পেশাদার ও কারিগরি লেখনী/নির্দেশাবলি

লিখিত নির্দেশনা

অনেকেই লিখিত নির্দেশনা অনুসরণ করতে অভ্যস্ত, কিন্তু বেশিরভাগ মানুষই অন্যের জন্য নির্দেশনা লিখে থাকেন না। অনেক পেশাগত ক্ষেত্রেই আপনাকে নির্দেশনা লিখতে হতে পারে। কিছু নির্দেশনা সহজ ও সংক্ষিপ্ত হতে পারে, আবার কিছু নির্দেশনা জটিল ও সময়সাপেক্ষ হতে পারে। এই কারণেই কার্যকর নির্দেশনা লেখার কৌশল জানা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।

কার্যকর নির্দেশনা লেখা কঠিন হতে পারে, কারণ মানুষ লেখার ধরন ও বিষয়বস্তু বিভিন্নভাবে পড়ে এবং বোঝে। উদাহরণস্বরূপ, কেউ কেউ চাক্ষুষ শিক্ষার্থী এবং লিখিত নির্দেশনা অনুসরণ করতে অসুবিধা হয়। পাঠকের শিক্ষাগত পটভূমিও ভিন্ন হতে পারে। তাই নির্দেশনা লেখার সময় সহজ, যৌক্তিক ভাষা ও বিন্যাস ব্যবহার করা জরুরি।

নির্দেশনা লেখার নির্দেশিকা

নির্দেশনা লেখার সময় প্ররোচনামূলক ভাষা এড়িয়ে চলুন এবং কাজভিত্তিক পন্থা গ্রহণ করুন। লেখাকে সংক্ষিপ্ত ও পরিষ্কার রাখুন এবং পাঠক যেন কাজটি সফলভাবে সম্পন্ন করতে পারেন, সে দিকে মনোযোগ দিন।

সাধারণভাবে, নিচের নির্দেশিকাগুলো অনুসরণ করুন:

সংক্ষিপ্ততা ও স্বচ্ছতা

বাক্যগুলো সংক্ষিপ্ত এবং সহজবোধ্য রাখুন। সম্ভব হলে সাধারণ শব্দ ব্যবহার করুন। বাগধারা, আঞ্চলিক ভাষা, জার্গন, ডাকনাম, সংক্ষিপ্ত রূপ এবং আদ্যক্ষর পরিহার করুন। যদি অপরিচিত বা বিভ্রান্তিকর শব্দ ব্যবহার করতেই হয়, তাহলে প্রথমবার ব্যবহারের সময়ই তা ব্যাখ্যা করুন।

পাঠক

আপনার পাঠক কে তা জানা খুবই গুরুত্বপূর্ণ, যাতে আপনি প্রয়োজনীয় তথ্য অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন এবং অপ্রয়োজনীয় তথ্য বাদ দিতে পারেন। পাঠকের পটভূমি, অভিজ্ঞতা এবং বিষয় সম্পর্কে ধারণা রাখা আপনাকে বাস্তবসম্মত সিদ্ধান্ত নিতে সাহায্য করবে।

যদি আপনার পাঠকের দক্ষতা ও জ্ঞান খুব বৈচিত্র্যময় হয় তাহলে নির্দেশনাগুলোকে একক কাজের ওপর কেন্দ্রীভূত ও সংক্ষিপ্ত রাখার জন্য বিভিন্ন কৌশল ব্যবহার করতে পারেন। যেমন, পূর্বপ্রয়োজনীয় তথ্যের জন্য আলাদা নির্দেশনা তৈরি করে তার সংযোগ দিতে পারেন (হাইপারলিংক, পরিশিষ্ট ইত্যাদির মাধ্যমে)।

গ্রাফিক্স

একটি ছবি হাজার শব্দের সমান। ছবির মাধ্যমে ভাব প্রকাশ শব্দের চেয়ে বেশি কার্যকর হতে পারে। ভালোভাবে চিত্রিত নির্দেশনাগুলো সাধারণত বেশি সফল হয়। ছবি পাঠককে চূড়ান্ত ফলাফল কল্পনা করতে সহায়তা করে এবং যেকোনো বিভ্রান্তি দূর করতে সাহায্য করে।

তবে খেয়াল রাখবেন, ভুল বা বিভ্রান্তিকর ছবি দিলে পাঠক হতাশ বা বিভ্রান্ত হতে পারে। ছবি তোলার সময় পর্যাপ্ত আলো নিশ্চিত করুন এবং ছবিগুলো পরিষ্কার ও উজ্জ্বল রাখুন। একই দৃষ্টিকোণ বজায় রাখা গুরুত্বপূর্ণ এবং ট্রাইপড ব্যবহার করতে পারেন।

ছবির আকারও গুরুত্বপূর্ণ—ছোট বা অস্পষ্ট ছবি ততটাই অকেজো।

প্রতিটি ধাপের লেখার সঙ্গে গ্রাফিক্সের স্পষ্ট মিল থাকা উচিত, যাতে পাঠক সহজে বুঝতে পারেন।

ফরম্যাটিং

পাঠক নির্দেশনা পড়ার সময় কাজটি সম্পাদন করবেন, তাই গুছানো, সহজে পড়া যায় এমন বিন্যাস জরুরি। পৃষ্ঠাটিকে সহজ ও পরিষ্কার শ্রেণিবিন্যাসসহ তৈরি করুন, যাতে এটি দেখতে আকর্ষণীয় ও অনুসরণযোগ্য হয়।

বোল্ড হেডিং, ইতালিক এবং রোমান সংখ্যা ব্যবহার করে শ্রেণিবিন্যাস তৈরি করলে পাঠক সহজে নিজের অবস্থান বুঝতে পারবেন।

ক্রমবিন্যাস

নির্দেশনাগুলো যৌক্তিক ধারায় সাজানো গুরুত্বপূর্ণ। শুরুতেই সমস্যাটি স্পষ্টভাবে ব্যাখ্যা করুন এবং তারপর তার সমাধানের জন্য ধাপে ধাপে নির্দেশনা দিন। যেমন, একটি টেবিল তৈরির ক্ষেত্রে শেষের পালিশের কাজ স্ক্রু বসানোর আগেই করা হলে তা ভুল হবে। প্রতিটি ধাপের জন্য প্রয়োজনে ছবি দিন।

পরীক্ষা ও যাচাই

লিখিত নির্দেশনা প্রায়ই বাস্তবে বোঝা কঠিন হতে পারে। আপনাকে যেটা স্বাভাবিক বা সহজ মনে হচ্ছে, পাঠকের কাছে তা জটিল হতে পারে। তাই নিজে নিজে পরীক্ষা করার পাশাপাশি এমন কাউকে দিয়ে পরীক্ষা করান যিনি পণ্যের ব্যাপারে কিছুই জানেন না। এটাকে ব্যবহারযোগ্যতা অধ্যয়ন বলে। কোথায় কোথায় অসুবিধা হয়েছে তা লিখে রাখুন এবং সেই অনুযায়ী সংশোধন করুন। যত বেশি পরীক্ষা করবেন, নির্দেশনা তত উন্নত হবে।

পাঠকের প্রেক্ষিতে নির্দেশনা মানানসই করা

নির্দেশনাগুলোকে লক্ষিত পাঠকের জন্য উপযুক্ত করে তোলা লেখার সবচেয়ে কঠিন কাজগুলোর একটি। লেখার আগে আপনার পাঠক কে তা চিহ্নিত করুন এবং কীভাবে নির্দেশনাগুলো সহজবোধ্য করে উপস্থাপন করবেন তা ভেবে নিন। নিচের প্রশ্নগুলো সহায়ক হতে পারে:

• আপনার পাঠকের পটভূমি কী এবং তাদের পূর্বজ্ঞান কী থাকতে পারে?
• তাদের প্রয়োজন ও আগ্রহ কী হতে পারে?
• তাদের জনসংখ্যাতাত্ত্বিক বৈশিষ্ট্য লেখার পদ্ধতিকে কীভাবে প্রভাবিত করবে?
• আপনার পাঠকের মধ্যে বৈচিত্র্য আছে কি?

উত্তরের ভিত্তিতে নিশ্চিত করুন যে:

• প্রয়োজনীয় তথ্য যুক্ত হয়েছে এবং গুরুত্বপূর্ণ কিছু বাদ পড়েনি।
• অপ্রয়োজনীয় তথ্য এড়িয়ে চলুন।
• পাঠকের বোঝার স্তরে উপযোগীভাবে লেখাটি তৈরি হয়েছে।
• উপমা, চিত্র ও উদাহরণ যুক্ত হয়েছে।
• লেখার গঠন সুসংগঠিত।

নির্দেশনা লেখার কাঠামো

একটি নির্দেশনার সাধারণ কাঠামোর বিভিন্ন অংশ নিচে ব্যাখ্যা করা হলো। কোন অংশগুলো ব্যবহার করবেন তা নির্দেশনার জটিলতার ওপর নির্ভর করে:

• ভূমিকা
• যন্ত্রপাতির বিবরণ
• প্রয়োজনীয় উপকরণ/সরঞ্জাম
• প্রক্রিয়া
• চিত্র সহায়তা
• সমস্যা সমাধান

ভূমিকা

ভূমিকায় নিচের যেকোনো উপাদান থাকতে পারে:

• বিষয়/উদ্দেশ্য: কী কাজ শেখানো হবে এবং ফলাফল কী হবে তা বলুন।
• লক্ষ্য পাঠক: পাঠকের কে তা ব্যাখ্যা করুন এবং তাঁদের অতিরিক্ত জ্ঞান দরকার হবে কি না।
• পরিধি: পাঠক কি এই নির্দেশনা অনুসরণ করে কাঙ্ক্ষিত কাজটি করতে পারবেন?
• সংগঠন: নির্দেশনার পরবর্তী অংশ কীভাবে সাজানো হয়েছে তার সংক্ষিপ্ত বিবরণ দিন।
• নিরাপত্তা: কোনো বিপদ বা ঝুঁকি থাকলে তা স্পষ্টভাবে সতর্কতা আকারে উল্লেখ করুন।

যন্ত্রপাতির বিবরণ

যদি পাঠককে কোনো যন্ত্র চালাতে বা মেরামত করতে হয়, তাহলে তার বিবরণ দিন।

উপকরণ/সরঞ্জাম তালিকা

কাজটি করতে যা যা লাগবে তার তালিকা দিন। এতে পাঠক আগেভাগেই প্রস্তুতি নিতে পারবেন।

প্রক্রিয়া

এই অংশই মূল নির্দেশনা। সাধারণত ক্রমিক সংখ্যা ব্যবহার করে ধাপে ধাপে লেখা হয়। নিচের বিষয়গুলো বিবেচনায় নিন:

• প্রতিটি ধাপ সংক্ষিপ্ত ও স্পষ্টভাবে লিখুন।
  • কৌশলসমূহ:
    • পর্যাপ্ত তথ্য দিন, পুনরুক্তি এড়ান।
    • ধাপগুলো তালিকা আকারে দিন।
    • গুরুত্বপূর্ণ শব্দ হাইলাইট করুন।

• পাঠক যাতে ধাপগুলো সহজে খুঁজে পান তা নিশ্চিত করুন।
  • কৌশলসমূহ:
    • ধাপগুলো নম্বর দিন।
    • ধাপের মাঝে ফাঁকা লাইন রাখুন।

• ভুল করলে করণীয় কী, তা লিখুন।

চিত্র সহায়তা

প্রতিটি ধাপে উপযুক্ত ছবি দিন। এতে পাঠক নিশ্চিত হতে পারেন যে তারা ঠিক পথে আছেন। টেক্সট ও চিত্রের সমন্বয় সবচেয়ে কার্যকর।

সমস্যা সমাধান

যদি কিছু ভুল হয় বা ফলাফল প্রত্যাশিত না হয়, তাহলে কী করতে হবে তা বলুন। সারণী আকারে উপস্থাপন সবচেয়ে কার্যকর।

এই ওয়েবসাইটে David A. McMurrey এর প্রযুক্তিগত যোগাযোগের জন্য পাওয়ার সরঞ্জাম বইয়ের নির্দেশনার উদাহরণ রয়েছে।

ব্যবহারযোগ্যতা পরীক্ষা

ব্যবহারযোগ্যতা পরীক্ষা কার্যকর নির্দেশনামালা প্রস্তুতের জন্য একটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ ধাপ। আপনি যখন আপনার নির্দেশনার একটি খসড়া সম্পন্ন করবেন তখন ব্যবহারযোগ্যতা পরীক্ষা করা জরুরি যাতে দেখা যায় কোথায় উন্নতির প্রয়োজন। প্রতিটি হালনাগাদ খসড়ার জন্য একাধিক পরীক্ষকের উপর একটি ব্যবহারযোগ্যতা পরীক্ষা পরিচালনা করা উচিত। নিচে একটি ব্যবহারযোগ্যতা পরীক্ষা কীভাবে পরিচালনা করবেন তা দেওয়া হল:

1. প্রথমে আপনাকে আপনার লক্ষ্য শ্রোতার প্রতিনিধিত্বকারী একটি দলের মধ্য থেকে পরীক্ষক নির্বাচন করতে হবে। এই নির্দিষ্ট ব্যবহারকারীদের নির্বাচন করতে আপনাকে কিছু প্রাথমিক প্রশ্ন করতে হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি তাদের কাজটি নিয়ে পূর্ববর্তী অভিজ্ঞতা আছে কিনা বা তারা কোন পেশাগত ক্ষেত্রে কাজ করেন তা জানতে চাইতে পারেন।
2. এরপর আপনাকে নির্ধারণ করতে হবে আপনি পরীক্ষকের পারফরম্যান্স কীভাবে মূল্যায়ন করবেন। মূল্যায়নের জন্য বিভিন্ন পদ্ধতি রয়েছে, তবে একটি পদ্ধতি হলো "থিংক এলাউড" পদ্ধতি। এই পদ্ধতিতে আপনি পরীক্ষককে আপনার নির্দেশনা অনুসরণ করে কাজটি সম্পন্ন করতে বলেন এবং একই সাথে তারা যা ভাবছে তা উচ্চস্বরে বলার অনুরোধ করেন। পরীক্ষকের নির্দেশনা অনুসরণ করার সময় আপনি কোনো সহায়তা করবেন না, তবে বিনীতভাবে জানান যে আপনি তাদের প্রশ্নগুলোর উত্তর পরীক্ষার শেষে দেবেন। পরীক্ষক কী কী বিষয় নিয়ে বিভ্রান্তিতে বা সমস্যায় পড়ছে তা আপনি লিখে নেবেন। আপনি এই তথ্য একটি তিনটি কলামের চার্টে লিপিবদ্ধ করতে পারেন। প্রথম কলামে আপনি লিখবেন পরীক্ষকের কী সমস্যা হয়েছে, দ্বিতীয় কলামে সমস্যার সম্ভাব্য কারণ এবং তৃতীয় কলামে সমস্যার সম্ভাব্য সমাধান বা আপনার নির্দেশনাগুলো কীভাবে পরিবর্তন করা যায় তার প্রস্তাবনা। আপনি যা জানতে চান সে বিষয়ে বর্ণনামূলক হন। নিশ্চিত হন যে আপনার পরীক্ষার ফর্মটি যথাযথভাবে বিন্যস্ত যাতে সমস্ত প্রাসঙ্গিক তথ্য সংগ্রহ করা যায় এবং কোনো কিছু বাদ না পড়ে।
3. পরীক্ষার শেষে আপনার লেখা পর্যালোচনা করুন এবং পরীক্ষককে অনুরোধ করুন তারা যেসব সমস্যার সম্মুখীন হয়েছে তা ব্যাখ্যা করতে। এটি একটি গুরুত্বপূর্ণ ধাপ কারণ আপনি সরাসরি আপনার শ্রোতার কাছ থেকে প্রতিক্রিয়া পাচ্ছেন। নিশ্চিত করুন আপনি বুঝতে পেরেছেন ঠিক কোন অংশটি তাদের জন্য বিভ্রান্তিকর ছিল, কারণ এটি আপনাকে সবচেয়ে কার্যকর নির্দেশনা লেখার ক্ষেত্রে সহায়তা করবে। তাদের জিজ্ঞাসা করুন কীভাবে ঐ ধাপ বা নির্দেশনার অংশটি পরিবর্তন করলে তা আরো স্পষ্ট ও বোধগম্য হবে।
4. আপনার পাওয়া তথ্যের ভিত্তিতে নির্দেশনাগুলো সম্পাদনা ও হালনাগাদ করুন। এই হালনাগাদের পর তা আপনার লক্ষ্য শ্রোতার জন্য আরও সহজবোধ্য ও অনুসরণযোগ্য হওয়া উচিত। অনেক ক্ষেত্রে একাধিক রাউন্ডে ব্যবহারযোগ্যতা পরীক্ষা করা প্রয়োজনীয় বা উপযোগী হতে পারে কারণ এটি প্রথম রাউন্ডে অনাবিষ্কৃত সমস্যাগুলোও খুঁজে বের করতে সাহায্য করতে পারে অথবা প্রাথমিক সমস্যাগুলোর আড়ালে থাকা সমস্যাগুলো ধরা পড়ে। সময় থাকলে যতবার সম্ভব ব্যবহারযোগ্যতা পরীক্ষা করুন।

দ্রষ্টব্য:

• আপনার লক্ষ্য শ্রোতাদের দিকে বিশেষ মনোযোগ দিন এবং নিশ্চিত করুন যে আপনার কাছে যথেষ্ট সংখ্যক পরীক্ষক রয়েছে এবং তাদের জনতাত্ত্বিক বৈশিষ্ট্য সঠিকভাবে আপনার নমুনাকে উপস্থাপন করছে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি 'শুরুর স্তরের' ব্যবহারকারীদের জন্য নির্দেশনা তৈরি করেন এবং কেবল ‘অভিজ্ঞ’ ব্যক্তিদের পরীক্ষা করেন, তাহলে আপনার নমুনা যথাযথভাবে প্রতিনিধিত্ব করবে না। আবার, যদি আপনার লক্ষ্য বৃহৎ শ্রোতা হয় যার মধ্যে বিভিন্ন বয়স, লিঙ্গ ও অভিজ্ঞতা স্তর আছে, তাহলে আপনার নমুনাও যথেষ্ট বড় ও বৈচিত্র্যময় হতে হবে।
• যদি নির্দেশনায় উভয় হাত ব্যবহার করতে হয় (যেমন, একটি টাই বাঁধা), তাহলে চেষ্টা করুন যেন সমস্ত নির্দেশনা একসাথে দৃশ্যমান থাকে যাতে পৃষ্ঠা উল্টাতে না হয় এবং ব্যবহারকারীর কাজ সহজ হয়।

সাধারণ লেখনশৈলীর পরামর্শ

অনেকেই নির্দেশনা পড়তে অনীহা প্রকাশ করে। তারা নিজেরাই বুঝে নিতে চেষ্টা করে কীভাবে একটি পণ্য পরিচালনা করতে হয় বা একটি কাজ সম্পন্ন করতে হয় এবং শুধুমাত্র তখনই নির্দেশনার দিকে ফিরে যায় যখন সব প্রচেষ্টা ব্যর্থ হয়। যখন তারা নির্দেশনা পড়ে তখন তারা চায় তা একবারেই বুঝতে, যেন দ্বিতীয়বার না পড়তে হয়। একটি সরল নকশা, সহজ ভাষা এবং স্পষ্ট নির্দেশনা পাঠকদের নির্দেশনা মনোযোগ দিয়ে পড়তে উৎসাহিত করার ক্ষেত্রে গুরুত্বপূর্ণ।

কারিগরি নথি ও নির্দেশনা লেখার সময় কিছু লেখনশৈলীর পরামর্শ মনে রাখা উচিত:

• আদেশমূলক, সরাসরি, এবং কমান্ডভিত্তিক লেখার ধরণ ব্যবহার করুন। নির্দেশনায় "আপনি" শব্দ ব্যবহার করা একেবারে ঠিক আছে, কারণ আপনি সরাসরি পাঠককে উদ্দেশ্য করছেন।
• সক্রিয় কণ্ঠ ব্যবহার করুন, নিষ্ক্রিয় নয়।
• a, an, the-এর মতো আর্টিকেল বাদ দেবেন না।
• কর্মবাচক ক্রিয়া ব্যবহার করুন।
• বর্ণনামূলক লেখার সাথে মিল রেখে গ্রাফিক্স ব্যবহার করুন যেন বিভ্রান্তি না হয়।
• গ্রাফিক্সে ধাপগুলো লেবেল করুন, যেমন ধাপ ১৭ "...রাখুন...", তাহলে চিত্রে পরিষ্কারভাবে "১৭" লিখে দিন, বা যদি একাধিক চিত্র থাকে তবে ক্রমানুসারে "১৭a, ১৭b ইত্যাদি" ব্যবহার করুন অথবা যদি ভিন্ন ভিউ থাকে তাহলে "১৭ সামনে, ১৭ পেছনে ইত্যাদি" ব্যবহার করুন।
• লেখাকে সংক্ষিপ্ত কিন্তু বর্ণনামূলক রাখুন।
• জটিল প্রযুক্তিগত শব্দাবলী পরিহার করুন, সাধারণ শব্দ ব্যবহার করুন যাতে বিস্তৃত পরিসরের ব্যবহারকারী বুঝতে পারে।
• প্রতিটি অংশ সনাক্ত ও আলাদা করতে সংক্ষিপ্ত শিরোনাম ও উপশিরোনাম ব্যবহার করুন।
• শিরোনামের চারপাশে যথেষ্ট ফাঁকা জায়গা রাখুন।
• নিরাপত্তাজনিত তথ্য ও সতর্কতা আলাদা করে হাইলাইট করুন।
• চিত্রগুলোকে যতটা সম্ভব সরল রাখুন।

মূল পৃষ্ঠা