নথির বিন্যাসকরণ

পেশাদার ব্যবসা বা কর্মজীবনের নথিতে সঠিক বিন্যাস লেখক এবং পাঠক উভয়ের জন্যই অপরিহার্য। প্রতিটি নথির নির্দিষ্ট সংগঠনের জন্য সর্বজনীনভাবে স্বীকৃত মান রয়েছে। একটি নথি লেখার সময় স্বীকৃত বিন্যাস অনুসরণ করতে সতর্ক থাকুন।

নির্দিষ্ট পরিস্থিতি অনুসারে বিভিন্ন শৈলী ব্যবহার করা যেতে পারে। নিচে সম্ভাব্য কৌশলগুলি দেওয়া হলো:

শ্রেণিবিন্যাস

কাজের ক্ষেত্রে আপনাকে নির্দিষ্ট কিছু তথ্য বা ঘটনা সম্পর্কে লিখতে হতে পারে। এই তথ্যগুলোকে সুসংগঠিত করার জন্য আপনি শ্রেণীকরণ নামক একটি কৌশল ব্যবহার করতে পারেন। শ্রেণীকরণে আপনি আপনার বিষয়বস্তুকে সম্পর্কিত আইটেমগুলোর গ্রুপে সাজান যা নিম্নলিখিত মানদণ্ডগুলো পূরণ করে:

প্রতিটি আইটেমের একটি স্থান আছে: প্রতিটি আইটেম কোনো না কোনো গ্রুপের মধ্যে থাকতে হবে; প্রতিটি আইটেমই ঠিকভাবে মানানসই হবে।
প্রতিটি আইটেমের কেবল একটি স্থান আছে: যদি দুটি স্থান থাকে, তাহলে তথ্য অপ্রয়োজনীয় হয়ে পড়ে। যদি এটি দুটি স্থানে থাকার কথা হয় কিন্তু কেবল একটি স্থানে রাখা হয়, তাহলে তথ্য খুঁজে বের করা কঠিন হয়ে পড়ে। এই দুটি পরিস্থিতিই কাম্য নয়।
গ্রুপগুলো পাঠকের জন্য সহজবোধ্য হবে: যে আইটেমগুলো একসাথে ব্যবহৃত হবে সেগুলোকে একসাথে গ্রুপ করা উচিত।

আনুষ্ঠানিক শ্রেণিবিন্যাস

আনুষ্ঠানিক শ্রেণীকরণে আপনি একটি শ্রেণীকরণ নীতি অনুসারে আইটেমগুলোকে দলবদ্ধ করেন – অর্থাৎ, প্রতিটি আইটেমের বিদ্যমান কিছু পর্যবেক্ষণযোগ্য বৈশিষ্ট্য অনুসারে দলবদ্ধ করেন। সাধারণত, বেছে নেওয়ার জন্য বেশ কয়েকটি নীতি থাকবে। এই সম্ভাব্য শ্রেণীকরণ নীতিগুলোর মধ্যে থেকে বেছে নেওয়ার জন্য পাঠক কীভাবে তথ্যগুলো ব্যবহার করবে তা বিবেচনা করতে হবে। শ্রেণীকরণে বড় গ্রুপগুলোকে উপ-গ্রুপে সংগঠিত করা যেতে পারে। আনুষ্ঠানিক শ্রেণীকরণের জন্য দুটি প্রধান নির্দেশিকা রয়েছে:

আপনার পাঠক এবং আপনার উদ্দেশ্যের জন্য উপযুক্ত একটি শ্রেণীকরণ নীতি বেছে নিন।
শুধুমাত্র একটি শ্রেণীকরণ নীতি ব্যবহার করুন।

অনানুষ্ঠানিক শ্রেণিবিন্যাস যখন আপনাকে প্রচুর সংখ্যক আইটেম সম্পর্কে তথ্য সংগঠিত করতে হয় তখন অনানুষ্ঠানিক শ্রেণীকরণ পাঠক-কেন্দ্রিক যোগাযোগ তৈরিতে সাহায্য করতে পারে। এক্ষেত্রে আপনি আনুষ্ঠানিক শ্রেণীকরণের জন্য প্রয়োজনীয় বস্তুনিষ্ঠ বৈশিষ্ট্য অনুসারে আইটেমগুলোকে শ্রেণীবদ্ধ করা অসম্ভব বা অনাকাঙ্ক্ষিত মনে করতে পারেন।

উদাহরণস্বরূপ, ক্যালভিনকে তার নিয়োগকর্তার অনুরোধে ভারী সরঞ্জাম শিল্পের তিনটি বাণিজ্য জার্নালে প্রকাশিত বিজ্ঞাপনগুলির বিশ্লেষণ সাজাতে হয়েছিল। ক্যালভিন বিজ্ঞাপনগুলিকে তাদের আকার বা ব্যবহৃত শব্দের সংখ্যার মতো একটি বস্তুনিষ্ঠ বৈশিষ্ট্য অনুসারে গোষ্ঠীভুক্ত করে একটি আনুষ্ঠানিক শ্রেণীকরণ তৈরি করতে পারতেন। এর পরিবর্তে, তিনি বিজ্ঞাপনের আবেদনের ধরন অনুসারে সেগুলোকে শ্রেণীবদ্ধ করেছিলেন। "বিজ্ঞাপনের আবেদনের ধরন" একটি বস্তুনিষ্ঠ বৈশিষ্ট্য নয়। একটি বিজ্ঞাপনের আবেদন সংজ্ঞায়িত করতে বিষয়ভিত্তিক ব্যাখ্যা এবং বিচার প্রয়োজন। ক্যালভিন এই অনানুষ্ঠানিক শ্রেণীকরণ ব্যবহার করেছিলেন কারণ এটি তার পাঠকদের লক্ষ্যের সাথে সবচেয়ে ভালোভাবে মিলে গিয়েছিল, যা ছিল বছরের শেষের দিকে যখন তিনি তিনটি জার্নালে বিজ্ঞাপন দেওয়া শুরু করবেন তখন বিজ্ঞাপন কৌশলগুলির পরিকল্পনা করা।

আনুষ্ঠানিক শ্রেণিবিন্যাসের মতো অনানুষ্ঠানিক শ্রেণিবিন্যাসও আপনাকে এমনভাবে যোগাযোগ সংগঠিত করতে সক্ষম করে যা নিম্নলিখিত লক্ষ্যগুলি অর্জন করে:

প্রতিটি আইটেমের কেবলমাত্র একটি স্থান থাকে।
গ্রুপগুলো আপনার পাঠকদের জন্য উপযোগী হয়।

তুলনা

ব্যবসায়িক পরিবেশে আপনি মাঝে মাঝেই তুলনামূলক লেখালেখি করবেন। সাধারণত নিচের দুটি কারণে এমন তুলনা করা হয়ে থাকে:

পাঠকদের সিদ্ধান্ত নিতে সাহায্য করার জন্য: কর্মক্ষেত্র হলো পছন্দের জগৎ। মানুষ প্রতিনিয়ত বিভিন্ন কর্মপন্থা, প্রতিযোগী পণ্য এবং বিকল্প কৌশলের মধ্যে থেকে বেছে নেয়। তাদের পছন্দ করতে সাহায্য করার জন্য কর্মীরা প্রায়ই লিখিতভাবে বিকল্পগুলোর তুলনা উপস্থাপন করেন।

পাঠকদের গবেষণার ফলাফল বুঝতে সাহায্য করার জন্য: কর্মক্ষেত্রের অনেক গবেষণা দুটি বা ততোধিক আইটেম বা গোষ্ঠীর (যেমন: মানুষ, প্রাণী, জলবায়ু ইত্যাদি) মধ্যে পার্থক্য এবং সাদৃশ্যের উপর কেন্দ্র করে। এই ধরনের গবেষণার ফলাফল ব্যাখ্যা করার জন্য গবেষকরা তাদের ফলাফলগুলিকে তুলনা আকারে সাজান।

তুলনামূলক রচনার জন্য দুটি বিন্যাস-পদ্ধতি রয়েছে: বিভাজিত ও পর্যায়ক্রমিক। এই দুটি পদ্ধতিতে বিষয়বস্তুর ধরনের কোনো পার্থক্য না থাকলেও উপস্থাপনার ধরনে পার্থক্য থাকে। আপনি কোন পদ্ধতিটি ব্যবহার করবেন তা নির্ধারণের আগে ভেবে দেখুন—পাঠকেরা কীভাবে আপনার তথ্য ব্যবহার করবেন। এই পদ্ধতিতে মানদণ্ডকে কেন্দ্র করে সাজানো হয়। এটি আদর্শ যখন পাঠকরা বিকল্পগুলোর মধ্যে বিন্দু-ভিত্তিক তুলনা করতে চান। অর্থাৎ, আপনি একটি মানদণ্ড নিয়ে আলোচনা করবেন এবং তারপর প্রতিটি বিকল্পের জন্য সেই মানদণ্ডের অধীনে কী কী বিষয় রয়েছে তা বলবেন।

অন্যদিকে, বিভাজিত বিন্যাস পদ্ধতিটি এমন পরিস্থিতিতে ভালোভাবে মানানসই যেখানে পাঠকরা প্রতিটি বিকল্পের সমস্ত তথ্য এক জায়গায় পড়তে চান। সাধারণত, এটি ঘটে যখন প্রতিটি বিকল্পের সাধারণ প্রকৃতি এবং বিশদ বিবরণ অল্প পরিসরে বর্ণনা করা যায়। এখানে আপনি প্রথমে একটি বিকল্পের সমস্ত দিক আলোচনা করবেন, তারপর পরের বিকল্পে যাবেন।

পর্যায়ক্রমিক অথবা বিভাজিত— আপনি যেই বিন্যাসই ব্যবহার করুন না কেন পাঠকদের বোঝার সুবিধার্থে দুটি প্রাথমিক তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা অধিকতর সহায়ক হয়:

মানদণ্ডের বিবরণ: এই তথ্য পাঠকদের শুরু থেকেই জানতে সাহায্য করে যে তুলনার প্রাসঙ্গিক বিষয়গুলো কী কী।

বিকল্পগুলোর সংক্ষিপ্ত বিবরণ: এটি পাঠকদের প্রতিটি বিকল্প সম্পর্কে একটি সাধারণ ধারণা দেয়, যাতে তারা পরে বিশদ তথ্য পড়ার আগে একটি কাঠামোবদ্ধ উপলব্ধি গড়ে তুলতে পারেন।