পেশাদার ও কারিগরি লেখনী/প্রশ্নোত্তর

প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নাবলী

একটি ব্যবসায়িক নথি / প্রস্তাব তৈরি করার সময় আপনি কিভাবে আপনার পাঠকের মনোযোগ আকর্ষণ করবেন এবং তাদের বোঝাবেন যে আপনি যা লিখছেন তা তাদের জন্য উপকারী?

• আপনার বিষয়বস্তু ব্যাখ্যা করার সময় খুব সরাসরি এবং স্পষ্ট থাকুন।
• অস্পষ্ট, বর্ণনামূলক নয় এমন বাক্য এড়িয়ে চলুন।
• স্পষ্টভাবে বলুন এবং প্রথমে আপনার বিষয়বস্তু বর্ণনা করুন।
• তারপর জানান যে তাঁরা যা পড়ছেন সেগুলিতে, পাঠক হিসেবে তাঁদের জন্য অনেক সুবিধা রয়েছে। (সুবিধাগুলি বর্ণনা করুন)।
• আপনার পাঠকের দৃষ্টিকোণ থেকে লিখতে ভুলবেন না। মনে করুন যেন আপনিই পাঠক, তাহলে এই প্রস্তাবনায় আপনি কী দেখতে চান?

মনে রাখবেন যে লেখকরা তাঁদের প্রস্তাব / নথি উপস্থাপন করার সময় প্রধান যে ভুলটি করেন তা হল ধরে নেওয়া যে পাঠকরা আপনার উপস্থাপিত তথ্যের মূল্য বোঝেন। (পল ভি. অ্যান্ডারসন, টেকনিক্যাল কমিউনিকেশন, এ রিডার-সেন্টার্ড অ্যাপ্রোচ)। এই ত্রুটি এড়াতে, নিজেকে পাঠকের অবস্থানে রাখুন এবং নিশ্চিত করুন যে আপনি আপনার বিষয়ের মূল্য ব্যাখ্যা করেছেন এবং আপনার সমস্ত মূল বিষয়গুলি পূরণ হচ্ছে।

'প্রস্তাবনা'

আপনার প্রস্তাব তৈরি করার সময়, আপনি কিভাবে নিশ্চিত হতে পারবেন যে আপনি আপনার পণ্য বিক্রির জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত তথ্য অন্তর্ভুক্ত করেছেন?

পল ভি. অ্যান্ডারসনের লেখা "টেকনিক্যাল কমিউনিকেশন, এ রিডার-সেন্টার্ড অ্যাপ্রোচ" বইটিতে, আপনার প্রস্তাবে অন্তর্ভুক্ত করার জন্য গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলির একটি তালিকা তৈরি করা আছে। আপনার প্রস্তাব কতটা ভালো ভাবে গৃহীত হবে তা নির্ধারণ করতে পারে নিম্নলিখিত মূল বিষয়গুলি।

• ভূমিকা প্রদান
• কঠিন বিষয়টির পরিচয় করিয়ে দেওয়া
• উদ্দেশ্যকে তুলে ধরা
• সমাধানের প্রস্তাব করা
• একটি পদ্ধতি তৈরি করা
• প্রয়োজনীয় সকল সংস্থান চিহ্নিত করা
• নির্ধারিত অন্তিম তিথির একটি সময়সূচী তৈরি করা
• আপনার যোগ্যতা সকলের সামনে তুলে ধরা
• আপনার ব্যবস্থাপনা দক্ষতা আছে তা দেখানো
• সকল খরচের ব্যাখ্যা দেওয়া
• আপনার ধারণা বা পরিকল্পনা লাভজনক হতে পারে তা দেখান

ইতিবাচক বনাম নেতিবাচক

ব্যবসায়িক চিঠি লেখার সময় আরও ইতিবাচক অথবা আরও নেতিবাচক শব্দের মধ্যে কোনটি ব্যবহার করা উচিত?

• সাধারণত মানুষ নেতিবাচক শব্দের পরিবর্তে ইতিবাচক শব্দের প্রতি সাড়া দেয়। শব্দ যথেষ্ট শক্তিশালী এবং কি উপায়ে সেগুলি উপস্থাপন করা হবে তার ওপর নির্ভর করে একজনের লেখা চিঠি পড়ে পাঠক কিভাবে প্রভাবিত হবেন এবং কিভাবে তাঁর প্রতিক্রিয়া জানাবেন। ইতিবাচক শব্দচয়ন পাঠককে প্ররোচিত করতে পারে আপনার চিঠিতে যা বোঝানোর চেষ্টা করা হচ্ছে তা মেনে নিতে। বিপরীতে, নেতিবাচক শব্দ আপনার ব্যবসায়িক চিঠির মূল বিষয়গুলির প্রতি বাধা সৃষ্টি করতে পারে এবং প্রতিরোধ তৈরি করতে পারে। ইতিবাচক বনাম নেতিবাচক লেখার প্রভাব অন্যান্য ধরণের ব্যবসায়িক লেখার ক্ষেত্রেও দেখা যায়। আপনার উদ্দেশ্য পূরণকে প্রচার করার জন্য লেখার সময় ইতিবাচক পদ্ধতিতে লেখা একটি ভালো নিয়ম।

আপনার ব্যবসায়িক চিঠিতে যদি নেতিবাচক শব্দ ব্যবহার করতে হয় তাহলে কি হবে?

• পারডুর পেঁচা (পারডু বিশ্ববিদ্যালয়ের অনলাইন রাইটিং ল্যাব; পারডু ওডব্লিউএল) বলছে: যখন আপনার নেতিবাচক তথ্য উপস্থাপন করার প্রয়োজন হয়, তখন নেতিবাচক তথ্যের উপর ইতিবাচক ছবি চাপিয়ে এর প্রভাব কমিয়ে দিন।

পারডুর পেঁচা নেতিবাচক তথ্য অন্তর্ভুক্ত করার ক্ষেত্রে নিম্নলিখিত বিষয়গুলির উপর জোর দেয়।

• কোন জিনিস কি নয় সেটি প্রচারের বদলে সেটি কি তার ওপর জোর দিন।
• কোম্পানি বা পণ্য কি করতে পারে এবং করবে তার ওপর বেশি জোর দিন, কি করতে পারবেনা তা বলার প্রয়োজন নেই।
• ক্ষমা চাওয়া বা ব্যাখ্যা দেওয়ার চেয়ে কাজের কথা দিয়ে শুরু করুন।
• অপ্রীতিকর তথ্য প্রকাশ করে এমন শব্দ এড়িয়ে চলুন।
• নেতিবাচক বিষয়কে ইতিবাচক করে তুলুন।

কোন শব্দ ব্যবহার করবেন

আপনার ব্যবসায়িক নথি, স্মারকলিপি, বা প্রস্তাব লেখার সময়, আপনি কিভাবে বুঝবেন আপনি যে শব্দগুলি ব্যবহার করছেন তা খুব বেশি বর্ণনামূলক কিনা?

• প্রথম যে জিনিস আপনি কখনই অন্তর্ভুক্ত করবেন না, তা হল ছোট বাক্যাংশের অতিরিক্ত শব্দগুচ্ছ, যেগুলি একসাথে একই মানে বোঝায়। সংক্ষিপ্ত বাক্যাংশের একটি উদাহরণ হলো 'করার জন্য' (In order to), যেখানে শুধু 'করতে' (to) বললেই যথেষ্ট হতো [He studies hard in order to pass the exam এবং He studies hard to pass the exam - এই দুটিরই অর্থ বোঝাচ্ছে সে পরীক্ষায় পাশ করার জন্য কঠোর পড়াশোনা করে]। যদি আপনি একটি ইংরেজি প্রবন্ধ লেখেন, তাহলে ছোট বাক্যাংশের ব্যবহার সঙ্গত, কিন্তু একটি পেশাদার ব্যবসায়িক নথির জন্য সেই বাক্যাংশটি শব্দবহুল এবং অপ্রয়োজনীয়। অপ্রয়োজনীয় বাক্যাংশের ব্যবহার পরিহার করাই হল সোজা এবং মূল কথা।
• এরপর, -ly দিয়ে শেষ হওয়া শব্দের ব্যবহার অপ্রয়োজনীয়, এটি এবং নথিকে শব্দবহুল করে তোলে [You can do it on hourly basis এবং You can do it per hour - দুটিরই অর্থ তুমি প্রতি ঘন্টায় এটা করতে পারো]। আবারও বলছি, এটা সরাসরি মূল বিষয়ে পৌঁছোনো নয়।
• আরেকটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হলো "খুব", "তাই" বা "সত্যিই" শব্দগুলো ব্যবহার করা যাবে না। এগুলো অপ্রয়োজনীয় এবং নথিতে অন্তর্ভুক্ত করার প্রয়োজন নেই।
• পরিশেষে, অতিরিক্ত বর্ণনামূলক হওয়া আপনার ক্ষতি করতে পারে। ব্যবসায়িক জগতে সবকিছু দ্রুত গতিতে হয়। কর্মচারী, ক্লায়েন্ট ইত্যাদির কাছে লম্বা নথি পড়ার সময় থাকে না। কম লেখা ভালো হতে পারে এবং আপনার ব্যবসার নথি, স্মারকলিপি বা প্রস্তাব লেখার সময় সরাসরি মূল বিষয়গুলিতে পৌঁছানো সাফল্যের একটি বড় অংশ। আপনার পাঠককে আপনার নথিটি পড়তে আগ্রহী করে তুলুন এবং তিনি যেন কখনও মনে না করেন যে সময়ের অপচয় হচ্ছে।

ব্যবসায়িক লেখা বনাম শিক্ষা সংক্রান্ত লেখা

কারিগরি লেখা শিক্ষা সংক্রান্ত লেখার চেয়ে কিভাবে আলাদা?

কারিগরি লেখা হল সংক্ষিপ্ত, অর্থবহ এবং মূল বিষয় সম্বন্ধে লেখা। শিক্ষা সংক্রান্ত লেখা দীর্ঘ হয় এবং সেখানে যথাযথ ব্যাকরণ কৌশল ব্যবহার করা হয়। ব্যবসায়, যতক্ষণ পর্যন্ত সবকিছুর অর্থ বোঝা যাচ্ছে, ততক্ষণ ভুল ব্যাকরণ ব্যবহার করলেও চলবে। উদাহরণস্বরূপ, ব্যবসায়িক ক্ষেত্রে একটি বাক্যকে একটি অব্যয় দিয়ে শেষ করা চলে। ব্যবসায়িক লেখার সময়, নথিটি যত ছোট হবে (যতক্ষণ পর্যন্ত এতে সঠিক তথ্য থাকছে) ততই ভালো। এছাড়াও ব্যবসায়ে, নথিটি সহজে ও দ্রুত পড়ার উপযোগী করতে যত বেশি চার্ট, গ্রাফ এবং ছবি ব্যবহার করা যায়, তা তত বেশি কার্যকর হয়।

উপযুক্ত কারিগরি লেখার কিছু উদাহরণ কি কি?

• সংক্ষিপ্ত বিবরণ
• মেমো বা সংক্ষিপ্ত লিখিত মন্তব্য
• নির্দেশনা
• ব্যবসায়িক প্রস্তাবনা
• বিপণন পরিকল্পনা
• রূপরেখা
• প্রাসঙ্গিক পরিচিতিপত্র বা কভার লেটার
• ই-মেইল
• সম্ভাব্যতা অধ্যয়ন

মেমো

একটি মেমো লেখার সময়, এটির বিন্যাস কেমন হওয়া উচিত? এটি কত পৃষ্ঠার হওয়া উচিত? কোন মূল বিষয়গুলি অন্তর্ভুক্ত করা উচিত?

• মেমোগুলো সবসময় একটি নির্দিষ্ট কাঠামো বা টেমপ্লেটের মধ্যে রাখতে হবে যাতে শৃঙ্খলা বজায় থাকে।
• সাধারণত মেমো লেখার সময় আপনি চান এটি যেন মাত্র এক পৃষ্ঠায় সীমাবদ্ধ থাকে, যাতে কেবল মূল বিষয়গুলোই উপস্থাপিত হয়। তবে কখনও কখনও আপনাকে একটি দীর্ঘ মেমো লিখতে বলা হতে পারে। যতক্ষণ পর্যন্ত সমস্ত বিষয়বস্তু আপনার প্রকল্পের সাথে সম্পর্কিত এবং গুরুত্বপূর্ণ ততক্ষণ পর্যন্ত সেটি ঠিক আছে।
• সাধারণত, মূল বিষয়গুলির মধ্যে থাকে তারিখ, সময়, নির্দিষ্ট সময়সীমা, অথবা আপনি কি নিয়ে কাজ করছেন তার সারসংক্ষেপ।
• নির্দিষ্ট, তথ্যসম্পূর্ণ বিষয় অন্তর্ভুক্ত করবেন যাতে পাঠক জানতে পারেন মেমোটি কি সম্পর্কে।
• একটি মেমো আইনি নথি হিসেবে ব্যবহৃত হতে পারে এবং এটি আপনাকে সমস্যায় ফেলতে পারে, তাই নিশ্চিত হোন যে আপনি সঠিক তথ্য ও তারিখ উল্লেখ করেছেন, যাতে এটি ভবিষ্যতে আপনার ক্ষতি না করে।
• সংগঠিত ও সুশৃঙ্খল থাকার জন্য মেমোতে প্রায়ই শিরোনাম ব্যবহার করা হয়।

পুনঃপরীক্ষা

আপনার নথি সংশোধন করার সময়, আপনি কিভাবে সিদ্ধান্ত নেবেন যে কোন পরিবর্তনগুলি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ?

টেকনিক্যাল কমিউনিকেশন পাঠ্যপুস্তকে বলা হয়েছে আপনার নথিতে নিম্নলিখিত বিষয় থাকা উচিত:

• যথার্থতা
• ধারাবাহিকতা
• সামঞ্জস্য
• আকর্ষণীয়তা

পুনঃপরীক্ষা শুরু করার আগে, চূড়ান্ত সংশোধন না হওয়া পর্যন্ত যান্ত্রিক সংশোধন (যেমন বানান, বিরামচিহ্ন, ব্যাকরণ) স্থগিত রাখা গুরুত্বপূর্ণ। মনে রাখবেন, নথি লেখার সময় সঠিক বিষয়বস্তুতে থাকাই ভালো। ঘটতে পারে এমন সম্ভাব্য যান্ত্রিক ত্রুটিগুলি এর মাধ্যমে দূর হবে। পরিশেষে, আপনার নথি উন্নতি করার সময়, সংশোধনগুলির জন্য এই তালিকাটি অনুসরণ করুন যা পাঠ্যপুস্তক টেকনিক্যাল কমিউনিকেশন দ্বারা প্রমাণিত:

• আগে খেয়াল না করা গুরুত্বপূর্ণ তথ্য যোগ করা
• ভুল বানান সংশোধন করা
• ব্যাকরণের স্পষ্ট ভুলগুলি ঠিক করা
• প্রধান সাংগঠনিক সমস্যার সমাধান করা
• অনুপস্থিত প্রয়োজনীয় বিষয়ের বাক্য যুক্ত করা
• জটিল কিন্তু বোধগম্য বাক্য সংশোধন করা
• ব্যাকরণের কম স্পষ্ট সমস্যাগুলি সংশোধন করা

সংগঠন

আপনার ব্যবসায়িক চিঠি লেখার আগে আপনি কিভাবে আপনার তথ্য সংগঠিত করতে পারেন?

টেকনিক্যাল কমিউনিকেশন-এর লেখা অনুসারে, একজন লেখকের প্রথমে উচিত:

• শ্রেণীবদ্ধ করা
• উদ্দেশ্য বর্ণনা কর
• প্রক্রিয়াটি ব্যাখ্যা কর
• প্রতিযোগীদের দেখানো
• কারণ এবং প্রভাব
• সমস্যা এবং সমাধান
• সমাধানের সংমিশ্রণ

এটি যোগাযোগকে শক্তিশালী করতে সাহায্য করতে পারে এবং আপনি যে মূল বিষয়গুলিতে মনোযোগ দিচ্ছেন আপনার পাঠকদের তা সনাক্ত করতে সাহায্য করতে পারে, তা সে মেমো, প্রস্তাব, ব্যবসায়িক চিঠি, অথবা অন্য যে কোনও নথি হোক না কেন। তথ্য সংগঠনের সময় মনে রাখতে হবে, সমস্ত তথ্যের একটি নির্দিষ্ট স্থান থাকে এবং সেই তথ্য শুধুমাত্র সেই একটিমাত্র স্থানেই থাকা উচিত (টেকনিক্যাল কমিউনিকেশন)। তথ্য কোথায় পাওয়া যাবে, তা বোঝাতে আলাদা আলাদা অংশ তৈরি করে তাদের জন্য শিরোনাম এবং উপশিরোনাম ব্যবহার করা যায়। যদি আপনি আগে থেকে গুছিয়ে রেখে থাকেন তবে এটি নথি লেখাকে আরও সহজ করে তোলে। আপনার লেখার মধ্যে একই জিনিসের পুনরাবৃত্তি বিরক্তিকর হতে পারে এবং পাঠকের আগ্রহ হারিয়ে যেতে পারে। এজন্য আপনার সমস্ত তথ্য শ্রেণীবদ্ধ করা গুরুত্বপূর্ণ। এটি আপনার মেমো, প্রস্তাব, ব্যবসায়িক চিঠি, সম্ভাব্যতা অধ্যয়ন, বা অন্যান্য ব্যবসায়িক নথির মূল বিষয়গুলির ইতিবাচক ফলাফল নিশ্চিত করতে পারে।

সম্ভাব্যতা অধ্যয়ন

সম্ভাব্যতা অধ্যয়নের গুরুত্ব কী?

• টেকনিক্যাল কমিউনিকেশন নামক পাঠ্যপুস্তকে সম্ভাব্যতা অধ্যয়নকে কোন পদক্ষেপ গ্রহণের ব্যবহারিকতা এবং আকাঙ্ক্ষার মূল্যায়ন হিসাবে সংজ্ঞায়িত করা হয়েছে।
• সম্ভাব্যতা অধ্যয়নগুলি ভবিষ্যতের বিনিয়োগকারীদের কোন পদক্ষেপ নিতে হবে বা কোন পণ্যে বিনিয়োগ করতে হবে তা সিদ্ধান্ত নিতে সহায়তা করার জন্য তৈরি করা হয়েছে।

আপনি যাদের জন্য উপস্থাপনা করছেন তাদের জন্য সুসংগঠিত সম্ভাব্যতা অধ্যয়ন একটি গুরুত্বপূর্ণ কাঠামো হিসেবে কাজ করে। এটি আপনার তথ্য উপস্থাপনের একটি কার্যকর উপায় প্রদান করে। পল ভি. অ্যান্ডারসনের লেখা আমাদের পাঠ্যপুস্তক টেকনিক্যাল কমিউনিকেশন, আমাদের জন্য একটি রূপরেখা প্রদান করে যাতে আমরা দক্ষতার সাথে একটি সম্ভাব্যতা অধ্যয়ন তৈরি করতে পারি।

একটি সম্ভাব্যতা প্রতিবেদনের উপরিকাঠামো কী?

• ভূমিকা
• নির্ণায়ক
• পদ্ধতি
• বিকল্পের সাধারণ পর্যালোচনা
• মূল্যায়ন
• উপসংহার
• সুপারিশ

একটি সম্ভাব্যতা প্রতিবেদন প্রস্তুতের গুরুত্বপূর্ণ পরামর্শ কী কী?

• এই প্রতিবেদন তৈরিতে কোনও হ্রস্বতর পথ নেবেন না, কারণ এটি বিনিয়োগকারীদের আকৃষ্ট করার জন্য তৈরি হচ্ছে।
• কি প্রত্যাশা করা হচ্ছে তা আরও ভালোভাবে বুঝতে সম্ভাব্যতা প্রতিবেদনের উদাহরণগুলি পড়ুন।
• সম্ভাব্য বিনিয়োগকারী বা অনুদান প্রদানকারী সংস্থাগুলিকে জিজ্ঞাসা করুন যে সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য তাদের কি কি তথ্য প্রয়োজন এবং তারপরে আপনার সম্ভাব্যতা অধ্যয়নে তা অন্তর্ভুক্ত করুন।
• আপনার পূর্বাভাসে বাস্তববাদী হোন, কারণ বিনিয়োগকারীরা বাড়িয়ে বলা আর্থিক পূর্বাভাস সম্পর্কে সতর্ক থাকতে পারেন।
• আপনার প্রস্তুতিপর্বের কাজ করুন। সংখ্যাগুলি নিজে থেকে বানিয়ে ফেলবেন না, কারণ আপনার বিনিয়োগকারীরা সম্ভবত নিজেরাও গবেষণা করবেন এবং যদি সংখ্যাগুলি কাছাকাছি না হয়, তাহলে তাঁরা আপনার ব্যবসা পরিচালনার ক্ষমতা নিয়ে প্রশ্ন তুলবেন।
• প্রস্তুত থাকুন, আপনার বিনিয়োগকারীদের জন্য আপনি কি ধরণের প্রস্তুতি নিচ্ছেন তার উদাহরণ দিন, চাক্ষুষ উপকরণের মাধ্যমে আপনার দৃষ্টিভঙ্গি স্পষ্টভাবে দেখতে তাদের সাহায্য করবে।

নথি প্রস্তুতকরণ সফটওয়্যার

অভিজ্ঞতা ভিত্তিক সাধারণ নিয়ম

1. পেশাদার চেহারা এবং অনুভূতির জন্য ১ ইঞ্চি মার্জিন ব্যবহার করে নথি বিন্যস্ত করুন। যদি নথির বাম দিকে বাঁধাই করা হয়, তাহলে বাম মার্জিনটি ১.২৫ ইঞ্চিতে পরিবর্তিত করুন।
2. অনুচ্ছেদ, গ্রাফিক্স ইত্যাদির মধ্যে কখনও অতিরিক্ত জায়গা রাখবেন না।
3. নথিটি সংগঠিত করার উদ্দেশ্যে তথ্যের জন্য হেডার এবং ফুটার টুল ব্যবহার করুন। যদি এগুলি আলাদাও হয়ে যায় তবুও এদের সহজেই পুনর্গঠিত করা যেতে পারে।
4. পাঠককে প্রয়োজনীয় তথ্য খুঁজে পেতে সাহায্য করার উদ্দেশ্যে, সব প্রতিবেদনের ক্ষেত্রে, তথ্যগুলিকে সহজেই বিভাগগুলিতে সংগঠিত করার জন্য একটি সূচিপত্র ব্যবহার করুন।
5. পাঠ্য অংশের জন্য কখনই ১২ পয়েন্টের বেশি ফন্ট সাইজ ব্যবহার করবেন না এবং ১০ পয়েন্টের নিচে যাওয়া এড়িয়ে চলবেন।
6. পেশাদার দেখানোর জন্য একক স্পেস ব্যবহার করুন (শুধুমাত্র তখনই ডাবল স্পেস দিন, যদি অধ্যাপক বা ব্যবসায়িক নির্দেশনায় তা বলা থাকে)।

Main Page