পেশাদার ও কারিগরি লেখনী/প্রতিবেদন

ব্যবসায়িক প্রতিবেদন ও প্রস্তাব রচনা

ব্যবসায়িক প্রতিবেদন একটি প্রতিষ্ঠানের সাফল্য ও ভবিষ্যৎ পরিকল্পনা অন্যান্য প্রতিষ্ঠান ও বিনিয়োগকারীদের কাছে উপস্থাপনের মাধ্যম হিসেবে ব্যবহৃত হয়। অতএব, ব্যবসায়িক প্রতিবেদন প্রত্যেক প্রতিষ্ঠানের জন্য অপরিহার্য। সাধারণত, একটি ব্যবসায়িক প্রতিবেদন একটি আনুষ্ঠানিক ভূমিকাসহ শুরু হয় যেখানে একটি সমস্যা উপস্থাপন করা হয় যেটি প্রতিষ্ঠানটি সমাধান করতে চায়। এরপর প্রতিবেদনের মূল অংশে উক্ত সমস্যার সমাধানে ব্যবহৃত তথ্য ও অনুমান উপস্থাপন করা হয়। উপসংহারে সকল খুঁটিনাটি সংযুক্ত করে ভবিষ্যতের জন্য নির্ধারিত লক্ষ্য উপস্থাপন করা হয়।

ব্যবসায়িক প্রতিবেদন লেখার কৌশল

একটি ব্যবসায়িক প্রতিবেদন লেখার সময় নিম্নলিখিত বিষয়গুলো মনে রাখা গুরুত্বপূর্ণ:

• যাঁরা প্রতিবেদনটি পড়বেন, সেই পাঠকগোষ্ঠীকে চেনা।
• একটি পেশাদার ও নিরপেক্ষ ব্যবসায়িক ভাষা ব্যবহার করা।
• আপনার বক্তব্য প্রমাণ করতে যথার্থ তথ্য সংযোজন করা।
• এই তথ্যসমূহ সহজবোধ্য চিত্র ও তালিকার মাধ্যমে উপস্থাপন করা।
• প্রতিবেদনটি সুসংগঠিত ও সহজপাঠ্যভাবে সাজানো।

পাঠকগোষ্ঠী

প্রতিবেদনের পাঠকগোষ্ঠী লেখার প্রক্রিয়ার প্রাথমিক পর্যায়েই নির্ধারণ করা উচিত। পাঠকের পটভূমি, জ্ঞান ও তথ্যের প্রয়োজনীয়তা চিহ্নিত করা না গেলে প্রতিবেদন কার্যকর হবে না। পাঠকের কেন এই তথ্যের প্রয়োজন, সেই প্রশ্নটিও শুরুতেই পরিষ্কার করা দরকার। এই প্রশ্নগুলোর উত্তর আগেই নির্ধারণ করলে লেখক পাঠকের সম্ভাব্য প্রশ্নগুলো অনুমান করতে সক্ষম হবেন।

উদ্দেশ্য

প্রতিবেদন এমনভাবে তৈরি করতে হবে যেন তা পাঠকের আগ্রহ ধরে রাখে। এজন্য সামগ্রিক বিন্যাসে যত্নশীল হতে হবে। যথেষ্ট পরিমাণে তথ্য থাকলে প্রতিবেদন বিশ্বাসযোগ্য হয়, তবে অতিরিক্ত কারিগরি শব্দ ব্যবহার করলে তা প্রথম পাতায়ই পাঠককে বিরক্ত করতে পারে। মাঝেমধ্যে চার্ট, গ্রাফ ও ছবি সংযোজন করলে তা পাঠকের মনোযোগ ধরে রাখতে সাহায্য করে।

প্রতিবেদন শুরুতে একটি দৃষ্টিনন্দন ছবি বা প্রশ্ন ব্যবহার করাটা উপকারী হতে পারে। এটি পাঠককে আগ্রহী করে তোলে পরবর্তী অংশ পড়ার জন্য। এরপর সুনির্দিষ্ট তথ্য উপস্থাপন করতে হবে। যদি সম্ভব হয়, পাঠকের উদ্দেশ্যে প্রশ্ন ছুড়ে দিন। এটি পাঠককে আরও সম্পৃক্ত করে এবং আগ্রহ বজায় রাখে। ব্যবসায়িক প্রতিবেদন এমনভাবে লেখা উচিত যেন পাঠকের প্রতিষ্ঠান সম্পর্কে সামান্যই ধারণা আছে। প্রতিবেদনটি একটি সুনির্দিষ্ট বার্তা বহন করতে হবে যাতে ভুল ব্যাখ্যার সম্ভাবনা না থাকে।

চিত্র-উপস্থাপনা

প্রতিবেদনে চিত্র অন্তর্ভুক্ত করা জরুরি। চিত্র পাঠকের কাছে তথ্যের একটি দৃশ্যমান উপস্থাপন যা সহজে বোধগম্য। বেশিরভাগ কর্মক্ষেত্রে পাঠক ব্যস্ত পেশাজীবী হন, যাঁদের সময় সীমিত। তাই চিত্রের মাধ্যমে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য দ্রুত উপস্থাপন করা যায়। পাঠকের দৃষ্টিকোণ বিবেচনা করে চিত্র তৈরি করতে হবে। নিচে কিছু চিত্রের ধরন তুলে ধরা হলো:

• পাই চার্ট: সম্পূর্ণ একটি তথ্যকে বিভিন্ন ভাগে ভাগ করে প্রদর্শন করতে কার্যকর। যেমন—প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন বিভাগ থেকে কত শতাংশ ব্যয় হয়েছে তা বোঝাতে।

• বার গ্রাফ: বিভিন্ন উপাদানের পরিমাণ বা ঘটনার পুনরাবৃত্তি দেখাতে ব্যবহৃত হয়।

• ট্রেন্ড গ্রাফ: সময়ের সাথে তথ্য কীভাবে পরিবর্তিত হয়েছে তা দেখাতে ব্যবহৃত হয়। একে X/Y স্ক্যাটার প্লটও বলা হয়।

• ছবি: যেকোনো বিষয় ব্যাখ্যার ক্ষেত্রে ছবির ব্যবহার সহায়ক। নির্দেশনামূলক প্রতিবেদনেও ছবির ব্যবহার প্রতিবেদনকে আকর্ষণীয় করে তোলে।

যদিও চিত্র প্রতিবেদনকে শক্তিশালী করে, তা সব ক্ষেত্রে উপযুক্ত নাও হতে পারে। যদি প্রাসঙ্গিক না হয়, তাহলে জোরপূর্বক কোনো চিত্র সংযোজন করা উচিত নয়। এতে প্রতিবেদন অগোছালো হয় এবং বিশ্বাসযোগ্যতা নষ্ট হয়। যে চিত্র ব্যবহার করা হবে তা যেন নির্ধারিত বার্তা ও তথ্য ঠিকভাবে উপস্থাপন করে তা নিশ্চিত করতে হবে।

তথ্যভিত্তিক বিশদ বিবরণ

একটি ভালো প্রতিবেদন যথাযথ তথ্য উপস্থাপন করে, যা প্রতিবেদনের উদ্দেশ্যকে সমর্থন করে। পাঠক কারা, তা বিবেচনা করে তথ্য নির্বাচন করা দরকার, কারণ অতিরিক্ত কারিগরি তথ্য পাঠকের পক্ষে বোধগম্য নাও হতে পারে। তথ্যগুলো প্রতিবেদনের উদ্দেশ্যকে দৃঢ়ভাবে তুলে ধরার মতো হতে হবে।

গবেষণার পদ্ধতি

যেকোনো তথ্যভিত্তিক প্রতিবেদন রচনার সময় গবেষণা অপরিহার্য। নির্ভরযোগ্য তথ্য ব্যবহার করলে লেখকের বিশ্বাসযোগ্যতা বাড়ে, পাঠকের প্রয়োজন পূরণ হয় এবং প্রতিবেদনটি প্রভাবশালী হয়। নিচে গবেষণার পাঁচটি পদ্ধতি উল্লেখ করা হলো:

স্মৃতি ও সৃজনশীলতার সাহায্যে ধারণা অন্বেষণ

• ব্রেইনস্টর্মিং, ফ্রিওরাইটিং, ফ্লো চার্ট, ম্যাট্রিক্স বা ক্লাস্টার স্কেচ তৈরি

ইন্টারনেট

• সার্চ ইঞ্জিন বা অনলাইন ডিরেক্টরি ব্যবহার। সূত্র উল্লেখ করতে ভুলবেন না এবং নিশ্চিত হোন আপনি যে ওয়েবসাইট থেকে তথ্য নিচ্ছেন তা নির্ভরযোগ্য এবং ব্লগারদের মতামত নয়।

গ্রন্থাগার

• সূচিপত্র, রেফারেন্স বই, সরকারি দলিল বা ডিজিটাল টেক্সট উৎস ব্যবহার

সাক্ষাৎকার

• সরাসরি বা টেলিফোনে সাক্ষাৎকার নেওয়া। সাক্ষাৎকারদাতার সম্পর্কে কিছু জেনে নেওয়া ভালো। আগ্রহী মানুষ সাধারণত পরিচিত সূত্র পেলে সাক্ষাৎকার দিতে রাজি হন।

জরিপ

• বৃহৎ জনগোষ্ঠীর কাছ থেকে তথ্য সংগ্রহের জন্য জরিপ করা। ফল বিশ্লেষণের সময় মনে রাখতে হবে, কাদের ওপর জরিপ করা হয়েছে, যাতে ফলাফল বিকৃত না হয়।

তথ্যসূত্র

অন্য কোনো উৎস থেকে নেওয়া তথ্য অবশ্যই উদ্ধৃত করতে হবে। বিভিন্ন রকমের উদ্ধৃতি পদ্ধতি ব্যবহার করা যেতে পারে, তবে মূল কথা হলো—উদ্ধৃতি দেওয়া আবশ্যক। অন্যথায় শুধু সহপাঠীদের চোখে বিশ্বাসযোগ্যতা হারাবেন না, বরং মূল লেখক আপনাকে মামলা করে আর্থিক জরিমানাও আদায় করতে পারেন।

মূল পৃষ্ঠা