পেশাদার ও কারিগরি লেখনী/প্রকল্প ব্যবস্থাপনা/দলসমূহ

দলীয় সংগঠন

দলের পরিবেশে যোগাযোগ গঠনের সারমর্ম

অধিকাংশ পেশাদার প্রতিষ্ঠানে কর্মীদের দলে কাজ করার অভিজ্ঞতা এবং যোগাযোগ দক্ষতা থাকা অপরিহার্য। দলের কাজ করার সুবিধা এবং অসুবিধা দুটোই থাকে; তবে সাধারণত দলের কাজের মান বৃদ্ধি করে। অনেক ব্যবসায়িক পরিবেশে, কর্মীদের একটি কাজ বা প্রকল্প সম্পাদনের জন্য দলের হিসেবে কাজ করতে হয়। প্রকল্পের সাফল্য সাধারণত দলবদ্ধভাবে সম্পাদিত কর্ম এবং যোগাযোগের মাত্রার ওপর নির্ভর করে।

দলের কাজ করার সুবিধা:

দলের বিভিন্ন দক্ষতাসম্পন্ন লোকেরা একত্রিত হয়, যাদের অনন্য ক্ষমতা একটি পূর্ণাঙ্গ নথিপত্র বা প্রকল্প তৈরিতে সাহায্য করে। দক্ষতার বৈচিত্র্য প্রকল্পটিকে বিভিন্ন দৃষ্টিকোণ থেকে ফোকাস করতে সাহায্য করে। দলের জ্ঞান, দক্ষতা ও ক্ষমতার সংমিশ্রণ এককভাবে কাজ করার তুলনায় অনেক উন্নত চূড়ান্ত ফলাফল দিতে পারে।

দল কাজের বোঝা হ্রাস করে। অনেক প্রকল্প বড় এবং সময়সাপেক্ষ হয়। অনেক সদস্য মিলে কাজ করলে প্রকল্পের মান বেশি হয়। সাধারণত দলীয় প্রকল্প একক প্রকল্পের তুলনায় অনেক বেশি বিস্তৃত হয়, এজন্য একাধিক লোকের কাছে এটি দেওয়া হয়।

দলে আরও বেশি ধারণা পাওয়া যায় এবং সৃজনশীলতা বাড়ে। দলে অনেক আইডিয়া আসে এবং এগুলোর কার্যকারিতা নিয়ে আলোচনা হয়। অনেক সময় বিরোধও সৃষ্টি হয় যা আরও গভীর আলোচনা এবং নতুন ধারণা নিয়ে আসে।

দলের কাজ সবাই থেকে সেরাটাই বের করে আনে এবং একে অপরের থেকে নতুন কিছু শেখার সুযোগ দেয়।

দলে কাজ করার অসুবিধা:

কেউ ভয় পেতে পারে দলের বাইরে পড়ে যাবার, তাই তারা দলের সঙ্গে আপত্তিহীন মতামত দিয়ে থাকতে পারে, যদিও তাদের নিজস্ব মত ভিন্ন। এতে ব্যক্তিত্বের ক্ষতি হতে পারে, কারণ দলকে খুশি করতে তাদের নিজেদের মানিয়ে নিতে হয়। "ডি-ইন্ডিভিজুয়ালাইজেশন" অনুভূত হতে পারে, যার ফলে দল এক ব্যক্তির আইডিয়ার পরিবর্তে তাকে লক্ষ্য করতে পারে।

কিছু সদস্য অন্যদের মতামত শোনায় না, ফলে প্রকল্প একপাক্ষিক হয়ে পড়ে। শক্তিশালী মতামতধারী বা নেতৃত্ব নেওয়া ব্যক্তি অন্যদের মতামত গুরুত্ব দেয় না। এতে দলের প্রকল্পের উদ্দেশ্য ব্যাহত হয়, আর নেতৃত্বধারী ব্যক্তি মনে করতে পারে যে সে একা সবার কাজ করছে এবং দলকে দোষ দিতে পারে, যখন প্রকৃতপক্ষে তারা অন্যদের কাজ করার সুযোগ দেয় না।

দলে কাজ করতে বেশি সময় লাগে কারণ সদস্যদের সম্মত হতে হয়। এছাড়া, সদস্যরা তাদের কাজ শেষ না করা পর্যন্ত অন্যরা অপেক্ষা করতে হয়। একক প্রকল্পে তারা নিজের গতিতে কাজ চালিয়ে যেতে পারে। দলের মিটিংও অনেক সময় নেয়। ইমেইল সাধারণ যোগাযোগ মাধ্যম হলেও ভুল বোঝাবুঝি হতে পারে, যেমন ইমেইল সবার কাছে না পৌঁছানো বা খুলে না দেখা।

কিছু সদস্য নিজের দায়িত্ব পালন করে না, অন্যদের বেশি কাজ করতে হয়। এরা ফ্রি-লোডার নামে পরিচিত। দলের সফলতা সম্পূর্ণ কাজের উপর নির্ভর করে। যদি কেউ কাজে অবহেলা করে, অন্যদের সেটি পুষিয়ে নিতে হয়। এছাড়া ফ্রি-লোডাররা একই ক্রেডিট পায়, যা অন্যদের মনোবল কমায় এবং দলগত উত্তেজনা সৃষ্টি করে, ফলে চূড়ান্ত ফলাফল কম মানের হতে পারে।

দল গঠন

নেতৃত্বের ধরন

দলে দুই ধরনের নেতৃত্ব থাকতে পারে। একজন ব্যক্তি নেতৃত্ব দিতে পারেন যাকে ম্যানেজার, পরিচালক বা দলের প্রধান বলা হয়। বড় দলের ক্ষেত্রে এটি কার্যকর, কারণ একজন প্রয়োজন দলের কাজের ওপর নজর রাখার, সমন্বয় করার এবং আলোচনা উৎসাহিত করার জন্য। নেতা বাছাই করা হতে পারে নিয়োগকর্তার দ্বারা, স্বেচ্ছাসেবক হিসেবে বা দলের সদস্যদের ভোটে। নেতার কাজ হলো চূড়ান্ত সিদ্ধান্ত নেওয়া, সদস্যদের ভূমিকা বরাদ্দ করা এবং অগ্রগতি তদারকি করা। নেতৃত্বের ভূমিকা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। অন্যদিকে, দলে এমন নেতৃত্বও থাকতে পারে যেখানে প্রতিটি সদস্য সমানভাবে কাজের দায়িত্ব বহন করে। দুটো পদ্ধতিরই ভালো এবং খারাপ দিক আছে। উদাহরণস্বরূপ, একক নেতৃত্ব থাকলে কিছু সদস্য কার্যত অবদান রাখতে পারে না আর অন্যরা সব কাজ করে। আরেকটি অসুবিধা হলো প্রকল্পটি হয়ত এক ব্যক্তির দৃষ্টিভঙ্গির প্রতিফলন, সমগ্র দলের নয়। তবে একক নেতৃত্বের মাধ্যমে প্রকল্প পরিচালনায় ভুল বোঝাবুঝি কম হয় এবং সবার রিপোর্টিং এক ব্যক্তির কাছে হওয়ায় বিভ্রান্তি কম থাকে।

কাজের বণ্টন

দলের লক্ষ্য নির্ধারণ, পরিকল্পনা, খসড়া তৈরি এবং সংশোধন করতে হয়। কাজের ভাগবাটোয়ারা করা জরুরি। সবাই সময়মতো কাজ শেষ করার জন্য সময়সীমা নির্ধারণ প্রয়োজন। যারা কাজ শেষ না করে দলের কাজ পিছিয়ে দেয় তাদের জন্য কি ব্যবস্থা থাকবে তা নির্ধারণ করাও জরুরি।

ছোট দলের জন্য সুপারিশ করা হয় এমন পদ্ধতি যেখানে সব সদস্য মিলে সব কাজ করে। এটি বিস্তারিত কভার করা ভাল হলেও সময়সাপেক্ষ হতে পারে। সদস্যদের সময়সূচি মিলানো কঠিন হতে পারে এবং মতামতগুলো একত্র করা সময় নিতে পারে।

দ্বিতীয় পদ্ধতি হলো প্রতিটি সদস্য নিজের নিজস্ব কাজ করে। এটি কম সময় নেয়, তবে কার্যকারিতা কম হতে পারে। কারণ সদস্যরা একাকী কাজ করে এবং অন্যদের মতামত শুনতে কম সময় পায়। প্রকল্পের বিভিন্ন অংশ সমন্বিত না হওয়ায় কাজের প্রবাহ নাও থাকতে পারে।

তৃতীয় পদ্ধতি হলো মিশ্রণ। সদস্যরা কিছু কাজ একত্রে করে, কিছু স্বাধীনভাবে। যারা একই সময়ে কাজ করতে পারে তারা বড় অংশ নেয়, ছোট অংশ স্বাধীনভাবে কাজ করে। যদি একত্রে কাজ করার সময় না পাওয়া যায়, তাহলে এটি সুবিধাজনক। সদস্যরা স্বাধীনভাবে কাজ করে প্রগতি শেয়ার করে, তারপর সবাই একত্রিত হয়ে পর্যালোচনা করে। আজকের ডিজিটাল যুগে এটি ইমেইলের মাধ্যমে সহজেই সম্ভব। অন্যান্য কার্যকর যোগাযোগ মাধ্যম হলো হোয়াইটবোর্ডিং, চ্যাট, টেক্সট, ভিডিও কনফারেন্সিং ইত্যাদি।

মূল্যবান ও কার্যকর যোগাযোগের নির্দেশিকা

সুনিশ্চিত করুন যে দলের সকল সদস্য যোগাযোগের উদ্দেশ্য সম্বন্ধে একমত (একজন ব্যক্তি যোগাযোগ করলেও একই নিয়ম)

এটি একটি প্রাথমিক ধাপ যা একটি দলকে পাঠক-কেন্দ্রিক যোগাযোগ তৈরি করতে বাধ্যতামূলকভাবে সম্পন্ন করতে হয়। এর মধ্যে রয়েছে পাঠকের প্রত্যাশা এবং প্রয়োজন বুঝতে পারা। এরপর ভাবুন কোন কাজের জন্য আপনার যোগাযোগ পাঠকদের সাহায্য করবে এবং সেই অনুযায়ী দলের উদ্দেশ্য নির্ধারণ করুন। সবশেষে আপনার যোগাযোগ পাঠকদের অনুভূতি ও কার্যকলাপে কী প্রভাব ফেলবে তা বিবেচনা করে দলের প্ররোচনামূলক লক্ষ্য ঠিক করুন।

দল শুরু করার আগে অবশ্যই সকল সদস্যকে যোগাযোগের উদ্দেশ্য বুঝতে ও গ্রহণ করতে হবে। নিচে দলকে পূর্ণ বোঝাপড়া নিশ্চিত করতে কিছু করণীয় দেওয়া হলো:

প্রশ্ন করুন/আমন্ত্রণ জানান

সবাই একমত না হওয়া পর্যন্ত কথা বলুন

কৌশল নিয়ে আলোচনা করুন

সিদ্ধান্তগুলি নথিভুক্ত করে সব সদস্যের মধ্যে বিতরণ করুন

পাঠক ও উদ্দেশ্য নিয়ে নতুন চিন্তা গ্রহণে নম্র থাকুন

মিতভাষী সদস্যের মতামত নিন; এটি একটি দলীয় প্রকল্প, তাই তাদের অংশগ্রহণ নিশ্চিত করুন।

দলের পরিকল্পনা তৈরি ও ভাগ করা

প্রথম থেকেই বিস্তারিত পরিকল্পনা থাকা জরুরি। পরিকল্পনা যদি সাধারণ হয় তাহলে একজন সদস্য দলে কাঙ্ক্ষিত ফলাফল দিতে পারে না, যার ফলে সময় ও গবেষণার অপচয় ঘটে। দলীয় পরিকল্পনায় থাকা উচিত:

দলের সঙ্গে পরিকল্পনা আলোচনা – আলোচনা লক্ষ্য বোঝার জন্য কার্যকর, যেখানে প্রশ্ন করা ও মতামত দেওয়া যায়।

রূপরেখা তৈরি – দলকে গাইড করে, সদস্যদের দায়িত্ব ও সময় নির্ধারণে সাহায্য করে।

স্টোরিবোর্ড ব্যবহার – খসড়া আগে কন্টেন্ট নির্ধারণে সাহায্য করে।

স্টাইল গাইড ব্যবহার – সকল অংশের ফরম্যাট একরকম রাখার জন্য অপরিহার্য।

ফাইল নামকরণের নিয়মাবলী তৈরি – ইমেইলে ফাইল সহজে খোলা ও খুঁজে পেতে সাহায্য করে, যেমন 'বিভাগ_লেখকের নাম'।

প্রকল্পের সময়সূচি তৈরি

সময়সূচি গুরুত্বপূর্ণ, যাতে কেউ পেছনে না পড়ে এবং সময়মতো কাজ শেষ হয়। সময়সূচিতে থাকা উচিত:

১. পরিকল্পনা ও লক্ষ্য নির্ধারণের জন্য সময় ২. গুরুত্বপূর্ণ মাইলফলক ৩. লিখন ও গবেষণার জন্য পর্যাপ্ত সময় ৪. সম্পাদনা ও পুনঃপরীক্ষণের জন্য সময়

এইগুলি দলের কাজ সুশৃঙ্খল ও নির্দিষ্ট সময়সীমার মধ্যে সম্পন্ন হবে।

নেতৃত্বের দায়িত্ব ভাগ করা

সর্বোচ্চ উৎপাদনশীলতার জন্য দলীয় বিভিন্ন ভূমিকা থাকা প্রয়োজন:

কাজের ভূমিকা – বিভ্রান্তি দূর করা ও কাজে মনোনিবেশ বজায় রাখা।

বিশ্লেষক/সারসংক্ষেপকারী – ধারণা ব্যাখ্যা ও সংক্ষিপ্ত করে সিদ্ধান্ত দেয়।

উদ্দীপক – উদ্দীপনা সৃষ্টি করে, প্রেরণা যোগায়।

প্রস্তাবক – নতুন ধারণা দেয় এবং দলকে এগিয়ে নিয়ে যায়।

তথ্যদাতা – প্রয়োজনীয় তথ্য সংগ্রহ ও উপস্থাপন করে।

তথ্যচাহক – তথ্যের প্রয়োজনীয়তা জানায় ও স্পষ্টীকরণ চায়।

মতামত চাহক – দলীয় মতামত ও ঐক্য যাচাই করে।

রক্ষণাবেক্ষণ নির্ধারক – দলকে সুস্থ রাখে, সম্পর্ক ও কাজের মধ্যে ভারসাম্য রাখে।

সমঝোতাকারী – মতপার্থক্য কমিয়ে দলীয় সম্মতি অর্জন করে।

উৎসাহদাতা – সদস্যদের স্বীকৃতি ও সাহস যোগায়।

গেটকিপার – আলোচনা নিয়ন্ত্রণ করে, অত্যধিক বাচাল সদস্যদের নিয়ন্ত্রণ করে।

সামঞ্জস্যক – বিরোধ মেটায়, সহযোগিতার গুরুত্ব তুলে ধরে।

অনুসারী – দলের ধারণা সমর্থন করে ও মনোযোগী শ্রোতা হয়।

উৎপাদনশীল সভা আয়োজন

দলের সময়সীমা পূরণে সভা ফলপ্রসূ হতে হবে। সময় নষ্ট না করতে নিম্নলিখিত কাজগুলো করুন:

একটি এজেন্ডা প্রস্তুত করুন

প্রয়োজন মতো আলোচনাকে দ্রুত শেষ করুন

সভার সারসংক্ষেপ দিন

পরবর্তী সভার লক্ষ্যমাত্রা নির্ধারণ করুন

সভার বাইরে নিয়মিত ইমেইল, ফোন বা মেসেজের মাধ্যমে যোগাযোগ রাখুন।

আলোচনা, বিতর্ক এবং বিভিন্ন মতামত উৎসাহিত করুন

সদস্যরা স্বাধীনভাবে মত প্রকাশ করতে সক্ষম হলে দল উপকৃত হয়। বিতর্ক দলের চিন্তাশীলতা বাড়ায়, তবে সব সদস্যকে সম্মান করা জরুরি। দলীয় 'রক্ষণাবেক্ষণ' ও 'কর্ম' এগুলোর ভূমিকা বিতর্ক নিয়ন্ত্রণে সহায়তা করে। মতবিনিময় বৃদ্ধি ও বৈচিত্র্য সৃষ্টির জন্য নিয়মিত যোগাযোগ প্রয়োজন।

কম্পিউটার টুলসের মাধ্যমে একসঙ্গে কাজ করা

• কম্পিউটার দলীয় যোগাযোগের জন্য চমৎকার মাধ্যম হতে পারে।

অ্যাসিঙ্ক্রোনাস টুলস

যেগুলো সদস্যদের স্বাধীনভাবে কাজ করার সুযোগ দেয়।

ইমেইল

দলীয় যোগাযোগ, আইডিয়া, খসড়া শেয়ার করার জন্য কার্যকর। ‘লিস্টসার্ভ’ একাধিক সদস্যকে একই বার্তা পাঠায়।

ফাইল মন্তব্য

মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের কমেন্ট ফিচার দিয়ে দলীয় সদস্যরা ফাইলের ওপর মন্তব্য করতে পারে।

পরিবর্তন পর্যালোচনা

ট্র্যাক চেঞ্জেস ফিচার ব্যবহার করে সদস্যরা ফাইল সম্পাদনা করে মূল লেখককে পাঠাতে পারে।

খসড়ার ট্র্যাকিং

পরবর্তী পৃষ্ঠা প্রোগ্রাম দিয়ে খসড়াগুলোর সংস্করণ ও সম্পাদনাকারী সনাক্ত করা যায়।

সিনক্রোনাস সহযোগী টুলস

একসাথে ও একই সময়ে কাজ করার সুযোগ দেয়।

চ্যাট টেক্সট কনফারেন্সিং

মাইক্রোসফট চ্যাট ইত্যাদি মাধ্যমে সবাই একই সময়ে কথা বলতে পারে।

ভিডিও ও অডিও কনফারেন্সিং

স্কাইপ, আইচ্যাট ইত্যাদি ভিডিও কলের মাধ্যমে দূরবর্তী সদস্যরা মিলিত হতে পারে।

হোয়াইটবোর্ডিং

গুগল ডকসের মতো প্রোগ্রামে একসঙ্গে লেখা ও ছবি সম্পাদনা করা যায়।

ইন্টিগ্রেটেড গ্রুপওয়্যার

আইবিএম লোটাস-এর মতো একাধিক টুল একসঙ্গে ব্যবহার করে দলীয় উৎপাদনশীলতা বাড়ায়।

সংস্কৃতি ও লিঙ্গের গুরুত্বপূর্ণ পার্থক্য বুঝতে হবে

প্রতিটি সদস্য সর্বোচ্চ অবদান দিতে সমর্থ হতে হলে একটি সহায়ক ও সংবেদনশীল দলীয় পরিবেশ দরকার। ব্যক্তিগত যোগাযোগ শৈলী সংস্কৃতি ও লিঙ্গের ওপর নির্ভর করতে পারে।

সংস্কৃতি

দলীয় কাজের সময় সাংস্কৃতিক পার্থক্য বোঝা জরুরি। এগুলো আন্তর্জাতিক দলে বেশি গুরুত্বপূর্ণ হলেও অভ্যন্তরীণ দলে ও প্রযোজ্য।

ডেবোরা বসলি (১৯৯৩) সাংস্কৃতিক পার্থক্য যেমন:

মত প্রকাশের ভঙ্গি

কিছু সংস্কৃতি সরাসরি অমত প্রকাশ করে, অন্যরা পরোক্ষভাবে।

প্রস্তাব দেওয়া

কিছু সংস্কৃতি মুক্তমনে প্রস্তাব দেয়, অন্যরা সংযত হয়।

স্পষ্টীকরণ চাওয়া

কিছু সংস্কৃতিতে প্রশ্ন করা শ্রোতাকে অসম্মান মনে হতে পারে।

বিষয় বিতর্ক

কিছু সংস্কৃতিতে বিতর্ক গ্রহণযোগ্য, অন্যত্র তা অপমানজনক।

অন্যান্য সাংস্কৃতিক পার্থক্য

• দেহভঙ্গি, চোখের যোগাযোগ ইত্যাদির অর্থ বিভিন্ন সংস্কৃতিতে আলাদা।
• অন্যদের আচরণ তাদের সংস্কৃতি অনুযায়ী বিচার করুন।
• মধ্যরাত ও সভার বাইরেও নিয়মিত যোগাযোগ রাখুন।
• সংস্কৃতির পার্থক্য জানলে দলীয় উৎপাদনশীলতা বাড়ে।

লিঙ্গ

লিঙ্গ প্রভাব ফেলে না এমন ক্ষেত্র থাকলেও পার্থক্য থাকলে তা বোঝা দরকার।

উপসংহার

• কোনো এক ধরনের যোগাযোগই সর্বোত্তম নয় বরং সংস্কৃতির ওপর নির্ভরশীল।
• অন্য সংস্কৃতির যোগাযোগ পদ্ধতি জানলে নিজের দক্ষতা বাড়ে।
• অন্যান্যদের সংস্কৃতির প্রতি সম্মান জানান এবং তাদের সম্ভাবনা বিকাশে সহায়তা করুন।
• নিজের সংস্কৃতিও সমর্পণ করুন।