পেশাদার ও কারিগরি লেখনী/প্রস্তাবনা
ব্যবসায়িক প্রস্তাব প্রস্তুত করা
[সম্পাদনা]ব্যবসায়িক প্রস্তাব এমন একটি বিবৃতি যা পাঠককে রাজি করানোর উদ্দেশ্যে লেখা হয়।
উদ্দেশ্য
[সম্পাদনা]এই প্রস্তাবে, আপনি একটি অফার দিবেন যা পাঠককে তা গ্রহণ করতে রাজি করানোর চেষ্টা করে। অর্থ, সময় অথবা অন্য কোনো বিনিময়ে আপনি পাঠককে এমন কিছু দেবেন যা সে চায়, এমন কিছু তৈরি করবেন যা সে কামনা করে, অথবা এমন কিছু করতে চাইবেন যা সে সম্পন্ন করতে চায়।
ব্যবসায়িক প্রস্তাবের দুটি উদ্দেশ্য রয়েছে: রাজি করানো এবং সুরক্ষা নিশ্চিত করা।
- রাজি করানো আসে প্রস্তাবের ভাষা থেকে। সংজ্ঞা অনুযায়ী, এই প্রস্তাব এমন একটি অফার যা সফল হওয়ার জন্য পাঠকের দ্বারা গৃহীত হওয়া প্রয়োজন। যদি প্রস্তাবটি রাজি করাতে না পারে, আপনি আপনার চাওয়া পাবেন না। পাঠককে রাজি করানোর বিষয়ে আরও জানতে অধ্যায় ২, অনুচ্ছেদ ৬ দেখুন।
- প্রস্তাব রূপকভাবে এবং অনেক সময় আইনগতভাবে একটি চুক্তি হিসেবে কাজ করে, তাই এটি আপনাকে সুরক্ষিত রাখতে হবে। যদি এটি অস্পষ্টভাবে লেখা হয় বা অতিরঞ্জিত প্রতিশ্রুতি দেয়, তবে আপনি যদি উল্লেখিত প্রত্যাশা পূরণ না করতে পারেন সেক্ষেত্রে মক্কেল আইনি পদক্ষেপ নিতে পারে। প্রস্তাব লেখার সময় আপনাকে কেন্দ্রীয় ও রাজ্য আইনের সাথেও সামঞ্জস্য রেখে চলতে হবে।
একজন দক্ষ প্রস্তাবের লেখকের দুটি গুণ থাকতে হয়: তাকে সবচেয়ে আকর্ষণীয়ভাবে অফারটি উপস্থাপন করতে জানতে হবে এবং একইসাথে অফারের সীমা স্পষ্টভাবে নির্ধারণ করতে জানতে হবে যেন কেউ মনে না করে আপনি আপনার সামর্থ্যের চেয়ে বেশি প্রতিশ্রুতি দিচ্ছেন।
প্রস্তাবকে আকর্ষণীয় করে তোলা কিন্তু অতি প্রতিশ্রুতি না দেওয়া একটি চ্যালেঞ্জিং কাজ, কারণ এতে আপনার প্রভাবশালী ভাষার উপর সীমা আরোপ করতে হবে।
বৈচিত্র্য
[সম্পাদনা]প্রস্তাবনার পরিস্থিতি অনেক রকম হতে পারে।
- আপনার পাঠক হয়তো আপনারই প্রতিষ্ঠানে কর্মরত।
- প্রস্তাবটি হয়তো আপনার নিজের অথবা পাঠকের ধারণা।
- প্রস্তাবটি হয়তো একা উপস্থাপিত হবে অথবা অন্য প্রস্তাবের সাথে প্রতিযোগিতা করবে।
- আপনার প্রতিষ্ঠান বা দল হয়তো প্রস্তাবটি পাঠানোর আগে তা সংশোধন ও অনুমোদন করবে অথবা আপনি সরাসরি পাঠাতে পারেন।
- প্রস্তাবের বিষয়বস্তু এবং গঠন হয়তো কঠোরভাবে নিয়ন্ত্রিত হবে অথবা আপনি স্বাধীনভাবে নির্ধারণ করতে পারবেন।
- সর্বশেষে প্রস্তাবটি বিভিন্নভাবে মূল্যায়ন করা হতে পারে।
পাঠক
[সম্পাদনা]যখন আপনি একটি প্রস্তাব লিখছেন, আপনি নিজেকে, আপনার ধারণা এবং আপনার প্রতিষ্ঠানকে উপস্থাপন করছেন। আপনি পাঠকদের এমন কিছুতে বিনিয়োগ করতে বলছেন যা আপনি নিজে দিতে পারেন না। পাঠকরা প্রস্তাবটি সাবধানতার সাথে পর্যালোচনা করবে কারণ তাদের সম্পদ সীমিত এবং আপনার ধারণাটি যদি যথাযথ না হয় বা কার্যকর না মনে হয়, তারা তা গ্রহণ করবে না। যদি আপনার প্রস্তাব অন্যগুলোর সাথে প্রতিযোগিতা করে, তবে পাঠককে প্রতিটি মূল্যায়ন করে সেরা বেছে নিতে হবে।
মন্তব্য: যদি আপনার ব্যবসায়িক প্রস্তাব বিশ্বাসযোগ্য, শ্রদ্ধাশীল, অথবা ভালোভাবে লেখা না হয় তাহলে তা বিবেচনাও করা হবে না।
ব্যবসায়িক প্রস্তাব লেখা
[সম্পাদনা]ব্যবসায়িক প্রস্তাব গঠনতন্ত্র অনুযায়ী সাজানো হওয়া দরকার। ব্যবসায়িক প্রস্তাব লেখার অনেক পদ্ধতি রয়েছে। পাঠকের কাছে আপনি বিনিয়োগ চাইছেন কি না সে সিদ্ধান্ত গ্রহণ একটি গুরুত্বপূর্ণ দিক এবং প্রতিটি প্রস্তাবে তা থাকা উচিত। পাঠকের জন্য আপনার প্রস্তাবে বিনিয়োগ করা মানে তাদের সীমিত সম্পদ আপনাকে হস্তান্তর করা। তাই ব্যবসায়িক প্রস্তাব হওয়া উচিত সুনির্দিষ্ট এবং পাঠকের বিভিন্ন উদ্বেগ (যেমন অর্থ, সময়, স্থান ইত্যাদি) দূরকারী।
প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নাবলি
[সম্পাদনা]প্রস্তাব বিবেচনা করার সময় পাঠক সাধারণত তিনটি বিষয় জানতে চায়: সমস্যা, সমাধান এবং খরচ।
প্রস্তাবে উত্থাপিত সমস্যা, প্রয়োজন বা লক্ষ্য স্পষ্টভাবে উল্লেখ করা উচিত যেন পাঠক বুঝতে পারে কেন এটি লেখা হয়েছে এবং কেন এটি তাদের জন্য গুরুত্বপূর্ণ। একটি ভালোভাবে লেখা সমস্যা/প্রয়োজন/লক্ষ্য প্রস্তাবের স্বচ্ছতা বৃদ্ধি করে।
আপনি যদি একটি সমস্যা উত্থাপন করেন, তবে অবশ্যই উল্লেখ করুন আপনি তা কীভাবে সমাধান করবেন। পাঠক নিশ্চিত হতে চাইবে যে আপনার সমাধান কার্যকর হবে এবং বিনিয়োগের যোগ্য।
খরচও গুরুত্বপূর্ণ। পাঠক তাদের আর্থিক অবস্থা অনুসারে সমস্যা ও সমাধান বিবেচনা করে সিদ্ধান্ত নেবে। একটি ভালো প্রস্তাব শুধু খরচের কারণে ব্যর্থ হতে পারে।
যদি আপনি কোনো কাজ করার চুক্তি করলে সেক্ষেত্রে আপনার সক্ষমতাও বিবেচ্য। যদি আপনাকে অর্থ প্রদান করা হয় পাঠক নিশ্চিত হতে চাইবে যে আপনি পরিশ্রম করবেন।
রীতিনীতি সংক্রান্ত কৌশল
[সম্পাদনা]একটি ব্যবসায়িক প্রস্তাবের কাঠামো থাকা প্রয়োজন। সাধারণত দশটি বিষয় প্রস্তাবে অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। তবে প্রতিটি প্রস্তাবে অবশ্যই নিম্নলিখিত অংশগুলো থাকা উচিত:
ভূমিকা, সমস্যা, সমাধান এবং খরচ
একটি আদর্শ চিন্তার ধারা হিসেবে পাঠককে নিচের পথে পরিচালিত করা উচিত:
- ভূমিকা অংশে পাঠককে জানতে দেওয়া উচিত আপনি কী করতে চান।
- সমস্যাটি তুলে ধরতে হবে পাঠকের দৃষ্টিকোণ থেকে এবং বোঝাতে হবে এটি তাদের জন্য গুরুত্বপূর্ণ।
- সমস্যার সমাধানের কর্মপরিকল্পনা বা লক্ষ্য পাঠককে বিশ্বাস করাতে হবে যে এটি কার্যকর।
- পদ্ধতি, সময়সূচি, সম্পদ এবং যোগ্যতা উল্লেখ করে পাঠককে বুঝাতে হবে যে আপনি এই পরিকল্পনাটি সুষ্ঠুভাবে সম্পন্ন করতে সক্ষম।
- ব্যয় অতিক্রম করে লাভ কীভাবে বেশি হবে তা ব্যাখ্যা করলে পাঠক আশ্বস্ত হবে যে এটি যৌক্তিক।
এই চারটি বিভাগ অন্তর্ভুক্ত করলে আপনি পাঠককে একটি প্রভাবশালী যুক্তির মধ্য দিয়ে পরিচালিত করছেন যা আপনার প্রস্তাব বিবেচনার যোগ্যতা প্রমাণ করে। যদি আপনি প্রস্তাবটি বিভিন্ন অংশে ভাগ করেন তাহলে পাঠক গুরুত্বপূর্ণ অংশে মনোযোগ দিতে পারেন এবং অন্য অংশগুলো স্কিম করতে পারেন, ফলে এটি আরও কার্যকরী হয়।
সুপারস্ট্রাকচার
[সম্পাদনা]সুপারস্ট্রাকচার প্রস্তাব সংগঠিত করার উদ্দেশ্যে লেখকদের জন্য একটি কাঠামো প্রদান করে। এটি একটি নির্দেশিকা হিসেবে ব্যবহৃত হতে পারে, তবে লেখকদের বাধ্যতামূলকভাবে প্রতিটি উপাদান অন্তর্ভুক্ত করতে হবে না। বিভিন্ন বিভাগ একত্র করা যেতে পারে বা সংক্ষেপে উপস্থাপন করা যেতে পারে।
ভূমিকা
[সম্পাদনা]ভূমিকাতে আপনি যা ঘোষণা করছেন তাতে মনযোগ দিন। আপনি পুরো বিবরণ শুরুতেই দিতে চাইতে পারেন, তবে ভালো হয় যদি ভূমিকা সংক্ষিপ্ত হয় এবং পরে বিস্তারিতভাবে বিষয়টি ব্যাখ্যা করা হয়। এতে পাঠক একটি ধারণা পাবে এবং বারবার একই কথা বলা লাগবে না (প্রথমে বা পরে)।
সমস্যা
[সম্পাদনা]ভূমিকা দেওয়ার পর আপনাকে পাঠকদের সামনে এমন একটি সমস্যা, প্রয়োজন বা লক্ষ্য উপস্থাপন করতে হবে যা তাদের জন্য গুরুত্বপূর্ণ। পাঠকদের দৃষ্টিকোণ থেকে সমস্যাটিকে সংক্ষেপে তুলে ধরা জরুরি, অন্যথায় তারা মনে করতে পারেন এটি তাদের প্রভাবিত করে না এবং আগ্রহ হারাতে পারেন। সমস্যা বর্ণনা করতে কিছু গবেষণা প্রয়োজন হতে পারে। কখনো কখনো পাঠকরাই আপনাকে একটি সমস্যা সরবরাহ করতে পারেন (যেমন যখন কোনো প্রতিষ্ঠান আপনার কোম্পানিকে একটি চিঠি পাঠিয়ে সমস্যা এবং তা কীভাবে সমাধান করবেন বলে)। অন্য সময় পাঠকরা সমস্যাটি দেয় কিন্তু অস্পষ্টভাবে। আবার কখনো আপনাকেই নিজের হতাশা বা অসহায়তার ভিত্তিতে সমস্যা সংজ্ঞায়িত করতে হতে পারে। কোনো বিষয়কে সমস্যা বিবেচনা করার আগে সম্ভাব্য পাঠকের সঙ্গে আলোচনা করুন এটি ব্যবসায়িক প্রস্তাব লেখার মতো মূল্যবান কি না। ইতিবাচক প্রতিক্রিয়া পেলে আপনি প্রস্তাব চালিয়ে যাওয়ার উপযুক্ত কারণ পাবেন।
উদ্দেশ্য
[সম্পাদনা]সমস্যাটি বর্ণনা করার পর এবং সমাধান জানানোর পূর্বে পাঠককে বলুন সমাধানের লক্ষ্য কী। উদ্দেশ্যগুলো সমস্যা এবং সমাধানের মধ্যে সেতুবন্ধন তৈরি করে। উদ্দেশ্যগুলো সংক্ষিপ্ত বা তালিকার আকারে উপস্থাপন করুন এবং দেখান কিভাবে সমাধানের পদক্ষেপগুলো সমস্যার সমাধান করবে।
সমাধান
[সম্পাদনা]আপনি কীভাবে উপরে উল্লেখিত উদ্দেশ্যগুলো অর্জন করতে চান? আপনার সমাধান এর উত্তর হওয়া উচিত। এজন্য আপনাকে প্রতিটি উদ্দেশ্য স্পষ্টভাবে উল্লেখ করে প্রমাণ করতে হবে যে আপনার প্রস্তাবিত সমাধানই সেই লক্ষ্য অর্জনের সেরা উপায়। পাঠক যদি স্বচ্ছন্দেই বিষয়গুলো বুঝতে পারে, তখন এই ব্যাখ্যা কম প্রয়োজন হতে পারে (যেমন যখন পাঠকরা সহকর্মী এবং তারা কর্মক্ষেত্রের সমস্যা সম্পর্কে অবগত)।
সমাধান বর্ণনা করা কঠিন হতে পারে কারণ আপনি হয়তো বেশি প্রতিশ্রুতি দিতে পারেন যা বাস্তবায়ন করতে পারবেন না। তাই স্পষ্ট থাকা উত্তম (যেমন: প্রোগ্রামের সীমাবদ্ধতা, ক্ষমতা ইত্যাদি)। নিশ্চিত করুন যা আপনি সম্পাদন করার ব্যাপারে পাঠক সন্দিহান, তা 'সম্ভাবনা' হিসেবে উল্লেখ করা হয়েছে, 'প্রতিশ্রুতি' হিসেবে নয়।
পদ্ধতি
[সম্পাদনা]সমস্যার সমাধান প্রস্তাব করার পর পাঠকরা জানতে চাইবে আপনি সমাধান কার্যকর করতে কী ধাপ গ্রহণ করবেন। কীভাবে আপনি ফলাফল অর্জন করবেন? অধিকাংশ পাঠক নিম্নলিখিত বিষয়গুলো জানতে চায়:
- সুবিধাসমূহ
- সরঞ্জামাদি
- আপনার সময়সূচী
- আপনার যোগ্যতা
- প্রস্তাবিত প্রকল্প পরিচালনার পরিকল্পনা
কখনো কখনো পদ্ধতি ব্যাখ্যা করা অতিরিক্ত হতে পারে। যদি সবাই আপনার পদ্ধতি সম্পর্কে অবগত থাকে তাহলে বিস্তারিত ব্যাখ্যার প্রয়োজন হয় না। তবে নিশ্চিত হোন যে আপনি কী বলছেন পাঠকরা বুঝে, অন্যথায় ধরে নেবেন না তারা সবকিছু জানেন।
সম্পদসমূহ
[সম্পাদনা]যদি আপনার পরিকল্পনায় সরঞ্জাম, সুবিধা বা অন্য সম্পদের প্রয়োজন হয় তাহলে এই অংশটি অন্তর্ভুক্ত করতে হবে। পাঠকদের বলুন আপনার কী কী প্রয়োজন এবং কেন তা প্রয়োজন। যদি বিশেষ কোনো সম্পদের প্রয়োজন না হয় তাহলে এই অংশটি বাদ দিতে পারেন।
সময়সূচী
[সম্পাদনা]সময়সূচী পাঠকদের তিনটি জিনিস নিশ্চিত করে। প্রথমত, একটি নির্দিষ্ট সময়সীমা দেয় যাতে তারা জানে কখন চূড়ান্ত ফলাফল আশা করতে হবে। দ্বিতীয়ত, পাঠক সময়সূচী পর্যালোচনা করে তার বাস্তবায়নযোগ্যতা যাচাই করতে পারে। তৃতীয়ত, সময়সূচী প্রকল্পের অগ্রগতি পর্যবেক্ষণে সহায়ক।
সময়সূচীতে প্রকল্পের শেষ সময়সীমার পাশাপাশি খসড়া, সম্পদ এবং অন্যান্য তথ্য জমা দেওয়ার তারিখও অন্তর্ভুক্ত করা উচিত যা প্রকল্পের লক্ষ্য অর্জনে সহায়তা করে।
যোগ্যতা
[সম্পাদনা]যোগ্যতা অংশে আপনি এবং আপনার দলের সদস্যদের দক্ষতা ও অভিজ্ঞতা ব্যাখ্যা করতে পারেন। পাঠকের ওপর নির্ভর করে এই অংশ ছোট বা বড় হতে পারে। অন্যান্য ব্যবসায়িক নথির মত আপনার যোগ্যতা লিখতে সততার সঙ্গে লিখতে হবে। যদি মনে করেন আপনাকে নতুন কোনো প্রোগ্রাম শিখতে হবে, মনে রাখবেন অভিজ্ঞতা অর্জনে ব্যয়িত সময় ও অর্থ প্রকল্প সমাপ্তিতে বিলম্ব ঘটাতে পারে।
পরিচালনা
[সম্পাদনা]একটি প্রকল্পের সাফল্য নির্ভর করে তার পরিচালনা টিমের উপর এবং পাঠকগণ ইমপ্রেস হবেন যদি আপনি আপনার প্রকল্প পরিচালনার কাঠামো প্রস্তাবনায় বর্ণনা করতে পারেন। আপনার দলের প্রত্যেক সদস্যকে চিহ্নিত করে এবং তাদের কাজ ও দায়িত্ব ব্যাখ্যা করে আপনি কাজ সমন্বয় করতে পারবেন। প্রত্যেকের জানা গুরুত্বপূর্ণ যে তারা কি কাজ করবে যাতে প্রকল্পের পরবর্তী ধাপে নেতৃত্ব এবং সময় ব্যবস্থাপনায় সমস্যা না হয়।
খরচ
[সম্পাদনা]যেহেতু পাঠকরা তাদের অর্থ ও সময় বিনিয়োগ করছেন তাই প্রকল্পের মোট খরচ জানা জরুরি। একটি বাজেট বিবৃতি খরচ সংগঠনে সহায়ক, তবে আপনাকে এবং আপনার দলের সদস্যদের প্রকল্পে ব্যয়িত সময়ও বিবেচনা করতে হবে। এছাড়া প্রকল্প কতটুকু টাকা সাশ্রয় করবে তাও উল্লেখ করতে পারেন যা পাঠকদের জন্য আকর্ষণীয় হবে।
নকশা
[সম্পাদনা]বিশ্বাস করুন বা না করুন, ব্যবসায়িক প্রস্তাব লেখার সময় নকশা গুরুত্বপূর্ণ। প্রস্তাবটি পাঠকদের কাছে আকর্ষণীয় করে তোলা জরুরি। যদি পাঠক দুইটি প্রস্তাব দেখে এবং একটিতে গ্রাফিক্স ও রঙিন কভার পেজ আর অন্যটিতে শুধু লেখা থাকে, আপনি কী মনে করেন তারা কোনটি প্রথমে পড়বে?
পরিমার্জনের চেকলিস্ট
[সম্পাদনা]এখন যেহেতু আপনি প্রয়োজনীয় তথ্য জানেন, একটি চেকলিস্ট প্রস্তুত করুন যাতে সবকিছু অন্তর্ভুক্ত আছে এবং গুরুত্বপূর্ণ কিছু বাদ না পড়ে।
ভূমিকা
- এটি কি উদ্দেশ্য স্পষ্টভাবে উল্লেখ করে?
- এটি কি যথেষ্ট পটভূমি তথ্য দেয়?
- এটি কি প্রস্তাবের বাকি অংশের পূর্বাভাস দেয়, যাতে পাঠক সহজে বুঝতে পারে?
সমস্যা
- এটি কি প্রস্তাবিত কর্মের প্রয়োজন বা লক্ষ্য ব্যাখ্যা করে?
- এটি কি পাঠককে বোঝাতে পারে যে সমস্যা তাদের জন্য গুরুত্বপূর্ণ?
উদ্দেশ্য
- আপনার উদ্দেশ্য কি সরাসরি সমস্যার সঙ্গে সম্পর্কিত?
- আপনি কি সেগুলো সমাধানে না গিয়ে উপস্থাপন করতে পারেন?
সমাধান
- বর্ণনা করার সময় কি এটি বোধগম্য?
- প্রস্তাব কি নিশ্চিত করে যে এটি উদ্দেশ্য অর্জন করবে?
- এটি কি প্রমাণ করে যে এটি উদ্দেশ্য অর্জনের সবচেয়ে পছন্দনীয় পদ্ধতি?
- এটি কি শুধুমাত্র আপনার ও দলের সদস্যদের পূরণযোগ্য প্রতিশ্রুতি দেয় বলে আপনাদের সুরক্ষা প্রদান করে?
পদ্ধতি
- পদ্ধতির ধাপগুলো কি স্পষ্টভাবে বর্ণিত?
- এটি কি পাঠকদের মনে করাতে সক্ষম যে এটি কার্যকর হবে?
সম্পদসমূহ
- আপনি কি পাঠকদের বোঝাতে পারেন যে আপনার কাছে বা আপনি সম্পদগুলো পেতে সক্ষম?
- আপনি কি সমস্ত সম্পদ স্পষ্টভাবে চিহ্নিত করতে পারছেন, যা আপনাকে ও নিয়োগকর্তাকে সুরক্ষা দিবে?
সময়সূচী
- এটি কি কখন প্রকল্প শেষ হবে তা বলে?
- আপনার কাজ কি যুক্তিসঙ্গতভাবে নির্ধারিত?
- সময়সূচী কি স্পষ্টভাবে বলে আপনি কী করতে হবে সময়মতো কাজ শেষ করতে, যা আপনাকে ও নিয়োগকর্তাকে সুরক্ষা দেয়?
- আপনি কি একটি সময়সূচী চার্ট অন্তর্ভুক্ত করেছেন (যদি প্রস্তাবকে আরো প্ররোচিত করে)?
যোগ্যতা
- আপনি কি পাঠকদের বোঝাতে পারছেন যে আপনি প্রকল্প সফলভাবে শেষ করতে সক্ষম?
পরিচালনা
- আপনি কি পাঠকদের বোঝাতে পারবেন যে আপনার দল কার্যকরভাবে সংগঠিত?
- আপনি কি একটি সাংগঠনিক চার্ট অন্তর্ভুক্ত করেছেন, যা দলের সদস্যদের স্তর ও দায়িত্ব প্রদর্শন করে?
খরচ
- আপনি কি সব খরচ উপস্থাপন করেছেন?
- সেগুলো কি যুক্তিযুক্ত?
- আপনি কি সমস্ত খরচ অন্তর্ভুক্ত করেছেন, যা আপনাকে ও নিয়োগকর্তাকে সুরক্ষা দেয়?
- আপনার কি বাজেট টেবিল আছে?
উপসংহার
- আপনার কি সমস্ত মূল পয়েন্ট সংক্ষেপে উপস্থাপন করেছেন?
- আপনি কি ইতিবাচক টীকা দিয়ে প্রস্তাব শেষ করেছেন?