মেমো লেখা

একটি মেমো বা মেমোরান্ডাম হলো একটি যোগাযোগ নোট যা কোনো বিষয়ের ওপর ঘটনাবলি বা পর্যবেক্ষণ লিপিবদ্ধ করে। মেমো সাধারণত ব্যবসায়িক পরিবেশে একটি দপ্তরের অভ্যন্তরীণ টুল হিসেবে ব্যবহৃত হয় এবং এটি নানাবিধ উদ্দেশ্যে কাজে লাগতে পারে। আজকাল ইমেইলকেও একটি প্রচলিত ধরণের মেমো হিসেবে বিবেচনা করা যায়।

উদাহরণস্বরূপ, মেমো এমন বিষয়গুলোর প্রতি দৃষ্টি আকর্ষণ করে যেগুলো সমাধানের প্রয়োজন হতে পারে; এটি ক্লায়েন্ট ও সহকর্মীদেরকে চলমান প্রকল্পের অগ্রগতি সম্পর্কে হালনাগাদ তথ্য দেয়; এবং অবশেষে প্রকল্প সংশ্লিষ্ট বিষয়গুলোর ওপর সহকর্মীদের জন্য সমাধান প্রদান করে। মেমো হলো তথ্য সরবরাহের জন্য একটি সংক্ষিপ্ত ও কার্যকর মাধ্যম। মনে রাখবেন—এটি সহজভাবে উপস্থাপন করতে হবে।

মেমো লেখার সময় অনুসরণযোগ্য নির্দেশিকাসমূহ

তথ্যবহুল বিষয়বস্তুর একটি লাইন ব্যবহার করুন

শুরু থেকেই নির্দিষ্ট থাকুন, পাঠককে বলুন মেমোর বিষয়বস্তু কী এবং এটি একটি প্রস্তাবনা, অগ্রগতির প্রতিবেদন, প্রশ্ন, নাকি ফলাফল। বিষয়বস্তু লাইনটি এমন একটি জিনিস যা পাঠক মেমোটি হাতে নেওয়ার সাথে সাথেই প্রথম দেখবেন। এই কারণে বিষয়বস্তু লাইনটি তথ্যপূর্ণ হতে হবে যাতে পাঠক সঙ্গে সঙ্গে বুঝতে পারেন যে তারা কী পড়তে যাচ্ছে।

দৃঢ় প্রারম্ভিক বাক্য ব্যবহার করুন

বিষয়বস্তু লাইনের মতো প্রথম কয়েকটি বাক্যেও মেমোর বিষয় এবং উদ্দেশ্য ব্যাখ্যা করুন। এটি পাঠককে সরাসরি মূল বিষয়ে নিয়ে আসে এবং দীর্ঘ ভূমিকার সময় অপচয় এড়ানো যায়। অপ্রাসঙ্গিক তথ্য দিয়ে সময় ও স্থান নষ্ট করবেন না, সরাসরি মূল বিষয়ে চলে যান।

সক্রিয় কণ্ঠস্বর ও প্রথম পুরুষ ব্যবহার করুন

মেমোতে সাধারণত কথোপকথনধর্মী শৈলী থাকে এবং "আমি", "আপনি", ও "আমরা" এর মতো শব্দ ব্যবহার করা হয়। যেমন, "আমি চাই আপনি এটি করুন" বলাটা প্রাকৃতিক এবং ব্যক্তিগত কারণ আপনি একজন নির্দিষ্ট ব্যক্তিকে উদ্দেশ্য করছেন। কর্মপ্রাপ্তির জন্য সক্রিয় কণ্ঠস্বর ব্যবহার করুন। এমনভাবে লিখুন যেন আপনি ব্যক্তিটিকে সামনাসামনি বলছেন। সংক্ষিপ্ত রূপ ব্যবহার করুন, তবে এমন শব্দ বা শব্দগুচ্ছ এড়িয়ে চলুন যা ভুল বোঝাবুঝির কারণ হতে পারে। অন্যদিকে, নথিপত্রটি কর্মক্ষেত্রের উপযুক্ত হতে হবে। মনে রাখবেন: মেমো একটি পেশাগত নথি। যদিও কারিগরি লেখা একাডেমিক হওয়ার উদ্দেশ্যে নয়, তবে তা আনপ্রফেশনালও হওয়া উচিত নয়। একটি মেমো একটি ব্যবসায়িক নথি, যা সেই ব্যবসার প্রতিফলন। এটি একটি আইনি নথিও, যা বহু বছর সংরক্ষণ করা যায় এবং নির্দিষ্ট পরিস্থিতিতে রেফারেন্স হিসেবে ব্যবহৃত হতে পারে। এটি আনুষ্ঠানিক এবং পেশাগত হওয়া আবশ্যক। সহকর্মী, ঊর্ধ্বতন ও মক্কেলরা অত্যধিক নৈমিত্তিক নথিপত্র পছন্দ করেন না, কারণ এটি অসম্মানজনক হতে পারে। “হেই” বা “হাই” এর মতো শব্দ দিয়ে মেমোর শুরু করবেন না। "হ্যালো" বা "প্রিয়" এর মতো পেশাগত সম্বোধন ব্যবহার করুন, এমনকি আপনি যার কাছে মেমো লিখছেন সে আপনার ঘনিষ্ঠ বন্ধু হলেও।

অতিরিক্ত শব্দচয়ন করবেন না

পাঠকের কাছে অজানা এমন শব্দ এড়িয়ে চলুন। ভাষা সহজ হওয়া উচিত, তবে অতিসরলীকৃত নয়। "আপনার অনুরোধ অনুযায়ী", "যেমন আপনি অনুরোধ করেছেন" বা "যেমন আপনি চেয়েছিলেন” এর মতো প্রাসঙ্গিক ও অনানুষ্ঠানিক রূপ ব্যবহার করা ভালো। সংক্ষিপ্ত রাখুন।

"গম্ভীরতাহীন" শব্দ এড়িয়ে চলুন

প্রয়োজনীয় বিষয়বস্তুতে থাকুন এবং অতিরিক্ত বিশেষণ এড়িয়ে চলুন। সময়-সীমাবদ্ধ পাঠকরা “লাইন পড়ে বোঝা” পছন্দ করেন না। শব্দচয়নে সততা বজায় রাখুন, তবে জটিলতা ও আড়ম্বরপূর্ণতা এড়িয়ে চলুন। শুধুমাত্র তখনই জার্গন ব্যবহার করুন, যদি তা মেমোকে সংক্ষিপ্ত রাখতে সাহায্য করে এবং আপনি নিশ্চিত হন যে পাঠক তা বুঝবেন। যদিও ইংরেজি শিক্ষকরা একমত নাও হতে পারেন, ব্যবসায়িক জগতে সংক্ষিপ্ত ও সরাসরি লেখা মেমোর মানদণ্ড।

প্রেরণের পূর্বে যাচাই করুন

মেমো পাঠানোর আগে নিশ্চিত হন যে আপনি সঠিক সব তথ্য অন্তর্ভুক্ত করেছেন। নাম, তারিখ এবং প্রকল্প/বিষয়ের নির্দিষ্টতা দুইবার পরীক্ষা করুন যাতে সবকিছু সঠিক ও হালনাগাদকৃত থাকে। মনে রাখবেন, যেকোনো লিখিত ব্যবসায়িক নথি আইনি দিক থেকে বাধ্যতামূলক, তাই মেমোর সব কিছু সঠিক হওয়া জরুরি। বানান যাচাই করুন, কারণ কম্পিউটারের বানান পরীক্ষক সব সময় নির্ভরযোগ্য নয়।

অতিসৎ থাকা এড়িয়ে চলুন

"আমরা যে কোনো অসুবিধার জন্য দুঃখিত" বা "দয়া করে ফোন করতে দ্বিধা করবেন না" – এরকম শব্দগুচ্ছ এড়িয়ে চলুন। এই ধরনের অতিরিক্ত ব্যবহার কিছু পাঠকের কাছে অসৎ বা তুচ্ছ মনে হতে পারে। প্রয়োজন অনুযায়ী আন্তরিকভাবে প্রকাশ করুন, তবে শিশুতোষ ভাষা এড়িয়ে চলুন। প্রচলিত বাক্য ব্যবহার না করে নিজের বক্তব্য প্রকাশ করুন।

পাঠকের জায়গা থেকে ভাবুন

মেমো লেখার সময় পাঠককে মনে রাখুন। পাঠক-কেন্দ্রিক মেমো লেখার একটি পরামর্শ হলো ভাবুন যেন আপনি সামনাসামনি কথা বলছেন। আবারও বলছি, পেশাদার থাকুন এবং একইসাথে পরিষ্কার ও সংক্ষিপ্তভাবে বক্তব্য পৌঁছে দিন।

শেষটাই শুরু করুন

মেমো প্রায়শই সমস্যা বা সমাধানের বর্ণনা দিয়ে শুরু হয়। পাঠকের যা জানার দরকার তা শুরুতেই দিন, এরপর মেমোর মূল অংশে বিস্তারিত ব্যাখ্যা দিন। এটি একটি উল্টানো পিরামিড শৈলী, যেখানে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য প্রথমে থাকে। পাঠক সাধারণত মেমো স্কিম করেন, তাই গুরুত্বপূর্ণ তথ্য উপরে থাকলে তা চোখে পড়ে। বুলেট পয়েন্ট, টেবিল ও তালিকা ব্যবহার করুন যা বর্তমান পরিস্থিতি সারাংশে উপস্থাপন করে এবং ভবিষ্যতের জন্য রেফারেন্স হিসেবে কাজ করে।

মেমোর প্রাপকদের তালিকা দিন

পাঠকদের জানানো সৌজন্যপূর্ণ যে কে কে এই মেমো পেয়েছেন। এতে পাঠকেরা অবগত থাকবেন যে কারা এই তথ্য জানেন এবং প্রয়োজনে ব্যাখ্যা দিতে প্রস্তুত থাকবেন।

মেমোতে আপনার নামাঙ্কন দিন

চিঠি স্বাক্ষরের মতো, মেমোতে আপনার নামাঙ্কন দেওয়া একটি অনুমোদনের প্রতীক।

একটি মেমোর মৌলিক কাঠামো: সমস্যার বিবৃতি, কেন সমস্যা হয়েছে তার আলোচনা, প্রস্তাবিত কর্মপন্থা, এবং সমাপ্তি বিবৃতি।

অতিরিক্ত "কারণ" দেবেন না

আপনি কিছু করতে চাইছেন কেন তা ব্যাখ্যা করা জরুরি, তবে অতিরিক্ত ব্যাখ্যা দেবেন না। মেমো সংক্ষিপ্ত হওয়া উচিত এবং সহজে পরিকল্পনা যোগ্য হতে হবে।

ছোট প্যারাগ্রাফে লিখুন

প্রতিটি অনুচ্ছেদ প্রায় পাঁচ লাইনের মধ্যে সীমাবদ্ধ রাখুন। প্রতিটি যুক্তি আলাদা অনুচ্ছেদে দিন। বড় অনুচ্ছেদ পাঠকের মনোযোগ হারাতে পারে এবং উদ্দেশ্য হারায়।

কর্মপন্থার আহ্বান দিন

মেমোর শেষে "কী করতে হবে" তা স্পষ্ট করুন। যেমন, "শুক্রবার বিকাল ৩টার মধ্যে উত্তর দিন" – এই ধরনের নির্দিষ্টতা পাঠককে প্রতিক্রিয়া দেওয়ার বাধ্যবাধকতা তৈরি করে।

সমাপ্তি

মেমোর সমাপ্তি একটি স্বাক্ষরের লাইন। এখানে যোগাযোগের নম্বর, ইমেইল ঠিকানা এবং ওয়েবসাইট (যদি থাকে) অন্তর্ভুক্ত করুন। এটি প্রাপক ও প্রেরকের সম্পর্কের ওপর নির্ভর করে দরকারি বা অপ্রয়োজনীয় হতে পারে।

তারিখসমূহ

তারিখ লেখার ফর্ম্যাট হওয়া উচিত: মাস (পুরো শব্দে), দিন (সংখ্যায়), এবং বছর (সংখ্যায়)। উদাহরণ: জানুয়ারি ১, ২০০০। এই ফর্ম্যাট আন্তর্জাতিকভাবে বিভ্রান্তি এড়াতে সাহায্য করে।

নথির আইনি বৈধতা

মেমো একটি আইনি নথি। তাই এটি পেশাগতভাবে লেখা আবশ্যক। তারিখ শুধু কর্মচারীদের জন্য নয়, আদালতের জন্যও প্রমাণ হিসেবে ব্যবহৃত হতে পারে। ভুল তথ্য দেওয়া থেকে বিরত থাকুন। কৌতুক, ডাকনাম বা অভ্যন্তরীণ রসিকতা যুক্ত করবেন না – আদালতে এগুলোকে সঙ্কেত বা সন্দেহজনক হিসাবে গণ্য করা হতে পারে।

একটি মেমো দেখতে কেমন

মেমোর শুরু

কোম্পানির সেটিংয়ে মেমো টাইপ করার সময় একেবারে উপরে থাকা উচিত কোম্পানির নাম এবং একটি অফিস মেমোরেন্ডাম চিহ্ন। যদি তা না হয়, তবে মেমো এইভাবে শুরু হবে:

প্রতি:

থেকে:

তারিখ:

বিষয়:

কোলনের পরের তথ্যগুলো একসাথে সারিবদ্ধ করা উচিত। এর জন্য ট্যাব ব্যবহার করুন। মাইক্রোসফট ওয়ার্ডয়ের রুলার ব্যবহার করে বাম ট্যাব সেট করা যায়।

নমুনা খসড়া:

প্রতি: ক্যান্ডেস হ্যারিস

থেকে: ক্যান্ডেস সি

তারিখ: জানুয়ারি , ২০০০

বিষয়: বার্ষিক পিকনিকে যোগ দিন

মেমোর মধ্য ও শেষাংশ

বিষয়বস্তু লাইনের পর দ্বিগুণ ফাঁকা দিন, তারপর মেমোর মূল অংশ শুরু করুন। অনুচ্ছেদে ইন্ডেন্ট করবেন না, বরং অনুচ্ছেদের মাঝে দ্বিগুণ ফাঁকা দিন।

স্মরণ রাখবেন, বেশিরভাগ মেমো এক পাতার হয়। অতিরিক্ত পৃষ্ঠায় লেখকের নাম, পৃষ্ঠা নম্বর ও তারিখ থাকবে।

অনানুষ্ঠানিক মেমোর শেষে শুধু প্রেরকের নাম থাকতে পারে। আনুষ্ঠানিক হলে পুরো নাম, পদবি ও যোগাযোগের তথ্য দিন। মেমোর শুরুতে ছাপানো নামের পাশে হাতে লিখে নামাঙ্কন দেওয়াটা প্রচলিত।

নমুনা খসড়া:

জন,

কয়েকটি অতিরিক্ত ব্যয় আছে যা নিট আয়কে কমিয়ে দেবে। এগুলোর মধ্যে রয়েছে ভাড়া, সরঞ্জাম ও অবচয়। তাই কোম্পানিটি লাভজনক নয় বলে মনে হচ্ছে, যা ছোট ব্যবসার জন্য প্রাথমিক পর্যায়ে সাধারণ ব্যাপার। ব্যয় নিয়ন্ত্রণে রাখা এবং আয় বৃদ্ধি করলেই ভবিষ্যতে নিট আয় অর্জিত হবে। এছাড়াও, সম্ভাব্য নগদ ঘাটতি মোকাবিলায় প্রতি মাসে নগদ প্রবাহ বাজেট প্রস্তুত করাও সহায়ক হবে।

জেন

মেমোর চূড়ান্ত রূপ

প্রতি: জন ডো

থেকে: জেন ডো

তারিখ: ১ জানুয়ারি, ২০০০

বিষয়: বার্ষিক পিকনিকে যোগ দিন

জন,

কয়েকটি অতিরিক্ত ব্যয় আছে যা নিট আয়কে কমিয়ে দেবে। এগুলোর মধ্যে রয়েছে ভাড়া, সরঞ্জাম ও অবচয়। তাই কোম্পানিটি লাভজনক নয় বলে মনে হচ্ছে, যা ছোট ব্যবসার জন্য প্রাথমিক পর্যায়ে সাধারণ ব্যাপার। ব্যয় নিয়ন্ত্রণে রাখা এবং আয় বৃদ্ধি করলেই ভবিষ্যতে নিট আয় অর্জিত হবে। এছাড়াও, সম্ভাব্য নগদ ঘাটতি মোকাবিলায় প্রতি মাসে নগদ প্রবাহ বাজেট প্রস্তুত করাও সহায়ক হবে।

জেন