পেশাদার ও কারিগরি লেখনী/নকশা/নথির বিন্যাস/সংগঠনের ধরন

সাংগঠনিক ধরণ

সাধারণত নথি সংগঠিত করার জন্য সাতটি ভিন্ন ধরণ ব্যবহার করা হয়: আনুষ্ঠানিক শ্রেণীবিভাগ, অনানুষ্ঠানিক শ্রেণীবিভাগ, তুলনা, বিভাজন, পৃথকীকরণ , কারণ/প্রভাব এবং সমস্যা/সমাধান। কোন সাংগঠনিক ধরণ ব্যবহার করা হবে তা নির্ভর করবে কোন ধরণের নথি তৈরি করা হচ্ছে তার উপর; তবে, কার্যকরভাবে সাজানোর লক্ষ্য হল নথিটি ব্যবহার করা সহজ করা এবং প্রায়শই একটি একক নথিতে বেশ কয়েকটি সাংগঠনিক ধরণ ব্যবহার করা হয়।

আনুষ্ঠানিক শ্রেণীবিভাগ

আনুষ্ঠানিক শ্রেণীবিভাগ হল তাদের সাধারণ বৈশিষ্ট্যের উপর ভিত্তি করে তথ্যগুলিকে একত্রিত করা। প্রতিটি দলকে প্রায়শই উপগোষ্ঠীতে বিভক্ত করা হয় যাতে তথ্যগুলিকে সুনির্দিষ্টভাবে শ্রেণীবদ্ধ করা যায়। আনুষ্ঠানিক শ্রেণীবিভাগের জন্য প্রয়োজন যে প্রতিটি তথ্য কেবল একটি দলে উপস্থিত থাকতে পারে এবং প্রতিটি দলকে একই নীতি অনুসরণ করতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, তিনটি প্রাণীকে শ্রেণীবিভাগ করার জন্য, প্রতিটি প্রাণীকে কেবল একটি দলে ফিট করা উচিত। একটি বাঘ, নেকড়ে এবং জেব্রাকে বিড়াল, কুকুর এবং অশ্বারোহীর মতো শ্রেণীতে ভাগ করা যেতে পারে। প্রতিটি দল তাদের জৈবিক পরিবার অনুসারে প্রাণীদের গোষ্ঠীবদ্ধ করার একই নীতি অনুসরণ করে। একটি ত্রুটিপূর্ণ শ্রেণীবিভাগ হবে বিড়াল, কুকুর এবং স্তন্যপায়ী কারণ বিড়াল এবং কুকুর হল জৈবিক পরিবার এবং স্তন্যপায়ী প্রাণী বলতে একটি জৈবিক শ্রেণীকে বোঝায়। আরও, প্রতিটি প্রজাতিকে উপগোষ্ঠী এবং বিভাগে বিভক্ত করা যেতে পারে যেমন গবাদি পশুর ক্ষেত্রে, হেয়ারফোর্ড এবং জার্সি উভয়ই গবাদি পশু, তবে একটি গরুর মাংসের প্রাণী এবং অন্যটি একটি দুগ্ধজাত প্রাণী।

অনানুষ্ঠানিক শ্রেণীবিভাগ

অনানুষ্ঠানিক শ্রেণীবিভাগ আপনাকে পাঠক-কেন্দ্রিক যোগাযোগ তৈরি করতে সাহায্য করতে পারে যখন আপনাকে প্রচুর সংখ্যক আইটেম সম্পর্কে তথ্য সংগঠিত করতে হয় কিন্তু আনুষ্ঠানিক শ্রেণীবিভাগের জন্য প্রয়োজনীয় বস্তুনিষ্ঠ বৈশিষ্ট্য অনুসারে তাদের শ্রেণীবিভাগ করা অসম্ভব বা অবাঞ্ছিত মনে হয়।

অনানুষ্ঠানিক শ্রেণীবিভাগ আনুষ্ঠানিক শ্রেণীবিভাগ থেকে আলাদা কারণ গোষ্ঠীগুলিকে শ্রেণিবিভাগের একটি সুসংগত নীতি অনুসরণ করতে হয় না; তবে, আনুষ্ঠানিক শ্রেণীবিভাগের মতো, প্রতিটি তথ্য এখনও কেবল একটি গোষ্ঠীতে ফিট করা উচিত। উদাহরণস্বরূপ, একটি বাঘ, নেকড়ে এবং জেব্রাকে কুকুর এবং আফ্রিকান স্তন্যপায়ী প্রাণীতে শ্রেণীবিভাগ করা যেতে পারে। গোষ্ঠীগুলি একটি সুসংগত নীতি অনুসরণ করে না, তবে প্রতিটি প্রাণীকে কেবল একটি বিভাগে গোষ্ঠীবদ্ধ করা যেতে পারে। অনানুষ্ঠানিক শ্রেণীবিভাগ একটি বৈধ সাংগঠনিক প্যাটার্ন এবং সঠিকভাবে ব্যবহার করা হলে পাঠকদের জন্য খুব কার্যকর হতে পারে।

তুলনা

পাঠকদের সিদ্ধান্ত নিতে এবং গবেষণার ফলাফল বুঝতে সাহায্য করার জন্য ব্যবসায়িক নথিতে তুলনা ব্যবহার করা হয়। একই মানদণ্ডের ভিত্তিতে দুটি বিকল্প একে অপরের সাথে তুলনা করা হয়। উদাহরণস্বরূপ, কোন স্থানে গুদাম তৈরি করা হবে তা নির্ধারণ করার জন্য দুটি বিল্ডিং সাইটের তুলনা করা যেতে পারে। সাইট A এবং সাইট B উভয়ের তুলনা উন্নয়ন খরচ, রাস্তা হতে প্রবেশ, সম্পত্তি কর, গ্রাহকদের দূরত্ব ইত্যাদির উপর ভিত্তি করে করা যেতে পারে। পাঠকদের যখন বেশ কয়েকটি বিকল্প মূল্যায়ন করতে হয় তখন তুলনা কার্যকর।

কিছু উপায়ে এটি শ্রেণীবিভাগের মতো। আপনি যে জিনিসগুলির তুলনা করছেন সে সম্পর্কে আপনি অনেকগুলি তথ্য দিয়ে শুরু করেন এবং তুলনার পয়েন্টগুলির চারপাশে তথ্যগুলিকে গোষ্ঠীভুক্ত করেন যা আপনার পাঠকদের দেখতে সক্ষম করে যে জিনিসগুলি কেমন এবং একে অপরের থেকে আলাদা। সিদ্ধান্ত গ্রহণকে সমর্থন করার জন্য লেখা তুলনাগুলিতে, তুলনার পয়েন্টগুলিকে মানদণ্ড বলা হয়। তুলনা লেখার সময়, আপনি দুটি সাংগঠনিক প্যাটার্নের যেকোনো একটি বেছে নিতে পারেন। উভয়ই একই বিষয়বস্তু অন্তর্ভুক্ত করে তবে বিষয়বস্তুগুলিকে ভিন্নভাবে সাজান।

উদাহরণস্বরূপ, টিফানির পরিস্থিতি বিবেচনা করুন। টিফানির নিয়োগকর্তা বড় ট্রাকের বডির জন্য ধাতব যন্ত্রাংশ স্ট্যাম্প করার জন্য ব্যবহৃত পুরোনো মেশিনগুলি প্রতিস্থাপন করার সিদ্ধান্ত নিয়েছেন। টিফানিকে কোম্পানি যে দুটি মেশিন বিবেচনা করছে তার তদন্ত করার দায়িত্ব দেওয়া হয়েছে। শত শত পৃষ্ঠার তথ্য সংগ্রহ করার পর, তাকে এখন সিদ্ধান্ত নিতে হবে যে কোম্পানির নির্বাহীদের কাছে তার প্রতিবেদন কীভাবে সংগঠিত করবেন। তার তুলনা সংগঠিত করার জন্য, টিফানি বিভক্ত প্যাটার্ন বা বিকল্প প্যাটার্ন ব্যবহার করতে পারেন।

বিভক্ত প্যাটার্ন

মেশিন A
ব্যয়
দক্ষতা
নির্মাণের সময়
বায়ু দূষণ
ইত্যাদি
মেশিন B
ব্যয়
দক্ষতা
নির্মাণের সময়
বায়ু দূষণ
ইত্যাদি

বিকল্প প্যাটার্ন

ব্যয়
মেশিন A
মেশিন B
দক্ষতা
মেশিন A
মেশিন B
নির্মাণ সময়
মেশিন A
মেশিন B
বায়ু দূষণ
মেশিন A
মেশিন B
ইত্যাদি
মেশিন A
মেশিন B

বিভাজন

বিভাজন বলতে কোনও বস্তুর বর্ণনা বোঝায়। যদি কোনও নথি একটি সাইকেল সম্পর্কে লিখতে হয়, তবে একজন লেখক বর্ণনাটিকে সাইকেলের ছোট ছোট অংশে ভাগ করতে পারেন। একজন লেখক প্রথমে ব্রেকিং সিস্টেম, তারপর গিয়ার সিস্টেম, তারপর ফ্রেম, সিট এবং টায়ার বর্ণনা করতে পারেন। ডকুমেন্টটিকে ছোট ছোট অংশে ভাগ করলে, তথ্য খুঁজে পাওয়া সহজ হয় এবং ডকুমেন্টটি পাঠকের জন্য আরও কার্যকর হয়ে ওঠে।

একটি বস্তু বর্ণনা করার নির্দেশিকা

1. আপনার পাঠক এবং উদ্দেশ্যের জন্য উপযুক্ত শ্রেণীবিভাগের নীতি নির্বাচন করুন।
2. একবারে বিভাজনের জন্য শুধুমাত্র একটি ভিত্তি ব্যবহার করুন।
3. আপনার বর্ণনার অংশগুলিকে এমনভাবে সাজান যাতে আপনার পাঠকরা দরকারী বলে মনে করেন।
4. প্রতিটি অংশ বর্ণনা করার সময়, আপনার পাঠকদের জন্য দরকারী বলে মনে হয় এমন বিশদ বিবরণ প্রদান করুন।
5. যদি গ্রাফিক্স আপনার পাঠকদের বুঝতে এবং বস্তু সম্পর্কে আপনার তথ্য ব্যবহার করতে সাহায্য করে তবে তা অন্তর্ভুক্ত করুন।

পৃথকীকরণ

পৃথকীকরণ বিভাজনের অনুরূপ, তবে পৃথকীকরণ বলতে কোনও প্রক্রিয়া বর্ণনা করা বোঝায় না। সাধারণত, একজন লেখক পৃথকীকরণ ব্যবহার করবেন যখন নথির লক্ষ্য পাঠক প্রক্রিয়াটি সম্পাদন করা। রান্নার বইয়ের রেসিপিগুলি প্রায়শই পৃথকীকরণ করা হয়। কেক কীভাবে প্রস্তুত করবেন তা বর্ণনা করার সময়, প্রথমে কেক তৈরির প্রক্রিয়াটি বর্ণনা করতে হবে। তারপরে, ফ্রস্টিং তৈরির প্রক্রিয়াটি বর্ণনা করা হবে। এর পরে, রেসিপিটি ব্যাখ্যা করতে পারে কিভাবে কেক ফ্রস্ট করতে হয়। ডকুমেন্টটি ভাগ করে, রেসিপিটিকে ছোট ছোট, পরিচালনাযোগ্য ধাপে বিভক্ত করা হয়েছে। এটি পাঠকের জন্য প্রক্রিয়াটি সম্পাদন করা সহজ করে তোলে।

একটি প্রক্রিয়ার একটি সাধারণ বর্ণনা সময়ের সাথে সাথে ঘটনাগুলির সম্পর্ক ব্যাখ্যা করে। একটি প্রক্রিয়া বর্ণনা করার ক্ষেত্রে আপনার দুটি উদ্দেশ্য থাকতে পারে:

• আপনার পাঠকদের প্রক্রিয়াটি সম্পাদন করতে সক্ষম করা। উদাহরণস্বরূপ, আপনি এমন নির্দেশাবলী লিখতে পারেন যা আপনার পাঠকদের জীবন্ত টিস্যুর নমুনায় রাসায়নিক বিশ্লেষণ করতে, একটি ফটোভোলটাইক কোষ তৈরি করতে, ঋণের জন্য আবেদন করতে বা একটি কম্পিউটার প্রোগ্রাম চালাতে সক্ষম করবে।
• আপনার পাঠকদের প্রক্রিয়াটি বুঝতে সক্ষম করার জন্য, আপনি আপনার পাঠকদের নিম্নলিখিতগুলি বুঝতে চাইতে পারেন:
  • কীভাবে কিছু করা হয়। উদাহরণস্বরূপ, কীভাবে কয়লা সিন্থেটিক হীরাতে রূপান্তরিত হয়।
  • কীভাবে কিছু কাজ করে। উদাহরণস্বরূপ, কীভাবে ফুসফুস রক্তপ্রবাহে অক্সিজেন সরবরাহ করে।
  • কীভাবে কিছু ঘটেছিল। উদাহরণস্বরূপ, কীভাবে মার্কিন যুক্তরাষ্ট্র মহাকাশ প্রোগ্রামগুলি তৈরি করেছিল যা অবশেষে চাঁদে মহাকাশচারীদের অবতরণ করেছিল।

পৃথকীকরণের জন্য শ্রেণিবিন্যাসের নীতি

প্রক্রিয়াটি কোথায় ভাগ করবেন তা নির্ধারণ করতে, আপনার শ্রেণিবিন্যাসের একটি নীতি প্রয়োজন। সাধারণত ব্যবহৃত নীতিগুলির মধ্যে রয়েছে ধাপগুলি কখন সম্পন্ন করা হয় (প্রথম দিন, দ্বিতীয় দিন; বসন্ত, গ্রীষ্ম, শরৎ), ধাপগুলির উদ্দেশ্য (সরঞ্জাম প্রস্তুত করা, ফলাফল পরীক্ষা করা), এবং ধাপগুলি সম্পাদনের জন্য ব্যবহৃত সরঞ্জামগুলি (উদাহরণস্বরূপ, টেবিল করাত, ড্রিল প্রেস, ইত্যাদি)। প্রক্রিয়াগুলিকে বিভিন্ন শ্রেণীবদ্ধ নীতি অনুসারে ভাগ করা যেতে পারে। আপনার পাঠকদের লক্ষ্যগুলিকে সর্বোত্তমভাবে সমর্থন করে এমন নীতিটি বেছে নিন।

পৃথকীকরণের জন্য নির্দেশিকা

1. আপনার পাঠকদের এবং আপনার উদ্দেশ্যের জন্য উপযুক্ত ভাগ করার জন্য একটি নীতি চয়ন করুন।

1. আপনার ক্ষুদ্রতম গোষ্ঠীগুলিকে পরিচালনাযোগ্য করুন।
2. ধাপ এবং ধাপের গোষ্ঠীগুলির মধ্যে সম্পর্কগুলি স্পষ্টভাবে বর্ণনা করুন।

1. আপনার পাঠকদের চাহিদা পূরণের জন্য প্রতিটি পদক্ষেপ সম্পর্কে পর্যাপ্ত বিশদ প্রদান করুন।
2. গ্রাফিক্স অন্তর্ভুক্ত করুন যদি সেগুলি আপনার পাঠকদের প্রক্রিয়া সম্পর্কে আপনার তথ্য বুঝতে এবং ব্যবহার করতে সহায়তা করে।

কারণ এবং প্রভাব

কারণ এবং প্রভাব দ্বারা সংগঠিত নথিগুলি পাঠকদের বুঝতে সাহায্য করে যে কীভাবে একটি ঘটনা অন্যটির দ্বারা সৃষ্ট হয়। কারণ এবং প্রভাব নথিগুলি প্রায়শই পাঠকদের বোঝানোর চেষ্টা করে যে একটি কারণ এবং প্রভাব সম্পর্ক আসলে বিদ্যমান। কারণ এবং প্রভাবকে সংযুক্ত করা কঠিন হতে পারে। সম্পর্কের প্রমাণ সাবধানে নির্বাচন করতে হবে। সঠিকভাবে ব্যবহার করা হলে, কারণ এবং প্রভাব দ্বারা সংগঠিত একটি নথি পাঠকের জন্য খুবই প্ররোচিত এবং কার্যকর হতে পারে।

কর্মক্ষেত্রে, আপনি দুটি স্বতন্ত্র উদ্দেশ্যে কারণ এবং প্রভাব সম্পর্কে লিখতে পারেন।

• আপনার পাঠকদের একটি কারণ এবং প্রভাব সম্পর্ক বুঝতে সাহায্য করার জন্য।

• আপনার পাঠকদের বোঝাতে যে একটি নির্দিষ্ট কারণ এবং প্রভাব সম্পর্ক বিদ্যমান।

এই দুটি উদ্দেশ্যে সংগঠিত করার কৌশলগুলি কিছুটা আলাদা।

সমস্যা এবং সমাধান

সমস্যা এবং তাদের সমাধানগুলি আপনার কর্মক্ষেত্রে লেখার সবচেয়ে ঘন ঘন বিষয়গুলির মধ্যে একটি হবে। আপনি যে সমস্যাগুলি নিয়ে আলোচনা করবেন তা কিছু কৌশল, পণ্য, প্রক্রিয়া বা নীতির প্রতি অসন্তুষ্টি থেকে উদ্ভূত হতে পারে। বিকল্পভাবে, এগুলি একটি নতুন লক্ষ্য অর্জনের আকাঙ্ক্ষা থেকে উদ্ভূত হতে পারে, যেমন দুর্দান্ত দক্ষতা, অথবা অন্য দেশে ব্যবসা করার সম্ভাবনার মতো একটি নতুন সুযোগের সদ্ব্যবহার।

সমস্যা এবং সমাধান দ্বারা সংগঠিত একটি নথির লক্ষ্য হল ভবিষ্যতের পদক্ষেপ প্রস্তাব করা। কারণ এবং প্রভাব নথির মতো, সমস্যা এবং সমাধান নথিগুলিকে প্ররোচিত করতে হবে। লেখককে প্রথমে দেখাতে হবে যে একটি সমস্যা বিদ্যমান, এবং তারপর দেখাতে হবে যে প্রস্তাবিত সমাধানই সমস্যা সমাধানের সর্বোত্তম পদ্ধতি। সমস্যা এবং সমাধান নথি ব্যবসায়িক লেখায় খুবই সাধারণ এবং প্রায়শই ব্যবসায়িক প্রস্তাব আকার ধারণ করে।

পাঠকদের আপনার প্রস্তাবিত সমাধান গ্রহণে রাজি করানোর জন্য নির্দেশিকা

1. সমস্যাটি এমনভাবে বর্ণনা করুন যাতে এটি আপনার পাঠকদের কাছে তাৎপর্যপূর্ণ বলে মনে হয়।
2. আপনার পদ্ধতি বর্ণনা করুন।
3. আপনার পদ্ধতি বর্ণনা করার সময়, এটি কীভাবে সমস্যার সমাধান করবে তা ব্যাখ্যা করুন। তাদের দেখান যে তাদের পরিস্থিতি বিবেচনা করে আপনার পদ্ধতিটি তাদের জন্য সেরা বিকল্প।
4. আপত্তিগুলি অনুমান করুন এবং প্রতিক্রিয়া জানান।
5. সুবিধাগুলি উল্লেখ করুন।
6. আপনার সমাধানের দুর্বলতাগুলি স্বীকার করুন। আপনি সেগুলি উপস্থাপন করুন বা না করুন, আপনার শ্রোতারা দুর্বলতাগুলি খুঁজে পাবেন। আপনার সমাধানের দুর্বলতাগুলো স্বীকার করলে এবং তারপর সেগুলো কীভাবে কাটিয়ে ওঠা যায় তা দেখালে আপনার ধারণাগুলো আরও বিশ্বাসযোগ্য মনে হবে।
7. যদি গ্রাফিক্স আপনার পাঠকদের আপনার প্রস্তাবিত সমাধান বুঝতে এবং অনুমোদন করতে সাহায্য করে, তাহলে সেগুলো অন্তর্ভুক্ত করুন
8. দ্বন্দ্বমূলক কথা বলা এড়িয়ে চলুন। এটি আপনার পাঠকদের নিরুৎসাহিত করবে। আপনার ধারণাগুলোর প্রতি তাদের খোলামেলা দৃষ্টিভঙ্গি থাকা উচিত, তাদের ধারণার প্রতিরক্ষামূলক দৃষ্টিভঙ্গি নয়।
9. মনে রাখবেন যে আপনি আপনার সমস্ত পাঠককে সর্বদা রাজি করাতে পারবেন না। কখনও কখনও, আপনাকে মেনে নিতে হবে যে তারা আপনার পরামর্শ গ্রহণ করে। সময়ের সাথে সাথে, তারা এখনও তাদের মতামত পরিবর্তন করতে পারে।
10. সরাসরি মূল বিষয়ে আসুন। ব্যবসায়ীরা আপনার কথা শুনে সময় নষ্ট করতে চান না; কেবল তাদের যা প্রয়োজন তা দিন।