পেশাদার ও কারিগরি লেখনী/নৈতিকতা/আইনি বিষয়

আইনি বিষয়াবলি এবং যোগাযোগ

ব্যবসায় জগতে, প্রতিষ্ঠানের ভাবমূর্তিই সব। একটি প্রতিষ্ঠানের প্রতি জনমত প্রভাব ফেলে সেই প্রতিষ্ঠানের পণ্যের প্রতি ভোক্তার দৃষ্টিভঙ্গিতে। এর মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানের জনসমক্ষে লাভের পরিমাণ প্রভাবিত হয় এবং আইনি মামলা কিংবা পণ্যের প্রত্যাহারের সময় এর অবস্থান নির্ধারিত হয়। প্রতিষ্ঠানকে এই ধরনের বিষয়ের পরিণতি বিবেচনা করতে হয় এবং তাদের সুনাম পুনরুদ্ধারের খরচ সম্পর্কেও চিন্তা করতে হয়। এই কারণগুলোর জন্যই নির্দিষ্ট কিছু নথিপত্র পাঠানোর আগে সতর্কভাবে পর্যালোচনা করা হয়। নৈতিকভাবে লেখার জন্য আপনাকে আরেকটি গোষ্ঠী চিহ্নিত করতে হবে: সেই ব্যক্তিরা যারা আপনার বার্তার কারণে লাভবান বা ক্ষতিগ্রস্ত হতে পারেন। এই ব্যক্তিদের সম্মিলিতভাবে বলা হয় অংশীদার, কারণ তারা আপনার লেখায় প্রত্যক্ষ বা পরোক্ষভাবে যুক্ত। কেবল তাদের চিহ্নিত করলেই আপনি নিশ্চিত করতে পারেন যে আপনি তাদের প্রতি আপনার নৈতিক মূল্যবোধ অনুযায়ী আচরণ করছেন। আপনার বার্তা তৈরির সময় ভাবুন, আপনি কী বলছেন এবং কীভাবে বলছেন—এতে কারা প্রভাবিত হতে পারেন। আপনাকে পেশাগত নথিতে নিম্নলিখিত ভাষা সম্পর্কে সংবেদনশীল হতে হবে:

• জাতি ও লিঙ্গভিত্তিক ভূমিকা

• রাজনৈতিকভাবে সংবেদনশীল ভাষা

• সাধারণীকরণ

• সাংস্কৃতিক সচেতনতা

• ধর্মীয় প্রতীক

আইনের দৃষ্টিতে, কর্মীদের রচিত বেশিরভাগ নথিই প্রতিষ্ঠানের অবস্থান ও প্রতিশ্রুতি উপস্থাপন করে। পেশাগত নথি লেখার সময় সর্বদা কিছু আইনি বিষয় বিবেচনা করতে হয় এবং তা লেখার শৈলীতেও প্রতিফলিত হয়। পেশাগত নথি চুক্তি সংক্রান্ত বিরোধ বা পণ্যের দায়-দায়িত্ব সংক্রান্ত মামলার ক্ষেত্রে প্রমাণ হিসেবে ব্যবহৃত হতে পারে। একটি মামলা হলো আদালতে দায়ের করা একটি দেওয়ানি পদক্ষেপ। বর্তমানে, গড়ে একটি প্রতিষ্ঠান একসাথে প্রায় ৪০০টি মামলায় জড়িত থাকে। যদিও অধিকাংশ প্রতিষ্ঠান এসব মামলায় জয়লাভ করে, মামলা পরিচালনার ফলে প্রতিষ্ঠানকে নানা পরিণতির মুখোমুখি হতে হয়। মামলার জন্য আইনজীবীর পেছনে খরচ এবং আদালতে উপস্থিতি প্রতিষ্ঠানের উন্নয়নে ব্যয়যোগ্য সময় ও সম্পদ ব্যাহত করে। এছাড়া, মামলার ফলে প্রতিষ্ঠানের সুনাম ক্ষুণ্ণ হতে পারে।

পণ্যের প্রত্যাহার আরেকটি আইনি সমস্যা। একটি পণ্য বাজার থেকে সরিয়ে নেওয়া বা সংশোধনের জন্য ফিরিয়ে নেওয়াকে রিকল বলা হয়, যদি তা ত্রুটিপূর্ণ বা সম্ভাব্যভাবে ক্ষতিকর হয়। অধিকাংশ ক্ষেত্রে, রিকল অনিচ্ছাকৃত ভুলের কারণে হয়ে থাকে, ইচ্ছাকৃতভাবে আইন উপেক্ষা করার কারণে নয়। কখনো কখনো প্রতিষ্ঠান নিজেরাই সমস্যাটি আবিষ্কার করে পণ্য প্রত্যাহার করে; আবার কখনো তা বাহ্যিক উদ্বেগ প্রকাশের পরে ঘটে।

প্রতিষ্ঠান কেন মামলা বা রিকলের সম্মুখীন হতে পারে, তার একাধিক কারণ থাকতে পারে। এর মধ্যে একটি প্রধান কারণ হলো, পণ্যের নির্দেশনাগুলো ভোক্তার জন্য পরিষ্কার না হওয়া। এ কারণে একটি সাধারণ নির্দেশনা হলো—পণ্যের নির্দেশনা ৪র্থ থেকে ৬ষ্ঠ শ্রেণির পাঠ্যস্তরে স্পষ্ট ও সংক্ষিপ্তভাবে উপস্থাপন করা উচিত। এছাড়া, মামলার সময় প্রতিষ্ঠানকে মনে রাখতে হবে যে, সমস্ত নথি আদালতে তলব করা যেতে পারে। এর অর্থ, স্মারকলিপি, ইমেইল, প্রস্তাবনা ও গবেষণাপত্রসহ যেকোনো নথি আদালতের পর্যালোচনার আওতায় পড়তে পারে।

রিকলের আরেকটি দিক হলো নিরাপত্তা সংশ্লিষ্ট উদ্বেগ। অনেকে আহত না হলেও কেবল সম্ভাব্য বিপদের জন্যই পণ্য প্রত্যাহার করা হয়। এ ধরনের নিরাপত্তা রিকল এড়াতে প্রতিষ্ঠানকে পণ্যের সম্ভাব্য সব ধরনের বিপদ বিবেচনায় নিতে হবে। কিছু বিপদ সাধারণ জ্ঞান হিসেবে বিবেচিত হলেও প্রতিষ্ঠানকে সেগুলোর বিষয়েও সতর্ক হতে হবে এবং সেসব যথাযথভাবে লেবেলে উল্লেখ করতে হবে।

যোগাযোগের সীমাবদ্ধতা

সীমাবদ্ধতা হলো—প্রতিষ্ঠান বা শিল্প খাত কর্তৃক নির্ধারিত একটি নথির জন্য প্রযোজ্য নির্দিষ্ট নিয়ম। আপনি যখন তথ্য সংগ্রহ করবেন, যেগুলোর ভিত্তিতে বার্তা রচিত হবে, তখন আপনাকে জানতে হবে কী কী প্রত্যাশা, নিয়ম বা অন্যান্য বিষয় রয়েছে যেগুলো আপনার লেখাকে প্রভাবিত করতে পারে। কর্মক্ষেত্রে প্রত্যাশা ও নিয়মাবলি যোগাযোগের যেকোনো দিককে প্রভাবিত করতে পারে। এই দিকগুলো হলো:

• ভঙ্গিমা

• সংক্ষিপ্ত রূপের ব্যবহার

• সারণি

• মার্জিন

• নথির সর্বোচ্চ দৈর্ঘ্য

এই সীমাবদ্ধতাগুলো সম্পর্কে জানা এবং বার্তা রচনার সময় সেগুলো বিবেচনায় নেওয়া গুরুত্বপূর্ণ। এর কিছু সীমাবদ্ধতা সরাসরি নিয়োগকর্তার কাছ থেকে আসে। আপনার নিয়োগকর্তা ও পাঠকদের সাধারণত পেশাগত নথি লেখার বিষয়ে নির্দিষ্ট প্রত্যাশা থাকে। অনেক সময় অপ্রকাশিত নিয়মও থাকে, কীভাবে নির্ধারিত উপাদান উপস্থাপন করা হবে। এতে প্রতিষ্ঠান তার কর্পোরেট ভাবমূর্তি রক্ষা, আইনি স্বার্থ সংরক্ষণ এবং প্রতিযোগিতামূলক অবস্থান বজায় রাখতে সচেষ্ট হয়। উদাহরণস্বরূপ, লেগো-এর মতো একটি খেলনা নির্মাতা প্রতিষ্ঠান কোনো প্রযুক্তিগত নথিতে অশ্লীল ভাষা বা প্রতিষ্ঠানের সুনাম নষ্ট হতে পারে এমন শব্দ ব্যবহার সহ্য করবে না। তারা তাদের ব্যবসাকে আইনি দৃষ্টিকোণ থেকে রক্ষা করতে সচেষ্ট।

অন্যদিকে, কখনো কখনো সীমাবদ্ধতা সরকার নির্ধারিত নিয়ম থেকেও আসতে পারে, যেমন—পেটেন্ট আবেদন, পরিবেশগত প্রভাব প্রতিবেদন এবং অন্যান্য নথি কীভাবে লেখা হবে তা নির্ধারণ করে দেয়। একইভাবে, বৈজ্ঞানিক, কারিগরি বা পেশাগত সাময়িকীগুলোতে প্রকাশের জন্য কঠোর নিয়ম মানতে হয়। এসব নিয়মই কার্যকরভাবে যোগাযোগ রচনার মানদণ্ড হিসেবে কাজ করে।

শৈলীর সীমাবদ্ধতা

শৈলী-সংক্রান্ত কিছু সীমাবদ্ধতাও প্রযোজ্য হতে পারে। নথিতে কোনো প্রকার প্রচলিত কথার প্রয়োগ বা বাগধারা থাকা উচিত নয়, কারণ তা ভাষান্তরের সময় বিভ্রান্তি তৈরি করতে পারে। ক্লিশে হলো—অতি ব্যবহারে জীর্ণ ও অর্থহীন হয়ে যাওয়া বাক্যাংশ যেমন: "শেষ কথাটা হচ্ছে," "ভালবাসার অতলে পড়া," ইত্যাদি। ইডিয়ম বা জার্গন হলো—বিশেষ গোষ্ঠীর ব্যবহৃত নির্দিষ্ট শব্দ বা বাক্যাংশ। আপনি যে বাক্যাংশগুলো ব্যবহার করছেন, সেগুলো কী শাব্দিকভাবে অনুবাদযোগ্য, তা যাচাই করুন। যদি না হয়, তাহলে আরও সরল, পরিষ্কার ভাষা ব্যবহার করুন যাতে ভুল বোঝাবুঝি না হয়।

"কম্পাউন্ড" বাক্য (যেমন: and, or, nor, but, however, yet) ব্যবহার করা উচিত নয়। পেশাগত নথিতে মতামত বা রসিকতাও পরিহার করতে হবে। তথ্য ও উপাত্তের মাধ্যমে পাঠককে যুক্তি দিয়ে বোঝাতে হবে, মতামতের মাধ্যমে নয়।

অনেক প্রতিষ্ঠান নিজস্ব শৈলী অনুযায়ী লেখার "রীতিনীতি" তৈরি করে। যেমন, মাইক্রোসফট তাদের সমস্ত নথিকে নির্দিষ্ট স্টাইল ও বিন্যাসে রচিত করতে চায়। এর পেছনে উদ্দেশ্য হলো—যাতে গ্রাহক নথির প্রতিটি অংশ সঠিকভাবে বুঝতে পারেন এবং ভুল বোঝাবুঝি না হয়। একই ধরণে লেখা প্রতিটি নথি আইনি বিচারে প্রতিষ্ঠানের পক্ষে সুরক্ষা প্রদান করে।

আপনি কীভাবে বুঝবেন আপনি সঠিক নিয়ম অনুসরণ করছেন? সবচেয়ে সহজ উপায় হলো—নিজের প্রতিষ্ঠান বা একই শিল্পের অন্য প্রতিষ্ঠানগুলো গত কয়েক মাসে যেসব নথি প্রকাশ করেছে, সেগুলো পর্যবেক্ষণ করা। এতে তাদের লেখার শৈলী ও উপস্থাপনা বোঝা যায়। কিছু প্রতিষ্ঠান তাদের নিজস্ব লেখার নির্দেশিকাও প্রকাশ করে। আপনার প্রতিষ্ঠানের গাইডলাইন অনুসরণ করেই আপনি নিজের নথির খসড়া তৈরি করতে পারেন।

মনে রাখবেন, পেশাগত লেখায় আপনি পাঠককে একটি নৈতিক শৈলীর মাধ্যমে বোঝাতে চাইছেন। এটি এমন একটি উপস্থাপন যার ভাষা আদালতে টিকে থাকতে পারে। কারণ আজকাল প্রায় সব কিছুতেই মামলা হয়। তাই নিশ্চিত করুন—আপনার প্রতিষ্ঠানকে উপস্থাপনকারী প্রতিটি নথি যথাযথভাবে প্রভাবশালী এবং প্রতিষ্ঠানকে প্রতিযোগিতামূলক অবস্থানে রক্ষা করতে সহায়ক।