পেশাদার ও কারিগরি লেখনী/ব্যবসায়িক যোগাযোগ/ই-মেইল
ই-মেইল রচনা
[সম্পাদনা]ই-মেইল (ইলেকট্রনিক মেইল) বর্তমানে প্রায় সকল ব্যবসা ও কোম্পানির (উত্তর আমেরিকা, পূর্ব এশিয়া, অস্ট্রালেশিয়া এবং ইউরোপের অধিকাংশ অংশে) মধ্যে এবং বাইরের অন্যান্য প্রতিষ্ঠানের সঙ্গে যোগাযোগের একটি প্রধান মাধ্যম হিসেবে ব্যবহৃত হচ্ছে। দ্রুত এবং নির্ভরযোগ্য বার্তা প্রেরণ ও ব্যবসার সকল ক্ষেত্রে মানুষের সঙ্গে যোগাযোগের উপযোগী পদ্ধতি হিসেবে ই-মেইল প্রথম স্থানে উঠে এসেছে।
ঐতিহাসিকভাবে, ই-মেইল প্রাথমিকভাবে একে অপরের সঙ্গে অনানুষ্ঠানিক যোগাযোগের জন্য ব্যবহৃত হতো। এটি অনানুষ্ঠানিক যোগাযোগ ও আনুষ্ঠানিক ব্যবসায়িক মিথস্ক্রিয়ার মধ্যবর্তী এক ধরনের মাধ্যম হিসেবে কাজ করে, এবং যদিও এর ব্যবহার ধীরে ধীরে আরও আনুষ্ঠানিক রূপ ধারণ করেছে, তথাপি টাইপকৃত পাঠ্যের আবেগ বা সুর বোঝা সম্ভব না হওয়ায় এটি ব্যবসায়িক পরিবেশে নির্দিষ্টভাবে সংজ্ঞায়িত করা কঠিন। পেশাগত ব্যবসায়িক পরিবেশে ই-মেইল রচনার সময় শব্দের পছন্দ এবং নথির গঠনগত উপাদান বেছে নেওয়ার ক্ষেত্রে সতর্কতা অবলম্বন করতে হয়। নিচে বর্ণিত হয়েছে যে, প্রতিটি ই-মেইল সংরক্ষিত হয় এবং অনেক ব্যক্তি তা পড়তে পারেন। ই-মেইল কর্মক্ষেত্রে একটি কার্যকরী মাধ্যম, তবে তা ব্যবহারে সতর্ক থাকা উচিত। ই-মেইল রচনার সময় নিম্নলিখিত পরামর্শগুলি মনে রাখুন:
- কর্মক্ষেত্রে ই-মেইলের ব্যবহার শুধুমাত্র ব্যবসা-সংক্রান্ত তথ্য ও বিষয়ের মধ্যে সীমাবদ্ধ রাখুন।
- আইনি পরিণতির জন্য ই-মেইল পর্যালোচনা করুন, কারণ ব্যবসায়িক পরিবেশে লিখিত যেকোনো নথিই আদালতে ব্যবহারযোগ্য হতে পারে।
- পেশাগত ভাষা ও সুর বজায় রাখুন।
- আপনার পাঠক এবং তাদের পটভূমি সম্পর্কে সচেতন থাকুন।
পেশাগত ব্যবসায়িক যোগাযোগ একটি প্রতিষ্ঠানের সাফল্যের জন্য অত্যাবশ্যক। এর মধ্যে স্মারক, প্রতিবেদন বা প্রস্তাবনা লেখা অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। ছোট প্রতিষ্ঠানগুলিও পেশাগত ও কারিগরি যোগাযোগের মাধ্যমে উপকৃত হতে পারে। ব্যবসায়িক যোগাযোগের বিভিন্ন রূপ ও উপাদান রয়েছে। সঠিক যোগাযোগের দুটি মূল মানদণ্ড হলো প্ররোচিত করার ক্ষমতা এবং ব্যবসায়িক লেখায় প্রয়োগযোগ্যতা।
আধুনিক ব্যবসা অত্যন্ত গতিশীল। স্মারক, প্রতিবেদন বা কর্মস্থলের ই-মেইল লেখার সময় নিচের বিষয়গুলো বিবেচনায় রাখা জরুরি:
- ব্যবসায়িক পরিবেশে দক্ষতা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ এবং এটি যোগাযোগ থেকেই শুরু হয়।
- অপ্রয়োজনীয় যোগাযোগে সময় ব্যয় মানেই বর্তমানে অর্থের অপচয়।
যথার্থতা
[সম্পাদনা]যেকোনো কাজের যথার্থতা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ, বিশেষ করে যদি তা সত্যনিষ্ঠ হওয়ার দাবি করে বা কোনো আকর্ষণীয় অবস্থান অর্জনের উদ্দেশ্যে তৈরি হয়; যেমন: জীবনবৃত্তান্ত। যদি কোনো নিয়োগকর্তা বা সংশ্লিষ্ট ব্যক্তি বুঝতে পারেন যে আপনি কোনো তথ্য মিথ্যা বলেছেন বা অতিরঞ্জন করেছেন, তাহলে আপনি চাকরি পাওয়ার সুযোগ হারাতে পারেন বা বর্তমানে থাকা চাকরিও হারাতে পারেন। তাই যেকোনো ব্যবসায়িক নথি রচনার সময় পূর্ণ সততা অবলম্বন করা সবার জন্য মঙ্গলজনক। শুধু চাকরি নয়, অন্যদের শ্রদ্ধা হারানোও আরও ক্ষতিকর হতে পারে।
পাঠক: প্রত্যাশিত বনাম অপ্রত্যাশিত
[সম্পাদনা]প্রতিটি নথি সাধারণত নির্দিষ্ট কারো জন্য প্রস্তুত করা হয়। এই নির্দিষ্ট ব্যক্তিই হবেন আপনার প্রত্যাশিত পাঠক, যার জন্য আপনার লেখার শৈলী ও বিষয়বস্তু তার উপযোগী করে প্রস্তুত করা হয়। তবে ই-মেইলের ক্ষেত্রে, এটি কেবল একজন ব্যক্তি বা প্রত্যাশিত পাঠকের জন্য সীমাবদ্ধ নয়।
কার্বন কপি এবং ব্লাইন্ড কার্বন কপি
ই-মেইলের ক্ষেত্রে কার্বন কপি (CC) এবং ব্লাইন্ড কার্বন কপি (BCC) ব্যবহার করা যায়। কার্বন কপি ব্যবহৃত হয় বার্তা বা নথি অন্যান্য প্রাপকের কাছেও পাঠাতে। তবে অনেক সময়, একজন অপ্রত্যাশিত পাঠকও নথিটি দেখতে পারেন। যেমন, আপনি যদি কোনো সহকর্মীকে আপনার কোম্পানি বা সহকর্মীদের সম্পর্কে কিছু লিখে পাঠান, তবে সেই সহকর্মী হবেন প্রত্যাশিত পাঠক। কিন্তু যদি আপনার ঊর্ধ্বতন কর্মকর্তা তা পড়ে ফেলেন, তবে তিনিই হবেন অপ্রত্যাশিত পাঠক, এবং ই-মেইলটি অন্যান্য পাঠকের বিবেচনায় লেখা না হলে তার ফল হতে পারে গুরুতর। আরেকটি সমস্যা হচ্ছে, আপনি হয়তো অনুমতি ছাড়া ব্যক্তিগত তথ্য প্রকাশ করছেন, কারণ ই-মেইলে প্রেরক ও প্রাপকের ঠিকানা দৃশ্যমান হয়। এখানে ব্লাইন্ড কার্বন কপি উপযোগী। এটি ব্যবহার করে আপনি এমন কাউকে কপি পাঠাতে পারেন, যাকে অন্যরা জানতে পারবে না। উদাহরণস্বরূপ, আপনি জানতে পারেন যে একজন সহকর্মী বেআইনি কর্মকাণ্ডে জড়িত হতে পারেন, আপনি তাকে একটি ই-মেইলে সরাসরি এই বিষয়ে লিখেন এবং একটি BCC আপনার ঊর্ধ্বতন কর্মকর্তাকে পাঠান যাতে তিনি পরিস্থিতি সম্পর্কে অবগত থাকেন।
আপনার ব্যবসায়িক নথির প্রতিটি দিক বিবেচনা করা উচিত যে, এটি কে পড়তে পারে। এতে আপনি নিজেকে এবং সম্ভবত আপনার চাকরিকেও রক্ষা করতে পারবেন। সবচেয়ে খারাপ পরিস্থিতি হতে পারে, যখন আপনার নথির অপ্রত্যাশিত পাঠক হয় একজন বিচারক। আপনার কোম্পানি, ঊর্ধ্বতন কর্মকর্তা ও চাকরিকে রক্ষা করতে আইনি ঝুঁকি বিবেচনা করে কাজ করলে আপনি জনসাধারণকেও রক্ষা করবেন। আগেই বলা হয়েছে, কে আপনার লেখা পড়বে তা আপনি আগে থেকে জানেন না। একজন অননুমোদিত পাঠক যদি তা পড়ে ব্যবহার করে, তবে তিনি নিজে ও অন্যদের জন্য বিপদ ডেকে আনতে পারেন।
সর্বোপরি, লেখকের উচিত সব সময় বিবেচনা করা যে কে পড়তে পারে তার লেখা। বিশ্বব্যাপী ব্যবসায়িক যোগাযোগ বাড়তে থাকায় এখন এটি আরও গুরুত্বপূর্ণ হয়ে উঠেছে যে, আপনি বিদেশি পাঠকের জন্যও কীভাবে উপস্থাপন করছেন তা বোঝেন। যা আপনার কাছে আপত্তিকর নয়, তা অন্য সংস্কৃতির কারো জন্য অপমানজনক হতে পারে। যদি কেউ মনে করে আপনি তাকে ইচ্ছাকৃতভাবে অসম্মান করেছেন, তবে কেউই আপনার পক্ষে সিদ্ধান্ত নেবে না। এই পুরো সমস্যাটি শুধু দুর্বল যোগাযোগ এবং পাঠক বিবেচনায় ঘাটতির কারণে হতে পারে।
ব্যবসায়িক যোগাযোগের বিভিন্ন ধরন
[সম্পাদনা]ব্যবসায়িক ক্ষেত্রে যোগাযোগ কাজভেদে ভিন্ন হতে পারে। নিচে কিছু সাধারণ ব্যবসায়িক নথির তালিকা দেওয়া হলো:
- স্মারক (মেমো)
- উপস্থাপনা
- প্রস্তাবনা
- প্রতিবেদন
- সম্ভাব্যতা বিশ্লেষণ
- ই-মেইল
- জীবনবৃত্তান্ত (রেজুমে)
- কভার পত্র
- ওয়েবসাইট
কথোপকথনের সমাপ্তি
[সম্পাদনা]আপনার মূল বক্তব্য উপস্থাপন করার পর যথাযথভাবে কথোপকথনের সমাপ্তি টানা উচিত। কথোপকথনের সমাপ্তি ঠিক ততটাই গুরুত্বপূর্ণ যতটা মূল বক্তব্য উপস্থাপন। গবেষণায় দেখা গেছে, পাঠক সাধারণত কথোপকথনের শেষাংশে বলা বিষয়গুলো সবচেয়ে বেশি মনে রাখে। কথোপকথনের শেষাংশ পাঠকের ওপর প্রভাব ফেলার একটি গুরুত্বপূর্ণ ক্ষেত্র। নিচে যোগাযোগ সমাপ্তির জন্য কিছু নির্দেশিকা দেওয়া হলো:
- নির্দেশিকা এক
- শেষ বিষয় বলার পর থেমে যান। এমন একটি সংগঠিত ধারা অনুসরণ করুন যাতে আপনি স্বাভাবিকভাবে থেমে যেতে পারেন।
- নির্দেশিকা দুই
- আপনার মূল বক্তব্য পুনরাবৃত্তি করুন। উপসংহারে মূল বিষয়টি জোর দিয়ে বললে পাঠকের মনে তা পুনরায় গেঁথে যায়।
- নির্দেশিকা তিন
- প্রধান বিষয়গুলো সংক্ষেপে তুলে ধরুন। এতে আপনার পাঠক পুরো লেখাটির সারাংশ বুঝে নিতে পারে।
- নির্দেশিকা চার
- শুরুতে উল্লিখিত লক্ষ্যের কথা আবার উল্লেখ করুন। এতে আপনার লেখার দৃষ্টিকোণ আরও স্পষ্ট হয়।
- নির্দেশিকা পাঁচ
- একটি মূল অনুভূতিকে কেন্দ্র করে শেষ করুন। কখনও কখনও পাঠককে উৎসাহিত করা জরুরি, এতে তাদের মনোযোগ বজায় থাকে।
- নির্দেশিকা ছয়
- পাঠকদের জানিয়ে দিন কোথায় অতিরিক্ত তথ্য পেতে পারে। ভবিষ্যৎ যোগাযোগের সহায়তা প্রদান করলে পাঠকের আগ্রহ বাড়বে।
- নির্দেশিকা সাত
- পাঠকদের পরবর্তী করণীয় সম্পর্কে জানান। দিকনির্দেশনা দিলে তারা কাঙ্ক্ষিত পথে এগোতে পারবে।
- নির্দেশিকা আট
- প্রয়োজনে আরও গবেষণার প্রস্তাব দিন।
- নির্দেশিকা নয়
- সামাজিক প্রথা অনুসরণ করুন। যেমন: চিঠির শেষে কৃতজ্ঞতা প্রকাশ, এবং একসাথে কাজ করার অভিজ্ঞতা ইতিবাচক বলে উল্লেখ করা।