাধানে সাহায্য করবে। বেশিরভাগ কর্মী নিজেদের সমস্যা সমাধানকারী মনে করে। প্রযুক্তিগত, সংগঠনিক বা নৈতিক কোনো সমস্যা হোক, পাঠক এমন যোগাযোগ পছন্দ করবে যা সমাধানে সাহায্য করে।
যোগাযোগ বিশেষজ্ঞ জে সি ম্যাথেস এবং ডুইট ডব্লিউ স্টিভেনসন একটি বিশেষ শক্তিশালী পদ্ধতির কথা বলেছেন। মূল কথা হলো, লেখার শুরুতে পাঠকের উদ্বেগের ওপর ভিত্তি করে সমস্যা সমাধান বা সময় বাঁচানোর উপায় দেওয়া। প্রথমে, তুমি যাদের উদ্দেশ্যে লিখছো তাদের গুরুত্বপূর্ণ সমস্যাগুলো তালিকা করো। তালিকা থেকে একটি সমস্যা বেছে নাও যার সমাধান তোমার তথ্য ও ভাবনা দিতে পারবে। এভাবে তুমি সমস্যা সমাধানের যৌথ প্রচেষ্টায় নিজেকে ও পাঠককে অংশীদার হিসেবে যুক্ত করছ, যেখানে তোমার যোগাযোগ গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা রাখে। যখন তুমি বুঝে নেবে কীভাবে তোমার ও পাঠকের মধ্যে সমস্যা সমাধানের অংশীদারিত্ব বর্ণনা করবে, তখন লেখার শুরু তৈরি করো।
পাঠকের সঙ্গে সমস্যা সমাধানের অংশীদারিত্ব স্থাপন
তোমার পাঠকদের বলো তুমি কোন সমস্যার সমাধানে সাহায্য করবে। এমন সমস্যা বেছে নাও যা তারা গুরুত্বপূর্ণ মনে করে।
তোমার পাঠকদের বলো তুমি সমস্যাটি সমাধানের জন্য কী করেছো। নিজের ক্ষেত্রে বিশেষজ্ঞ হিসেবে নেওয়া পদক্ষেপগুলো উল্লেখ করো। উদাহরণস্বরূপ, হয়তো তোমার নিয়োগকর্তার পণ্যে নতুন বৈশিষ্ট্য তৈরি করেছো বা প্রতিযোগিতামূলক পণ্য নিয়ে গবেষণা করেছো। অহংকার না করে বোঝাও কেন তোমার গবেষণা তাদের জন্য গুরুত্বপূর্ণ।
পাঠকদের জানাও তোমার যোগাযোগ কীভাবে তাদের কাজ সহজ ও দক্ষ করবে এবং তাদের অবদান কীভাবে যৌথ সমস্যা সমাধানে সাহায্য করবে।
কিছু পরিস্থিতি যেখানে সাধারণত সমস্যা সমাধানের পরিস্থিতির সম্পূর্ণ বর্ণনা প্রয়োজন হয়
তোমার যোগাযোগ পড়বে তোমার সরাসরি টিমের বাইরে যারা। পাঠক যত দূরে থাকবে বার্তার প্রেক্ষাপট জানার সম্ভাবনা তত কম।
তোমার যোগাযোগে বাইন্ডিং এবং কভার থাকবে। বাইন্ড করা নথি সাধারণত বড় পাঠকদলের জন্য এবং ভবিষ্যত পাঠকদের জন্য সংরক্ষিত হয়। এদের মধ্যে কেউ কেউ সমস্যার প্রেক্ষাপট বুঝতে নাও পারে।
তোমার যোগাযোগ ব্যবহার হবে বড় অর্থের সিদ্ধান্ত নিতে। এ ধরনের সিদ্ধান্ত সাধারণত উচ্চপদস্থ কর্মকর্তারা নেন যারা রিপোর্টের সাংগঠনিক প্রেক্ষাপট জানতে চান।
অননুরোধিত যোগাযোগে সমস্যার সংজ্ঞায়ন
[সম্পাদনা]আপনার কর্মজীবনে অনেকবার এমন সুযোগ আসবে যখন আপনাকে অনুরোধ বা সুপারিশ না করেও কিছু জানাতে হবে। এই ধরনের অননুরোধিত যোগাযোগ লেখার সময়, আপনাকে পাঠকদের বোঝাতে হতে পারে যে প্রকৃতপক্ষে কোনো সমস্যা রয়েছে। এর জন্য সৃজনশীল ও পাঠককেন্দ্রিক চিন্তা প্রয়োজন হতে পারে।
নিয়ম ২: আপনার মূল বক্তব্য স্পষ্ট করুন
সাধারণত, আপনার যোগাযোগের কার্যকারিতা ও প্রভাব বাড়াতে আপনার মূল বক্তব্য শুরুতেই তুলে ধরুন। এর তিনটি প্রধান কারণ:
- আপনি আপনার পাঠকদের তাদের সবচেয়ে প্রয়োজনীয় বা গুরুত্বপূর্ণ তথ্য খুঁজে পেতে সাহায্য করেন।
- আপনি পাঠকদের মধ্যে সম্ভাবনা বাড়ান যে তারা আপনার মূল বক্তব্য সঠিকভাবে পড়বে, যোগাযোগটি পড়ে শেষ না করেই পাশে রাখবে না।
- আপনি পাঠকদের পরবর্তী বিস্তারিত বিষয়গুলি বুঝতে একটি প্রাসঙ্গিক কাঠামো প্রদান করেন।
আপনার মূল বক্তব্য সচেতনভাবে বেছে নিন
[সম্পাদনা]আপনার বার্তার মূল বক্তব্য ঠিক তেমনি সচেতনভাবে বেছে নিন, যেমনভাবে আপনি প্রতিটি অংশের মূল বক্তব্য নির্ধারণ করেন। আপনি যখন কোনো অনুরোধের জবাব দিচ্ছেন, তখন আপনার মূল বক্তব্য হবে পাঠকের প্রশ্নের উত্তর। আর আপনি যদি নিজ উদ্যোগে কিছু লিখেন, তাহলে আপনার মূল বক্তব্য হতে পারে—পাঠকরা এটি পড়ার পর কী ভাববে বা কী করবে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার বসের অনুমোদন প্রয়োজন হয়, তাহলে আপনি বিষয় লাইনে লিখতে পারেন "অনুমোদনের প্রয়োজন", এবং তারপর নথিতে কী অনুমোদন করতে হবে তা ব্যাখ্যা করতে পারেন মূল বক্তব্য হিসেবে।
নির্দেশনা ৩: আপনার পাঠকদের কী প্রত্যাশা করা উচিত তা জানান
আপনার বার্তাটি যদি খুব সংক্ষিপ্ত না হয় তাহলে এর শুরুতেই পাঠকদের জানানো উচিত যে পরবর্তী অংশগুলোতে তারা কী আশা করতে পারে। একটি পূর্বাভাসমূলক বিবৃতি যা যোগাযোগের শুরুতে রাখা হয়, তা এর সংগঠন এবং ব্যাপ্তি নির্ধারণ করতে সহায়তা করে। এর কয়েকটি উদ্দেশ্য রয়েছে। প্রথমত, এটি পাঠকের মনোযোগ কেবল প্রাসঙ্গিক বিষয়গুলোর দিকে কেন্দ্রীভূত করবে। দ্বিতীয়ত, এটি সেইসব পাঠকদের নিরুৎসাহিত করতে পারে, যাদের জন্য আপনি বার্তাটি লিখছেন না। এর ফলে আইনি ঝামেলা এড়ানো যেতে পারে।
আপনার বার্তার সংগঠন সম্পর্কে জানান
[সম্পাদনা]আপনার বার্তার শুরুতেই এর সংগঠন সম্পর্কে পাঠকদের জানালে, আপনি তাদেরকে একটি কাঠামো প্রদান করেন যা বার্তার বিভিন্ন তথ্যাংশের মধ্যে সম্পর্ক বোঝাতে সাহায্য করে। এই কাঠামো আপনার বার্তার ব্যবহারযোগ্যতাকে অনেকাংশে বাড়িয়ে তোলে, কারণ এটি পাঠকদের তাৎক্ষণিকভাবে বুঝতে সাহায্য করে যে আপনি প্রতিটি নতুন যে পয়েন্ট উপস্থাপন করছেন তা আগের পয়েন্টগুলোর সাথে কীভাবে সম্পর্কিত। এটি দ্রুত স্ক্যান করে পড়া পাঠকদেরও সাহায্য করে, যাতে তারা সহজেই প্রয়োজনীয় তথ্য খুঁজে পেতে পারে।
আপনার বার্তার পরিসর সম্পর্কে জানান
[সম্পাদনা]পাঠকরা শুরু থেকেই জানতে চান যে একটি বার্তায় কী রয়েছে এবং কী নেই। এমনকি যদি তারা বুঝেও ফেলেন যে আপনি এমন একটি বিষয় উপস্থাপন করছেন যা তাদের জন্য প্রাসঙ্গিক, তবুও তারা ভাবতে পারেন আপনি সেই বিষয়ের ঠিক কোন কোন দিক নিয়ে আলোচনা করছেন যা তারা জানতে চান। প্রায়ই আপনি যখন আপনার বার্তার সংগঠন সম্পর্কে বলবেন, তখনই এর পরিসর সম্পর্কেও জানাবেন: আপনি যখন আলোচ্য বিষয়গুলোর তালিকা দেন, তখন আপনি বার্তার পরিসর নির্ধারণ করেন। তবে কিছু কিছু ক্ষেত্রে আপনাকে অতিরিক্ত তথ্যও দিতে হতে পারে। যেমন—যখন আপনি চান পাঠক বুঝুক যে আপনি বিষয়টি পুরোপুরি কাভার করছেন না, বা আপনি এটি একটি নির্দিষ্ট দৃষ্টিকোণ থেকে উপস্থাপন করছেন।
নির্দেশনা ৪: আপনার বার্তায় পাঠকদের উন্মুক্ততা উৎসাহিত করুন
এই বইয়ের অন্যান্য অধ্যায়ে বলা হয়েছে, পাঠকরা একটি বার্তা পড়ার সময় বিভিন্নভাবে প্রতিক্রিয়া জানাতে পারেন। যেমন, তারা আপনার তৈরি করা কোনো নির্দেশিকা পড়লে সেটিকে হুবহু অনুসরণ করতে পারেন, আবার নিজের মতো করেও প্রয়োগ করতে পারেন—শুধু সমস্যায় পড়লে নির্দেশিকাটি দেখেন। যেহেতু আপনার বার্তার সূচনাটি পাঠকের প্রতিক্রিয়ায় গুরুত্বপূর্ণ প্রভাব ফেলে, তাই বার্তার শুরুতে সবসময় প্রভাবশালী ও গ্রহণযোগ্যভাবে উপস্থাপন করা উচিত। সবসময় এমনভাবে শুরু করুন যাতে পাঠকরা বাকিটা পড়তে আগ্রহী ও উন্মুক্ত থাকে।
পাঠকদের প্রাথমিক প্রতিক্রিয়া ভিন্ন হতে পারে
[সম্পাদনা]সাধারণভাবে, আপনি হয়তো সহজেই একটি গ্রহণযোগ্য প্রতিক্রিয়া পেয়ে যাবেন, কারণ আপনি সহকর্মী, গ্রাহক কিংবা অন্য যেসব মানুষকে তথ্য দিচ্ছেন তারা সেটি জানতে আগ্রহী হবে। তবে কিছু পরিস্থিতিতে পাঠকেরা আপনার বার্তার প্রতি নেতিবাচক মনোভাব পোষণ করতে পারে। এমন পরিস্থিতিতে বার্তার শুরুটা আরও সচেতনভাবে তৈরি করতে হবে যাতে আপনার বার্তা ন্যায়সঙ্গতভাবে বিবেচিত হয়। পাঠকেরা আপনার বার্তার প্রতি নেতিবাচক মনোভাব পোষণ করবে যদি নিচের যেকোনো প্রশ্নের উত্তর হয় "হ্যাঁ"। যদি তা-ই হয়, তাহলে পাঠকের সম্ভাব্য মনোভাব নির্ধারণ করুন এবং সেই অনুযায়ী বার্তার সূচনা গঠন করুন।
- আপনার বার্তায় কি পাঠকদের জন্য কোনো খারাপ খবর রয়েছে?
- বার্তায় কি এমন কোনো ধারণা বা পরামর্শ রয়েছে যা পাঠকদের কাছে অপ্রিয় হতে পারে?
- পাঠকেরা কি আপনার, আপনার বিভাগের বা কোম্পানির প্রতি অবিশ্বাস, বিরূপতা, বা প্রতিযোগিতামূলক মনোভাব পোষণ করেন?
- তারা কি বিষয় বা পরিস্থিতির প্রতি সংশয়প্রবণ?
- তারা কি আপনার উদ্দেশ্য নিয়ে সন্দিহান?
উন্মুক্ততা উৎসাহিত করার কৌশল
- নিজেকে সমালোচক বা প্রতিদ্বন্দ্বী হিসেবে নয়, বরং একজন সহযোগী হিসেবে উপস্থাপন করুন। বোঝাতে চেষ্টা করুন যে আপনি পাঠকদের কোনো সমস্যা সমাধানে বা লক্ষ্য অর্জনে সহায়তা করতে কাজ করছেন।
- আপনার মূল বক্তব্য উপস্থাপন কিছুটা বিলম্বিত করুন। নেতিবাচক প্রতিক্রিয়া এড়াতে শুরুতেই মূল পয়েন্ট না দিয়ে আগে কিছু পরিপ্রেক্ষিত দিন। এতে পাঠক অন্য যুক্তিগুলো বিবেচনায় নিতে পারেন।
- আপনার গ্রহণযোগ্যতা প্রতিষ্ঠা করুন। যদি পাঠক বিশ্বাস করেন যে আপনি জানেন কী বলছেন, তাহলে তারা বার্তাটিকে বেশি গুরুত্ব দেবে। তবে অপ্রয়োজনীয়ভাবে আপনার যোগ্যতা বলার দরকার নেই, বিশেষত যদি পাঠক ইতোমধ্যেই তা জানেন।
- সাহায্য চেয়ে নিন। মানুষ সাধারণত বেশি গ্রহণযোগ্য হয় যখন তাকে সহযোগিতার আহ্বান জানানো হয়। এটি দেখায় আপনি অহংকারী নন এবং দলগতভাবে কাজ করতে প্রস্তুত। কখনো কখনো আত্মগর্ব বিসর্জন দিয়ে নিচু স্বরে কথা বললেই কার্যসিদ্ধি হয়।
নিজেকে একটি গল্প বলুন
[সম্পাদনা]যদিও উপরের কৌশলগুলো প্রায়শই পাঠকের উন্মুক্ততা বাড়াতে সাহায্য করবে, সেগুলো যান্ত্রিকভাবে প্রয়োগ করবেন না। আপনার বার্তার সূচনা লেখার সময় সবসময় পাঠকের মনোভাব, অভিজ্ঞতা ও প্রত্যাশাগুলো মাথায় রাখুন। এটি করতে পারেন নিজেই একটি কল্পিত গল্প তৈরি করে, যেখানে কেন্দ্রীয় চরিত্র হবে আপনার পাঠক—যদি একজনকে উদ্দেশ্য করে লেখেন, তাহলে সেই ব্যক্তি; আর যদি একটি দলের উদ্দেশ্যে লেখেন, তাহলে তাদের একজন সাধারণ সদস্য। গল্পটি শুরু করুন ঠিক সেই সময় থেকে, যখন সে আপনার বার্তাটি পড়ার আগে প্রস্তুতি নিচ্ছে, এবং শেষ করুন বার্তার প্রথম শব্দগুলো পড়ার সময়। যদিও এই গল্পটি বার্তার অংশ হবে না, এটি আপনাকে বার্তার উপযুক্ত সূচনা বেছে নিতে সাহায্য করবে।
নির্দেশনা ৫: প্রাসঙ্গিক পটভূমি তথ্য দিন
যখন আপনি একটি বার্তার সূচনা লেখেন, নিজেকে জিজ্ঞেস করুন: এই বার্তাটি বুঝতে পাঠকের কি কোনো পটভূমি তথ্য প্রয়োজন?
যেসব পরিস্থিতিতে সূচনায় তথ্য দেওয়া প্রয়োজন হতে পারে
- পাঠকরা যদি বার্তার নির্দিষ্ট পয়েন্টগুলো বুঝতে সাধারণ কিছু নীতিমালা জানার প্রয়োজন হয়
- বার্তায় ব্যবহৃত কারিগরি শব্দ বা পরিভাষা যদি পাঠকদের অজানা হয়
- আপনি যেই পরিস্থিতি বা প্রসঙ্গ আলোচনা করছেন, সেটি পাঠকদের অজানা হলে
তবে সব পটভূমি তথ্য বার্তার শুরুতে দেওয়ার প্রয়োজন নেই। যেসব তথ্য শুধুমাত্র নির্দিষ্ট অনুচ্ছেদ বা অংশের জন্য প্রাসঙ্গিক, সেগুলো সেগুলোর শুরুতেই দিন। শুরুতে কেবল সেই তথ্য দিন যা পাঠকদের পুরো বার্তা বুঝতে সাহায্য করবে।
নির্দেশনা ৬: যদি বার্তাটি খুব সংক্ষিপ্ত না হয়, তাহলে একটি সারাংশ যুক্ত করুন
সারাংশ ব্যস্ত ম্যানেজারদের সাহায্য করে যাতে তারা পুরো নথি না পড়ে মূল বিষয়গুলো জানতে পারে। এটি বার্তার সারাংশ ও সংগঠন বোঝাতেও সাহায্য করে। দীর্ঘ নথির ক্ষেত্রে (যেমন, যেখানে কভার পেজ ও বিষয়সূচি থাকে), এই সারাংশগুলো আলাদা পাতায় বড় আকারে লেখা হয়ে থাকে।
নির্দেশনা ৭: পাঠকের প্রয়োজন অনুসারে সূচনার দৈর্ঘ্য নির্ধারণ করুন
সূচনা কত বড় হওয়া উচিত, তার নির্দিষ্ট কোনো নিয়ম নেই। একটি ভালো, পাঠক-কেন্দ্রিক সূচনা কখনো কেবল একটি বাক্যে সীমাবদ্ধ হতে পারে, আবার কখনো কয়েক পৃষ্ঠাও হতে পারে। আপনাকে কেবল সেই তথ্যই দিতে হবে যা পাঠকের অজানা।
পাঠকেরা যেন নিম্নলিখিত বিষয়গুলো জানে
- কেন তারা বার্তাটি পড়বে
- বার্তার মূল বক্তব্য কী
- বার্তার সংগঠন ও পরিসর কেমন
- কী পটভূমি তথ্য জানলে তারা বার্তাটি ভালোভাবে বুঝতে ও প্রয়োগ করতে পারবে
আপনি যদি এই সব তথ্য দিয়ে থাকেন এবং পাঠকের মধ্যে বার্তাটি গ্রহণ করার ইচ্ছা জাগিয়ে তুলতে সক্ষম হন, তাহলে আপনার সূচনা একটি ভালো সূচনা—তাতে দৈর্ঘ্য যাই হোক না কেন।
নির্দেশনা ৮: আপনার সূচনা পাঠকের সাংস্কৃতিক প্রেক্ষাপটে মানিয়ে নিন
একটি বার্তার সূচনা নিয়ে পাঠকের প্রত্যাশা ও পছন্দ তার সংস্কৃতির দ্বারা প্রভাবিত হয়। এখানে যেসব পরামর্শ দেওয়া হয়েছে, সেগুলো যুক্তরাষ্ট্র ও কিছু পশ্চিমা দেশের জন্য উপযোগী। তবে ভিন্ন সংস্কৃতিতে এই রীতি ভিন্ন হতে পারে। তাই একটি কার্যকর সূচনা তৈরি করতে হলে আপনাকে পাঠকের সংস্কৃতি সম্পর্কে ভালোভাবে জানতে হবে। যদি না জানেন, তাহলে গবেষণা করুন বা সেই সংস্কৃতির কারো কাছ থেকে পরামর্শ নিন।
নির্দেশনা ৯: নৈতিকতা সম্পর্কিত সমস্যা দ্রুত ও কৌশলীভাবে উত্থাপন করুন
ধরুন আপনি জানতে পারলেন আপনার প্রতিষ্ঠান এমন কিছু করছে যা আপনি অনৈতিক বলে মনে করেন। অথবা আপনাকে এমন কিছু লেখার অনুরোধ জানানো হলো যা আপনার নৈতিকতা বিরোধী। আপনি কি তখন মুখ খুলবেন বা লিখিতভাবে প্রতিক্রিয়া জানাবেন? অনেক সময় নতুন কর্মীদের পরামর্শ দেওয়া হয় যে স্থিতি ও মর্যাদা অর্জনের পর এসব বিষয়ে কথা বলতে। কিন্তু এর মানে হলো, আপনি হয়তো বছরের পর বছর অপেক্ষা করবেন এমন একটি অনুশীলনের বিরোধিতা করতে, যেটি আপনি নিজেই অনৈতিক মনে করেন। এমনটি হলে আপনি নিজেও পরোক্ষভাবে অনৈতিকতায় জড়িয়ে পড়েন। যেকোনো বার্তার সূচনা নিয়ে ভাবার সময় যেমন কৌশল দরকার, তেমনি এমন নৈতিক বিষয়গুলো উত্থাপন করতেও তা প্রয়োজন।
চাকরি ঝুঁকিতে না ফেলে অনৈতিকতা রোধের ৩টি কৌশল
- পরিবর্তনের বীজ বপন করুন
- অভিযোগ না তুলে যুক্তি দিয়ে বোঝান
- অন্যদের দৃষ্টিভঙ্গির জন্য উন্মুক্ত থাকুন
একদিন আপনি এমন কিছু দেখবেন যা এতটাই ভয়াবহ যে আপনি ভবিষ্যৎ পদোন্নতি বা এমনকি চাকরি হারানোর ঝুঁকিও নিতে প্রস্তুত হবেন তা থামাতে। এমন পরিস্থিতিতে আপনার কোম্পানির ভেতরের প্রভাবশালী ব্যক্তিদের সহায়তা নিন। যদি ওই অনুশীলন আইন বা সরকারি বিধিনিষেধ লঙ্ঘন করে, তাহলে উপযুক্ত সংস্থাকে জানানো উচিত। একে বলে "হুইসেল ব্লোয়িং (Whistle Blowing)"। কিছু রাজ্য ও ফেডারেল আইন হুইসেল ব্লোয়ারদের সুরক্ষা দেয়।
নিজেকে জিজ্ঞেস করার মতো ১০টি প্রশ্ন
[সম্পাদনা]আপনি যখন আপনার চিঠি, ইমেইল বা অন্যান্য রুটিন যোগাযোগ পরিকল্পনা করবেন, তখন নিজেকে নিচের প্রশ্নগুলো করুন:
- আমি এই ব্যক্তিকে কতটা ভালোভাবে চিনি?
- চিঠিতে আলোচিত বিষয়ের সম্পর্কে তারা কতটা জানেন?
- আমি যা বলতে যাচ্ছি তাতে তারা কিভাবে প্রতিক্রিয়া জানাতে পারেন? এই বার্তাটিকে আমি কীভাবে আমাদের প্রতিষ্ঠানের সাথে সম্পর্ক উন্নয়নের কাজে ব্যবহার করতে পারি?
- আমি এই বার্তার মাধ্যমে আসলে কী অর্জন করতে চাই?
- আলোচিত ধারণাগুলো সম্পর্কে তাদের জ্ঞানের স্তর কতটা?
- আমার এবং প্রতিষ্ঠানের প্রতি তাদের মনোভাব কেমন?
- এর আগে তাদের সঙ্গে আমার/আমাদের কী ধরনের ব্যবসায়িক সম্পর্ক হয়েছে?
- তাদের প্রোফাইল অনুযায়ী কতটা এবং কী ধরনের তথ্য আমি যুক্ত করব?
- আমি কতটা কারিগরি ভাষা ব্যবহার করতে পারি আমার বার্তায়?
- আমি কী কৌশল ব্যবহার করলে বার্তাটি সহজপাঠ্য ও সহজবোধ্য হবে?