পেশাদার ও কারিগরি লেখনী/অনুরোধপত্র
অনুরোধপত্র লেখার নিয়ম
[সম্পাদনা]একটি পেশাগত ব্যবসায়িক সম্পর্কে কোনও ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠানের কাছ থেকে কোনও পরিষেবা বা সামগ্রী চাওয়ার উদ্দেশ্যে লেখা হয় অনুরোধপত্র। এই চিঠি লেখার সময় কিছু বিষয় মাথায় রাখা জরুরি:
- আপনি যাকে লিখছেন, সেই পাঠকের পরিচয় ও প্রেক্ষাপট জানুন।
- সংক্ষিপ্ত রাখুন, তবে এতটাই নয় যে পাঠককে অনুমান করে নিতে হয় আপনি কী চাইছেন।
- চিঠি লেখার উদ্দেশ্য পরিষ্কারভাবে বোঝান।
চিঠি পাঠানোর সময় প্রাপক যে মাধ্যম ব্যবহার করতে স্বাচ্ছন্দ্যবোধ করেন, তা-ই ব্যবহার করুন।
অনুরোধপত্র লেখার ধাপসমূহ
[সম্পাদনা]উপযুক্ত মাধ্যম নির্বাচন
[সম্পাদনা]চিঠি শুরু করার আগে আপনাকে ঠিক করতে হবে, এটি ইমেইল, কাগজের চিঠি না কি মেমো আকারে পাঠানো হবে।
প্রতিষ্ঠানের ধরন অনুসারে নির্দিষ্ট মাধ্যম বেশি উপযোগী হতে পারে। যেমন:
- ইমেইল: প্রতিদিনকার খবর ও যোগাযোগের জন্য উপযুক্ত। দ্রুত, ব্যয়সাশ্রয়ী হলেও ব্যক্তিগত আবেগ প্রকাশে দুর্বল।
- মেমো ও কাগজের চিঠি: নীতিগত পরিবর্তন বা গুরুত্বপূর্ণ বার্তার জন্য বেশি উপযুক্ত, যদিও পাঠাতে সময় ও খরচ লাগে।
মাধ্যম নির্বাচন করার সময় এর কার্যকারিতা ও গ্রহণযোগ্যতা বিবেচনা করুন।
পাঠককে জানুন
[সম্পাদনা]পত্র লেখার ক্ষেত্রে পাঠকের পরিচয় জানা খুব গুরুত্বপূর্ণ। নিচের প্রশ্নগুলোর উত্তর বিবেচনা করুন:
- কে এই চিঠি পড়বেন?
- তিনি ইতোমধ্যে কী জানেন?
- তিনি কেন এই চিঠিটি পড়ছেন?
- তিনি বার্তাটির প্রতি কতটা ইতিবাচক বা নেতিবাচক মনোভাব পোষণ করছেন?
এই বিষয়ে সচেতন থাকা আপনাকে চিঠির ভাষা ও শৈলী নির্ধারণে সাহায্য করবে।
উদ্দেশ্য নির্ধারণ করুন
[সম্পাদনা]চিঠির উদ্দেশ্য কী তা শুরুতেই নির্ধারণ করুন। আপনি কী চাইছেন, কেন চাইছেন এবং কবে চাইছেন—এই তথ্যগুলো স্পষ্টভাবে প্রকাশ করুন।
সরাসরি বনাম পরোক্ষ শৈলী
[সম্পাদনা]সরাসরি শৈলী: বার্তার শুরুতেই মূল বিষয়টি বলা হয়, তারপর ব্যাখ্যা ও সৌজন্যমূলক সমাপ্তি। সাধারণত জরুরি বিষয়ে ব্যবহৃত হয়।
পরোক্ষ শৈলী: শুরুর দিকে কৃতজ্ঞতা বা প্রাসঙ্গিক পটভূমি তুলে ধরা হয়, তারপর যুক্তি ও অনুরোধ আসে। আন্তর্জাতিক বা সংবেদনশীল প্রেক্ষাপটে এটি কার্যকর।
উদাহরণ অনুরোধপত্র
[সম্পাদনা]জন ডো
১২৩৪ ফন স্ট্রিট <---------- আপনার ঠিকানা
বাকটাউন, ওএইচ ২৩৪৫৬
এক্সওয়াইজেড কর্পোরেশন
১ বিগ বিজনেস ড্রাইভ <---------- প্রাপকের ঠিকানা
নিউ ইয়র্ক, এনওয়াই ১২১২১
১৫ মার্চ, ২০০০ <---------- আপনি কখন লিখছেন এবং পাঠাচ্ছেন তা উল্লেখ করুন।
প্রিয় বড় বস ব্যক্তি
- সম্ভব হলে চূড়ান্ত পাঠকের কাছাকাছি এমন অভিবাদন ব্যবহার করুন।
আমি আপনার প্রতিষ্ঠানের কাছ থেকে একটি হাইপো-অ্যালার্জেনিক দেয়ালের আবরণ পাওয়ার বিষয়ে জানতে চাচ্ছি। আমি জানতে চাই এটি কি খুব দ্রুত পাওয়া সম্ভব হবে। আমি জানি আপনার প্রতিষ্ঠানে বিভিন্ন মডেলের দেয়াল কভারিং রয়েছে। আমি এসব সম্পর্কে তথ্য পেতে আগ্রহী, যাতে আমি আপনার পণ্য নিয়ে একটি সচেতন সিদ্ধান্ত নিতে পারি।
- চিঠির শুরুতেই আপনি কেন লিখছেন তা স্পষ্টভাবে বলা উচিত, কারণ পাঠক সেটাই প্রথম জানতে চায়, না হলে তারা পড়া বন্ধ করে দিতে পারে।
সম্প্রতি আমি আমার বাড়ির ভেতরে কিছু পরিবেশগত উপাদানে অ্যালার্জি বিকাশ করেছি, তাই আপনার মতো একটি পণ্যের এখন আমার জরুরি প্রয়োজন।
- আপনি কেন নির্দিষ্ট সময়ে এই সামগ্রী চাইছেন তা ব্যাখ্যা করতে মাঝে মাঝে কিছু অতিরিক্ত তথ্য প্রয়োজন হয়, এতে আপনার অনুরোধের গ্রহণযোগ্যতা বাড়ে।
যদি আপনার আরও কোনও প্রশ্ন থাকে তাহলে অনুগ্রহ করে (৩২১) ৯৮৭ - ৬৫৪৩ নম্বরে বা john.doe@deer.net ইমেইল ঠিকানায় যোগাযোগ করুন।
- অনুরোধপত্রের শেষে অবশ্যই যোগাযোগের কোনও উপায় রাখুন। উপরের ঠিকানা থাকলেও ধরে নেবেন না তারা সেটা উপরে গিয়ে খুঁজবে। তাদের সুবিধার জন্য এখানেও আবার উল্লেখ করুন।
সৌজন্যান্তে
জন ডো
 | এই পাতাটির বর্তমান রচনার বিষয়বস্তুর গঠন একটি অসম্পূর্ণ খসড়া বা রূপরেখা। আপনি এটির উন্নয়নে সহায়তা করতে পারেন, অথবা আপনি প্রকল্প কক্ষে সহায়তা চাইতে পারেন। |