প্রযুক্তিগত যোগাযোগের শ্রোতাদের উপলব্ধি করা

শ্রোতার ধরণ

কোনো নথি প্রস্তুত করার সময় সম্ভাব্য শ্রোতাদের কথা মনে রাখা গুরুত্বপূর্ণ। উদ্দেশ্যপ্রাপ্ত এবং অনিচ্ছাকৃত শ্রোতার মধ্যে পার্থক্য সম্পর্কে সচেতনতা লেখকের পক্ষে কীভাবে তথ্য উপস্থাপন বা অন্তর্ভুক্ত করা হবে তা প্রভাবিত করতে পারে, এবং কোনো আইনি ইস্যুর ক্ষেত্রে নথি কীভাবে বিবেচিত হবে তাও নির্ধারণ করতে পারে। পাশাপাশি একজন জটিল শ্রোতা সম্পর্কে সচেতনতা নিশ্চিত করে যে লেখকের লেখা কোনো সম্ভাব্য পাঠককে বাদ না দেয়। আপনি এমন কাউকে বাদ দিতে চাইবেন না যাকে অবশ্যই অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।

উদ্দেশ্যপ্রাপ্ত বনাম অনিচ্ছাকৃত শ্রোতা

উদ্দেশ্যপ্রাপ্ত শ্রোতা বলতে বোঝানো হয় সেই ব্যক্তিদের, যাদের উদ্দেশ্যে আপনি শুরুতে লেখাটি লিখছেন। এটি সেই শ্রোতা, যাদের জন্য আপনার নথি তৈরি। অনিচ্ছাকৃত শ্রোতা হতে পারে যে কেউ, যে কোনো সময়ে আপনার লেখা পড়তে পারে। পেশাগত পরিবেশে, যেকোনো লেখার অনিচ্ছাকৃত শ্রোতা সম্পর্কে সচেতন থাকা গুরুত্বপূর্ণ। এর মধ্যে ইমেইল, স্মারক বা ব্যবসায়িক প্রস্তাবনার মতো যেকোনো নথি অন্তর্ভুক্ত। এটি কেবল একটি ভালো সাধারণ নিয়মই নয়, বরং আইনি দৃষ্টিকোণ থেকেও প্রতিটি নথি পেশাদারভাবে তৈরি করাই আপনার স্বার্থে থাকবে, কারণ এই নথিগুলো আদালতে প্রমাণ হিসেবে লেখক বা সংশ্লিষ্ট প্রতিষ্ঠানের বিরুদ্ধে ব্যবহৃত হতে পারে।

জটিল শ্রোতা

জটিল শ্রোতার জন্য লেখা একাডেমিক লেখার থেকে আলাদা। একাডেমিক পরিবেশে বেশিরভাগ লেখার একটি নির্দিষ্ট শ্রোতা থাকে (সাধারণত একজন শিক্ষিকা, সহকারী শিক্ষক, বা কয়েকজন সহপাঠী)। কিন্তু পেশাগত পরিবেশে প্রায়শই ভিন্ন পটভূমি, দক্ষতা ও প্রত্যাশা সম্পন্ন ব্যক্তিদের একটি জটিল শ্রোতার জন্য লেখা হয়। এই বিষয়টি মাথায় রেখে খুব বেশি কারিগরি পরিভাষা ব্যবহার এড়ানো উচিত যাতে আপনি আপনার কিছু পাঠককে অনিচ্ছাকৃতভাবে বাদ না দেন। যখন বড় ও জটিল শ্রোতার জন্য লেখা হয়, তখন এটি আরও কঠিন হয়ে পড়ে।

নির্দিষ্ট শ্রোতার জন্য কর্মসংস্থান-সংক্রান্ত ডকুমেন্ট তৈরি

রেজ্যুমে বা কভার লেটার এর মতো কর্মসংস্থান-সংক্রান্ত নথির ক্ষেত্রে "সবার জন্য একটাই" ধরণের পদ্ধতি কার্যকর নয়। প্রতিটি ডকুমেন্ট আলাদাভাবে তৈরি করা উচিত যেন যেই নিয়োগকর্তার কাছে পাঠানো হচ্ছে তার দৃষ্টি আকর্ষণ করে। এটি কার্যকরভাবে করতে হলে প্রতিষ্ঠান এবং পদ সম্পর্কে কিছু গবেষণা করা সহায়ক। কিছু পদ্ধতি হলো:

চাকরির বিবরণ দেখা – চাকরির বিবরণ সাধারণত সেই দক্ষতাগুলোর তালিকা দেয় যা পদটির জন্য প্রয়োজন। নিয়োগকর্তা যেসব দক্ষতা খুঁজছে তা বুঝতে পারলে সেই অনুযায়ী রেজ্যুমেতে তা অন্তর্ভুক্ত করা যায়। (যোগ্যতা সম্পর্কে মিথ্যা বলা উচিত নয়, তবে এই দক্ষতাগুলোর উপর আলোপাত ও অগ্রাধিকার দেয়া উচিত।)
প্রতিষ্ঠানের ওয়েবসাইট দেখা – প্রতিষ্ঠানটির ওয়েবসাইট দেখা প্রতিষ্ঠানটির পরিবেশ ও মূল্যবোধ সম্পর্কে ধারণা দিতে পারে যা চাকরির বিবরণে নাও থাকতে পারে। এটি কভার লেটার লেখার সময় সবচেয়ে উপযোগী, যেখানে নিয়োগকর্তাকে সরাসরি সম্বোধন করা জরুরি।

চাকরির বিবরণ এবং প্রতিষ্ঠানের ওয়েবসাইট দেখার পাশাপাশি আপনি যে ধরণের চাকরির জন্য আবেদন করছেন তা মূল্যায়ন করাও গুরুত্বপূর্ণ। যদি আপনি ডিজাইনের ক্ষেত্রে কোনো চাকরিতে আবেদন করেন, তাহলে আপনার রেজ্যুমেকে আরো সৃজনশীলভাবে উপস্থাপন করতে হবে এবং সাধারণ কোনো টেমপ্লেট ব্যবহার এড়িয়ে চলা উচিত।

আপনার অভিজ্ঞতার স্তরের উপর নির্ভর করে একটি ওয়ার্ড ডকুমেন্টে দক্ষতা ও চাকরির অভিজ্ঞতার তালিকা তৈরি করাও সহায়ক হতে পারে। যেমন উপরে বলা হয়েছে, বিভিন্ন চাকরি সাধারণত নির্দিষ্ট ধরণের দক্ষতার সন্ধান করে। তাই একটি সম্ভাব্য নিয়োগকর্তার জন্য একটি নথি তৈরি সহজ করতে একটি আলাদা ফাইল রাখা যেতে পারে যাতে বিভিন্ন দক্ষতা ও অভিজ্ঞতা তালিকাভুক্ত থাকে। নির্দিষ্ট একটি চাকরির জন্য আবেদন করার সিদ্ধান্ত নিলে সেখান থেকে উপযুক্ত দক্ষতা কপি করে নথিতে বসানো যায়।

মনে রাখা জরুরি যে কর্মসংস্থান সংক্রান্ত নথি আপনি নিজেকে বিক্রি করছেন। প্রতিটি চাকরি একটু ভিন্ন, তাই প্রতিটি রেজ্যুমে নিয়োগকর্তার জন্য আলাদাভাবে তৈরি করা জরুরি। এছাড়াও, নিশ্চিত হোন যে এতে অপ্রয়োজনীয় তথ্য না থাকে যা নিয়োগকর্তা অপ্রাসঙ্গিক বলে মনে করতে পারেন।

অনলাইন সূত্র

অনলাইন টেকনিক্যাল রাইটিং: অডিয়েন্স এনালাইসিস [১]

দ্য ওডাব্লিউএল এট পর্ডু: ওয়ার্কপ্লেস রাইটারস [২]